Ihr Software-as-a-Service-Geschäft (SaaS) floriert … herzlichen Glückwunsch! Wahrscheinlich stellen Sie gerade fest, dass Tabellenkalkulationen und manueller Aufwand zur Erfassung der Softwarenutzung und zur Rechnungsstellung an Kunden nicht mehr ausreichen. Nun müssen Sie sich mit einer der wichtigsten Softwareanschaffungen befassen, die Sie jemals tätigen werden – der Rechnungsstellung. Bei der Vielzahl der verfügbaren Lösungen: Wie können Sie sicher sein, dass Sie die beste SaaS-Abrechnungssoftware für Ihr Unternehmen auswählen?
Die richtige Lösung zu finden, kann schwierig sein, muss es aber nicht. Dieser Blog dient als Leitfaden und liefert Ihnen die Informationen, die Sie benötigen, um eine SaaS-Abrechnungslösung auszuwählen, die Ihren spezifischen Anforderungen entspricht – heute und in Zukunft.
Was tun, wenn bei der Abrechnung etwas schiefgeht?
Ohne die beste SaaS-Abrechnungssoftware können Sie schnell in eine schwierige Lage geraten. Es gibt zahlreiche Gründe, warum Unternehmen sich dafür entscheiden, ihr derzeitiges Abrechnungssystem zu ersetzen. Die Steigerung der Rentabilität steht in der Regel ganz oben auf der Liste, doch die Abrechnung spielt auch eine entscheidende Rolle bei der Gestaltung des Kundenerlebnisses, der Sicherung der Rentabilität Ihres Unternehmens und der Aufrechterhaltung eines guten Rufs.
Schauen wir uns jeden dieser Punkte einmal genauer an und untersuchen wir, wie Ihre SaaS-Abrechnungslösung entweder zu positiven Ergebnissen beitragen oder aber negative Folgen nach sich ziehen kann.
Kundenerfahrungen
Auch wenn großartige (oder schlechte) Kundenerlebnisse das Ergebnis einer Vielzahl von Interaktionen sind, können komplizierte oder ungenaue Rechnungen der Tropfen sein, der das sprichwörtliche Fass zum Überlaufen bringt. Unübersichtliche Rechnungen oder unerwartete Gebühren können Frustration auslösen und das Vertrauen untergraben. Letztendlich führen sie dazu, dass Kunden den Wert ihrer Beziehung zu einem Unternehmen in Frage stellen – was schnell zu Kundenabwanderung führen kann.
Andererseits zeugen transparente, genaue und pünktliche Rechnungen von Zuverlässigkeit und Respekt vor der Zeit der Kunden und stärken so das positive Image der Marke. Ein reibungsloser Rechnungsversand ist nicht nur eine finanzielle Notwendigkeit – er ist ein entscheidender Faktor für die Kundenzufriedenheit, der sich direkt auf die Kundenbindung und -treue auswirkt.
Rentabilität
Wenn Ihre Abrechnungsprozesse und/oder Ihre Abrechnungssoftware die Dateneingabe erschweren oder nicht über die nötigen Funktionen verfügen, um Fehler vorherzusehen und zu verhindern, laufen Sie Gefahr, kostspielige Abrechnungsfehler zu begehen. Darüber hinaus hat eine verspätete Rechnungsstellung einen Dominoeffekt, der Ihren Cashflow beeinträchtigen kann. Schließlich bergen Abrechnungssysteme, die nicht in der Lage sind, Ihre wichtigen Front- und Backoffice-Systeme miteinander zu verknüpfen, das Risiko, dass Zahlungen für die fortgesetzte Softwarenutzung ausbleiben. Beispiele hierfür sind unter anderem das Ende der Freemium-Phase eines Kunden oder das Ablaufen einer Kreditkarte und vieles mehr.
Ruf
Es gibt viele Faktoren, die den Ruf eines Unternehmens prägen, wie beispielsweise Medienberichte, Beiträge in sozialen Medien, Online-Bewertungen, Mundpropaganda usw. Schlechte Erfahrungen mit der Rechnungsstellung können zu Umsatzverlusten führen. Wussten Sie, dass 93 % der Verbraucher Online-Bewertungen lesen und eine separate Studie ergab, dass 4 von 5 Kunden nicht bei Unternehmen mit negativen Bewertungen kaufen? Was bedeutet das für Umsatz und Rentabilität? Negative Online-Inhalte können dazu führen, dass ein Unternehmen 80 % seines Umsatzes verliert.
Analysten kennen die besten Anbieter von SaaS-Abrechnungssoftware (und diejenigen, die man meiden sollte), da sie täglich mit ihnen zusammenarbeiten. Sie bewerten Abrechnungslösungen gründlich und gehen dabei weit über das hinaus, was eine Google-Suche leisten kann. Wenden Sie sich an sie, damit sie Ihnen den richtigen Weg weisen.
Funktionen und Vorteile der besten SaaS-Abrechnungssoftware
Die beste SaaS-Abrechnungssoftware muss drei wesentliche Komponenten bieten: Automatisierung, Flexibilität und Skalierbarkeit. Ohne diese Kernfunktionen laufen Sie Gefahr, Ihren Umsatz nicht steigern und Ihre Rentabilität nicht verbessern zu können.
Aus funktionaler Sicht sind dies die sieben wesentlichen Funktionen, die Ihre SaaS-Abrechnungslösung bieten muss.
1) Zahlungsgateway
Ein Zahlungsgateway ist eine Technologie, die Händler nutzen, um Debit- oder Kreditkartenzahlungen von Kunden anzunehmen. Es übermittelt Transaktionsdaten sicher an die Händlerbanken und empfängt Antworten von den ausstellenden Banken. Achten Sie darauf, dass das Zahlungsgateway über eine sichere Architektur verfügt, die den PCI-Sicherheitsstandards entspricht und das DKIM-Protokoll unterstützt. Darüber hinaus sollte es regelmäßige Updates und Weiterentwicklungen bieten, um sicherzustellen, dass Sie den sich ändernden funktionalen Anforderungen und gesetzlichen Vorschriften gerecht werden können.
2) Händlerkonten
Sie benötigen ein Händlerkonto, um Online-Zahlungen von Ihren Kunden entgegenzunehmen. Mit diesen Bankkonten können Sie Zahlungen per Debit- oder Kreditkarte akzeptieren. Einige SaaS-Abrechnungslösungen bieten eine „integrierte“ Version an, während dies bei anderen hinter den Kulissen geschieht.
3) Dynamische Rechnungsstellung
Die SaaS-Abrechnungssoftware sollte in der Lage sein, Rechnungen automatisch und dynamisch zu erstellen, PDF-, XLS- oder Word-Dokumente mit Anwendungsdaten zu füllen, vorgefertigte Vorlagen zu verwenden und den Versand zu automatisieren.
4) Umsatzrealisierung
Das ist ohnehin kein einfacher Prozess, doch wenn wiederkehrende Umsätze hinzukommen, wird die Umsatzrealisierung noch komplexer und schwieriger zu handhaben. Sie müssen sicherstellen, dass Umsätze so schnell wie möglich erfasst werden, wobei die Vorschriften von ASC 606 / IFRS 15 einzuhalten sind. Eine regelbasierte Engine zur Umsatzrealisierung beseitigt das Rätselraten darüber, wann Umsätze erfasst werden sollten. Die SaaS-Abrechnungssoftware muss Echtzeit-Transaktionen im Nebenbuch ermöglichen und sich nahtlos in nachgelagerte ERP- und Buchhaltungssysteme integrieren lassen, um sicherzustellen, dass wichtige Kennzahlen korrekt ausgewiesen werden.
5) Business Intelligence
Von Dashboards über Berichte bis hin zu Analysen usw. benötigen Sie eine Vielzahl von Business-Intelligence-Tools, um einen detaillierten Einblick in Echtzeit- und historische Daten auf granularer Ebene zu erhalten. Die SaaS-Abrechnungssoftware muss die Agilität und Flexibilität bieten, Abrechnungs- und Nutzungsdaten nach verschiedenen Kriterien aufzuschlüsseln und aussagekräftige Informationen zu extrahieren, um die finanzielle Leistung zu überprüfen und zu vergleichen – Woche für Woche, Monat für Monat, Jahr für Jahr – sowie um Cashflow-Trends, Umsatzverluste, abgegrenzte Umsätze, Kundenabwanderung, Kundenbindung usw. zu verstehen und den monatlich wiederkehrenden Umsatz (MRR) zu optimieren.
6) Mahnwesen
Zahlungsausfälle können Ihre Rentabilität schnell beeinträchtigen. Um die Auswirkungen abzumildern, ist ein automatisiertes Mahnwesen erforderlich, damit Sie schnell und einfach Mahnungen an Kunden planen und individuell anpassen, eine oder mehrere Mahnungen erstellen sowie Verzugsgebühren, Kontosperrungen und Benachrichtigungen verwalten können.
7) Abonnementverwaltung
Dies ist eine optionale Funktion, die davon abhängt, ob Ihr Unternehmen Kundenabonnements verwaltet – B2C oder B2B. Ist dies der Fall, sollten Sie sicherstellen, dass die von Ihnen gewählte Abrechnungslösung Ihnen die Konfiguration von Abonnements ermöglicht, beispielsweise in Bezug auf Abrechnungszyklen, Preisstufen, Laufzeiten, Änderungen während der Laufzeit, Rabatte, Upgrades, Downgrades, vorzeitige Kündigungen usw.
Je nachdem, was für Ihr Unternehmen sinnvoll ist, gibt es möglicherweise zusätzliche Funktionen wie Mediation und Internationalisierung, auf die Sie bei einer SaaS-Abrechnungslösung achten sollten.
Vergleich zwischen internen Abrechnungslösungen und SaaS-Abrechnungssoftware
Sobald Sie die wichtigsten Funktionen der besten SaaS-Abrechnungslösungen verstanden haben, lautet die nächste logische Frage: Sollten Sie Ihr eigenes Abrechnungssystem intern entwickeln oder in eine Abrechnungssoftware für Abonnements investieren?
Für viele Unternehmen, insbesondere für solche, die schnell wachsen, hat diese Entscheidung Auswirkungen auf alle Bereiche – von den Zeitplänen für die Markteinführung bis hin zur langfristigen Rentabilität.
Kostenaspekte
Der Aufbau eines eigenen Abrechnungssystems für SaaS mag auf den ersten Blick kostengünstig erscheinen, doch dieser Eindruck kann täuschen. Zu den tatsächlichen Kosten zählen die Gehälter der Entwickler, die laufende Wartung, die Infrastruktur, Compliance-Prüfungen und der interne Support. Eine Abrechnungsplattform für Abonnements bietet hingegen vorhersehbare Kosten und im Laufe der Zeit geringere Betriebskosten.
Markteinführungszeit
Geschwindigkeit ist entscheidend. Die interne Entwicklung dauert oft Monate – oder sogar noch länger –, was die Einführung neuer Dienste oder Preisstrategien verzögert. Ein speziell entwickeltes SaaS-Abrechnungssystem lässt sich wesentlich schneller implementieren und hilft Ihrem Unternehmen so, sich flexibel an neue Chancen oder Marktanforderungen anzupassen.
Strategischer Schwerpunkt
Wenn interne Teams mit der Entwicklung maßgeschneiderter Tools zur Abrechnungsautomatisierung beschäftigt sind, können sie sich nicht auf Ihr Kernprodukt oder Ihre Wachstumsinitiativen konzentrieren. Automatisierte Abrechnungssysteme von spezialisierten Anbietern ermöglichen es Ihren Mitarbeitern, sich auf Innovation und Kundenerlebnis zu konzentrieren – statt auf Abrechnungslogik oder gesetzliche Änderungen.
Risiko, Compliance und Wartung
Die Einhaltung von Vorschriften im Bereich der Debitorenbuchhaltung, von Steuervorschriften und globalen Abrechnungsstandards wie PCI-DSS oder DSGVO erfordert ständige Wachsamkeit. SaaS-Anbieter investieren erheblich in diese Bereiche, sodass Sie dies nicht tun müssen. Dies verringert Ihr rechtliches Risiko und trägt zum Schutz von Kundendaten bei.
Skalierbarkeit und Flexibilität
Eine maßgeschneiderte Lösung mag zwar das derzeitige Volumen bewältigen, aber was passiert, wenn Ihr Kundenstamm wächst oder sich Ihre Preisgestaltung ändert? Cloud-Abrechnungssoftware ist so konzipiert, dass sie mit Ihrem Unternehmen mitwächst und flexible Abrechnungsszenarien wie Freemium, gestaffelte Preise und nutzungsbasierte Abrechnung unterstützt – ohne dass eine Neuprogrammierung erforderlich ist.
Innovation und Zukunftssicherheit
SaaS-Anbieter betreuen oft Hunderte von Kunden aus verschiedenen Branchen. Das bedeutet, dass sie ihre Lösungen kontinuierlich verbessern und neue Funktionen einführen. Mit einem SaaS-Anbieter profitieren Sie von einem stetigen Strom an Innovationen – darunter verbesserte Berichterstellung, wiederkehrende Abrechnungen und Echtzeit-Analysen –, ohne diese selbst entwickeln oder warten zu müssen.
Für ein SaaS-Unternehmen, das wachsen, im Wettbewerb bestehen und schnell Anpassungen vornehmen möchte, ist der Kauf der besten Abrechnungssysteme in Bezug auf Kosten, Geschwindigkeit und strategische Ausrichtung oft vorteilhafter als die Entwicklung eigener Lösungen.
So bewerten Sie Anbieter von SaaS-Abrechnungssoftware
Sobald Sie die größten Engpässe beseitigt haben, besteht der nächste Schritt darin, den richtigen Partner zu finden. Der Markt für SaaS-Abrechnungslösungen ist stark umkämpft, doch eine sorgfältige Bewertung der Anbieter hilft Ihnen, kostspielige Fehltritte zu vermeiden.
Worauf Sie achten sollten:
- Branchenexpertise: Wählen Sie einen Anbieter, der die Feinheiten der Abrechnung von Abonnements versteht, einschließlich nutzungsabhängiger Modelle, Umsatzrealisierung und globaler Besteuerung.
- Funktionsumfang: Führende Anbieter bieten durchgängige Lösungen – von der Rechnungsstellung über die Abrechnung bis hin zum Berichtswesen und zur Verwaltung von Preismodellen – und nicht nur einen einzelnen Teil des Ganzen.
- Integrationsstärke: Die besten SaaS-Rechnungsstellungslösungen bieten eine umfassende Integration in Ihr ERP-System, Ihr CRM und Ihre Zahlungsgateways, was eine schnellere Implementierung und weniger manuellen Aufwand ermöglicht.
- Skalierbarkeit: Stellen Sie sicher, dass die Plattform große Datenmengen, mehrere Produktkataloge und komplexe Kundenhierarchien bewältigen kann, ohne dabei auszufallen.
- Compliance-Bereitschaft: Hochwertige Abrechnungssysteme für Unternehmen unterstützen wichtige Rahmenwerke wie SOC 2, PCI-DSS und ASC 606. Dies schützt Ihre Daten und minimiert das Prüfungsrisiko.
- Gesamtbetriebskosten: Schauen Sie über die Lizenzgebühren hinaus. Berücksichtigen Sie die Kosten für die Einarbeitung, Schulung, Konfiguration und den zukünftigen Skalierungsbedarf über einen Zeitraum von 3 bis 5 Jahren.
- Support und SLAs: Seriöse Anbieter bieten für ihre Produkte zuverlässigen Support und klare Service Level Agreements – damit Sie sich nach der Markteinführung keine Sorgen machen müssen.
Ein fundierter Bewertungsprozess wird Ihnen dabei helfen, die beste SaaS-Monetarisierungssoftware für Ihr Geschäftsmodell und Ihren Wachstumskurs zu finden.
Häufige Fehler bei der Auswahl einer SaaS-Abrechnungssoftware
Selbst mit den besten Absichten unterlaufen Unternehmen im Auswahlverfahren oft vermeidbare Fehler. Hier sind die häufigsten Fehler – und wie man sie vermeiden kann.
- Die Komplexität der Integration außer Acht lassen: Es ist riskant, davon auszugehen, dass sich Ihre neue Abrechnungslösung für Abonnements problemlos in Altsysteme integrieren lässt. Vergewissern Sie sich vor einer Entscheidung, dass der Anbieter leistungsfähige APIs und native Konnektoren bereitstellt.
- Missachtung von Compliance-Standards: Das Vernachlässigen der Sorgfaltspflicht in Bezug auf Sicherheit und Steuerkonformität kann kostspielig sein. Ein vertrauenswürdiger Anbieter ist zertifiziert und hält sich über die sich ständig weiterentwickelnden globalen Anforderungen auf dem Laufenden.
- Den Preis vor die Gesamtbetriebskosten stellen: Der niedrigste Listenpreis mag zwar verlockend sein, doch oft fehlen dabei wichtige Funktionen oder es sind teure Anpassungen erforderlich. Bewerten Sie die tatsächlichen Kosten über mehrere Abrechnungszyklen hinweg.
- Planen Sie für heute, nicht für morgen: Ihre Anforderungen an die Rechnungsstellung werden sich ändern. Die Wahl einer Plattform, die nicht mit Ihnen mitwachsen kann, führt später zu Problemen und Kosten für eine Umstellung auf eine neue Plattform.
- Vernachlässigung der Anwenderschulung: Selbst das beste Abrechnungssystem für SaaS kann ohne interne Akzeptanz nicht erfolgreich sein. Planen Sie Schulungszeit und -ressourcen in Ihren Einführungsplan ein.
- Die Zukunftsfähigkeit des Anbieters außer Acht lassen: Wählen Sie einen Anbieter mit einer soliden Roadmap, einer soliden Finanzierung und einer starken Marktpräsenz. Erkundigen Sie sich nach der Häufigkeit von Veröffentlichungen, Plattform-Updates und der Support-Struktur.
Wenn Sie diese häufigen Fallstricke vermeiden, erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit, eine Abrechnungslösung zu finden, die mit Ihrem Unternehmen mitwächst – und operative Probleme beseitigt, anstatt sie zu verursachen.
Beseitigen Sie Engpässe bei SaaS-Abrechnungssoftware
Da dies die häufigste Form der Kommunikation mit Ihren Kunden darstellt, muss Ihre SaaS-Abrechnungssoftware absolut einwandfrei funktionieren. Die beste SaaS-Abrechnungssoftwarelösung muss nahtlos funktionieren und ein hohes Maß an Automatisierung, Flexibilität und Skalierbarkeit bieten. Im Grunde genommen möchten Sie sie einmal einrichten und dann nicht mehr daran denken müssen.
Im Gegensatz zu anderer Cloud-basierter SaaS-Abrechnungssoftware wurde BillingPlatform entwickelt, um Unternehmen dabei zu helfen, die Abrechnungsprobleme von morgen schon heute zu lösen. Unsere Komplettlösung erfüllt Ihre geschäftlichen Anforderungen zu 100 %, darunter Mediation, Tarifierung, Rechnungsstellung, Inkasso, Berichterstellung, Analytik, Umsatzrealisierung und Debitoren-Nebenbuch, und ermöglicht es Ihnen gleichzeitig, innovative Produkte, Pakete und Preismodelle innerhalb von Stunden – statt Tagen – auf den Markt zu bringen.
Kontaktieren Sie unser Team noch heute, um zu erfahren, wie wir Ihnen dabei helfen können, die beste SaaS-Abrechnungslösung für Ihre Anforderungen zu finden!
