Gewährt Ihr Unternehmen seinen Kunden Kredit? Sind die Mitarbeiter Ihrer Buchhaltungsabteilung überfordert mit der Aufgabe, festzustellen, bei welchen Kunden ausstehende Forderungen bestehen? Ein Fälligkeitsbericht für Forderungen (AR) vereinfacht diesen Prozess und beschleunigt den Zahlungseingang der Ihnen zustehenden Beträge.
Moment mal, was versteht man unter einer Fälligkeitsstruktur der Forderungen? Die Fälligkeitsstruktur der Forderungen ist ein periodischer Bericht, in dem die Forderungen eines Unternehmens nach der Dauer der Außenstände der Rechnungen kategorisiert werden. Anders ausgedrückt: Die Fälligkeitsstruktur der Forderungen ist eine Methode des Cash-Managements, die von Buchhaltern genutzt wird, um die Forderungen eines Unternehmens zu bewerten und bestehende Unregelmäßigkeiten zu erkennen.
Er dient dazu, die finanzielle Solidität und Zuverlässigkeit der Kunden eines Unternehmens einzuschätzen und zu bestimmen, indem er Aufschluss über die Regelmäßigkeit und Schnelligkeit der Zahlungseingänge gibt. Wenn beispielsweise die Forderungen eines Unternehmens langsamer als üblich beglichen werden, kann dies ein Warnsignal dafür sein, dass sich das Geschäft in einer Abschwungphase befindet oder dass das Unternehmen im Vertriebsprozess ein höheres Kreditrisiko eingeht.
So funktioniert die Fälligkeitsanalyse der Forderungen
Bei der Fälligkeitsstruktur der Forderungen wird der Zeitraum berücksichtigt, der zwischen dem Zeitpunkt der Umsatzrealisierung und dem Zeitpunkt der Erfassung der Forderungen in der Bilanz liegt. Nach den Generally Accepted Accounting Principles (GAAP) gibt es zwei übergeordnete Arten der Fälligkeitsstruktur von Forderungen:
- Forderungen mit einer Laufzeit von bis zu 6 Monaten.
- Forderungen, die älter als 6 Monate sind.
Ein Bericht über die Fälligkeitsstruktur der Forderungen, der in der Regel in 30-Tage-Schritte unterteilt ist, berücksichtigt Folgendes:
- Kundeninformationen: Name des Kunden oder des Unternehmens, Kontaktdaten, Kontoinformationen usw.
- Rechnungsdetails: Rechnungsnummer, Ausstellungsdatum, Gesamtbetrag usw.
- Fälligkeitskategorie: Diese Kategorien werden in der Regel in die Zeiträume 0–30 Tage, 31–60 Tage, 61–90 Tage und mehr als 90 Tage unterteilt und geben an, wie lange eine Rechnung bereits aussteht.
- Fällige Beträge: Umfasst den fälligen Betrag in jeder Fälligkeitskategorie pro Kunde, den Gesamtbetrag der fälligen Forderungen über alle Fälligkeitskategorien pro Kunde sowie die Gesamtsumme aller fälligen Forderungen.
- Gutschriften: Werden einbezogen, wenn Gutschriften ausgestellt wurden, und enthalten Angaben zu nicht genutzten Rechnungsgutschriften.
- Anmerkungen: Diese Notizen enthalten Einzelheiten zu Inkassomaßnahmen, Zahlungsvereinbarungen und anderen relevanten Informationen.
Ein Bericht zur Fälligkeitsstruktur der Forderungen dient dazu, aktuelle Kundenrechnungen sowie die Anzahl der Tage, seit denen Rechnungen ausstehen, darzustellen. Er ermöglicht es Unternehmen, Kundenrechnungen, Fälligkeitstermine und überfällige Zahlungen nachzuverfolgen, und hilft ihnen dabei, festzustellen, ob sie mehr Kreditrisiken eingehen, als sie finanziell verkraften können.
Methode zur Fälligkeitsaufschlüsselung von Forderungen
Zur Veranschaulichung hier ein Beispiel für eine Fälligkeitsstruktur von Forderungen.
Aktuell | 1–30 Tage | 31–60 Tage | 61–90 Tage | 90+ Tage | |
Unternehmen A | $1,000 | $1,500 | |||
Unternehmen B | $3,000 | $1,000 | |||
Unternehmen C | $0 | $1,500 | $2,000 | ||
Firma D | $1,500 | $4,000 | |||
Gesamtzahlen | $5,500 | $1,500 | $1,000 | $5,500 | $2,000 |
Geht man davon aus, dass die Zahlungsfrist des Unternehmens 60 Tage beträgt, halten sowohl Unternehmen A als auch Unternehmen B diese Frist ein. Bei Unternehmen C und Unternehmen D hingegen übersteigen die ausstehenden Beträge die festgelegte Zahlungsfrist. Nehmen wir ferner an, dass Forderungen, die seit mehr als 90 Tagen ausstehen, an ein Inkassounternehmen weitergeleitet werden.
Unter Berücksichtigung des oben beschriebenen Szenarios hat das Unternehmen folgende Möglichkeiten:
- Rechnen Sie mit Zahlungen in Höhe von insgesamt 7.000 $ (5.500 $ + 1.500 $)
- Zahlungsbenachrichtigungen an Kunde B senden (1.000 $)
- Nachverfolgung der Zahlungsbenachrichtigungen an Kunde C (1.500 $) und Kunde D (4.000 $)
- Inkassoverfahren für Kunde C (2.000 $) einleiten
Zwar liefern die im Forderungsbericht enthaltenen Informationen den Unternehmen die notwendigen Angaben, um festzustellen, welche Kunden pünktlich zahlen, den Cashflow zu prognostizieren und überfällige Forderungen aufzuzeigen, doch ist der Inhalt nur so zuverlässig wie die Daten, auf denen er basiert.
Die Forderungslaufzeit, manchmal auch als durchschnittliche Zahlungsfrist bezeichnet, wird wie folgt berechnet: Forderungslaufzeit = (durchschnittliche Forderungen × 360 Tage) / Kreditumsatz. Diese Formel zur Berechnung der Forderungslaufzeit ergibt die durchschnittliche Anzahl an Tagen, die Kunden benötigen, um ihre Rechnungen zu begleichen. Wenn Sie wissen, wie sich die Forderungslaufzeit berechnet, und diese Kennzahl im Zeitverlauf verfolgen, erhalten Sie einen nützlichen Anhaltspunkt dafür, wann Sie Ihre Zahlungsbedingungen oder Inkassopraktiken anpassen müssen.
10 Schritte zur Erstellung und Auswertung von Fälligkeitsübersichten für Forderungen
Fälligkeitsberichte für Forderungen lassen sich auf verschiedene Weise erstellen, beispielsweise mithilfe von Tabellenkalkulationsprogrammen oder Abrechnungssoftware; dabei müssen jedoch bestimmte Informationen zusammengetragen und bestimmte Schritte befolgt werden.
Beginnen wir damit, was zur Erstellung eines Fälligkeitsberichts für Forderungen erforderlich ist. Zur Erstellung eines Fälligkeitsberichts für Forderungen benötigen Sie drei Angaben: 1) Kundennamen, 2) die ausstehenden Salden für jedes Konto, 3) Fälligkeitspläne.
Hier sind 10 Schritte zur Erstellung eines Fälligkeitsberichts für Forderungen.
- Stellen Sie alle Daten zu Forderungen aus Ihren Buchhaltungssystemen zusammen
- Ordnen Sie die Daten nach Kundennamen und Rechnungsdatum
- Legen Sie Fälligkeitskategorien fest, typischerweise 0–30 Tage, 31–60 Tage, 61–90 Tage und über 90 Tage
- Berechnen Sie den Gesamtbetrag für jede Kategorie
- Summieren Sie die gesamten Forderungen, um sich einen umfassenden Überblick zu verschaffen
- Analysieren Sie den Fälligkeitsbericht, um überfällige Forderungen zu ermitteln
- Nutzen Sie die Informationen, um Prioritäten bei den Inkassomaßnahmen zu setzen
- Aktualisieren Sie den Fälligkeitsbericht regelmäßig, um Veränderungen im Zeitverlauf zu verfolgen
- Erstellen Sie Erinnerungen für die Nachverfolgung überfälliger Forderungen
- Überprüfung und Anpassung der Kreditrichtlinien auf der Grundlage der Fälligkeitsentwicklung
Auch wenn die obigen Ausführungen die Grundlagen vermitteln, erfordert Schritt 6 – die Analyse des Fälligkeitsberichts für Forderungen – etwas mehr Details.
Analyse der Fälligkeitsstruktur von Forderungen
Überprüfen Sie die Berichte zur Fälligkeitsstruktur der Forderungen regelmäßig, beispielsweise wöchentlich oder monatlich. Auf diese Weise können Sie Folgendes ermitteln und bewerten:
Zahlungsrückstände: Indem Sie ermitteln, welche Kunden mit ihren Zahlungen im Rückstand sind und wie lange ihre Rechnungen bereits überfällig sind, können Sie sich auf die Forderungen konzentrieren, die sofortige Aufmerksamkeit erfordern.
Forderungsausfälle: Je länger eine Rechnung unbezahlt bleibt, desto unwahrscheinlicher ist es, dass sie beglichen wird. Tatsächlich gilt als allgemeine Faustregel, dass Forderungen, die älter als sechs Monate sind, kaum noch eingezogen werden können – es sei denn, es kommt zu einem Inkassoverfahren oder einem gerichtlichen Urteil.
Zahlungserinnerungen versenden: Nehmen Sie Kontakt zu Kunden mit überfälligen Rechnungen auf und klären Sie Probleme, die möglicherweise zu Zahlungsrückständen führen.
Zahlungspläne aushandeln: Dies ist besonders bei Kunden sinnvoll, die in gutem Glauben handeln. Durch die Aushandlung von Zahlungsplänen können Sie ausstehende Beträge schrittweise einziehen.
Kreditbedingungen anpassen: Wenn Sie bei bestimmten Kunden wiederkehrende Zahlungsverzögerungen feststellen, ist es möglicherweise an der Zeit, die Kreditbedingungen für diese Kunden anzupassen oder alternativ auf Nachnahme (COD) umzustellen.
Prognostizierter Cashflow: Passen Sie die Prognosen Ihres Unternehmens entsprechend dem Betrag an, den Sie laut Bericht erhalten sollten.
Forderungsausfall abschreiben: Wenn die Forderung uneinbringlich wird, können Sie den Betrag als Forderungsausfall abschreiben.
Ergreifen Sie proaktive Maßnahmen: Ein Ziel jedes Unternehmens ist es, den Anteil unbezahlter Rechnungen und Forderungsausfälle zu verringern. Erreichen Sie dies, indem Sie gründlichere Bonitätsprüfungen bei Neukunden durchführen, Anzahlungen oder Teilvorauszahlungen verlangen oder die Zahlungsbedingungen für Kunden anpassen.
Vorteile von Fälligkeitsübersichten für Forderungen
Angesichts der Bedeutung der Fälligkeitsstruktur der Forderungen bietet der Bericht zur Fälligkeitsstruktur der Forderungen zahlreiche Vorteile, darunter:
- Zugriff auf relevante Informationen wie Verkaufstransaktionen, Forderungen usw.
- Bessere Finanzplanung durch die Nutzung der Berichte zur Fälligkeitsstruktur der Forderungen, um sich ein klareres Bild von den zu erwartenden Zahlungseingängen aus Forderungen zu verschaffen.
- Verbessertes Cashflow-Management, um sicherzustellen, dass das Unternehmen über die notwendigen Mittel für den laufenden Betrieb und für Investitionen verfügt.
- Proaktive Maßnahmen wie Telefonanrufe oder E-Mails ergreifen, um eine fristgerechte Zahlung sicherzustellen.
- Überfällige Forderungen identifizieren und umgehend Maßnahmen ergreifen, um Forderungsausfälle zu reduzieren.
- Priorisierung der am längsten überfälligen Forderungen für effektivere und strategischere Inkassoprozesse.
- Beurteilung der Bonität von Kunden, um festzustellen, welchen Kunden keine Zahlungsbedingungen gewährt werden sollten oder bei welchen Kunden eine Anpassung der Zahlungsbedingungen erforderlich sein könnte.
- Ermittlung der Wertberichtigung für zweifelhafte Forderungen und des Gesamtbetrags, der abgeschrieben werden soll.
- Die Fähigkeit, die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften nachzuweisen und Berichtsanforderungen zu erfüllen.
- Unterstützung der Geschäftsleitung bei verkaufsbezogenen Entscheidungen.
- Kunden zu identifizieren, die möglicherweise in finanzielle Schwierigkeiten geraten sind, und gemeinsam mit ihnen Lösungen zu finden, die für beide Seiten von Vorteil sind, was letztendlich die Kundenbeziehungen verbessert und die Kundenbindung stärkt.
Es gibt zwei Punkte, die Sie beachten sollten, um sicherzustellen, dass Sie alle Vorteile dieses Berichts nutzen können. Erstens sollten Sie darauf achten, dass die verwendeten Daten korrekt und aktuell sind, und zweitens sollten Sie die Rechnungsstellung mit der Erstellung des Fälligkeitsberichts für Forderungen abstimmen. Wenn das Unternehmen beispielsweise Rechnungen zum Monatsende ausstellt und den Fälligkeitsbericht für Forderungen einige Tage später erstellt, werden ausstehende Zahlungen im Bericht ausgewiesen, auch wenn Zahlungen für einige der Rechnungen kurz nach der Erstellung des Berichts eingehen.
Zwar sind Berichte zur Fälligkeitsstruktur der Forderungen für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, um den Überblick über ausstehende Zahlungen zu behalten, doch gibt es noch weitere Berichte, die jedes Unternehmen benötigt.
Optimierung und Automatisierung der Fälligkeitsanalyse im Debitorenbuchhaltungsbereich
Auch wenn der Nutzen von Fälligkeitsübersichten für Forderungen nicht zu unterschätzen ist, gibt es doch einen möglichen Nachteil. Die manuelle Erstellung solcher Übersichten erfordert qualifiziertes Personal und ist fehleranfällig. Unabhängig von Ihrem Abrechnungsmodell benötigen Sie ein System, das die Prozesse im Forderungsmanagement vereinfacht.
BillingPlatform bietet die erforderlichen Tools zur Steigerung der Produktivität und zur Automatisierung von Aufgaben und Geschäftsprozessen, wodurch die Abläufe im Abrechnungszyklus optimiert, Fehler reduziert und Umsatzverluste minimiert werden.
Mit BillingPlatform können Sie:
- Automatisieren Sie Inkasso, Mahnwesen, Genehmigungen, Rechnungsstellung, Benachrichtigungen und vieles mehr
- Rechnungen entsprechend kundenorientierten Zyklen und Einstellungen versenden
- Automatisierung der Debitorenbuchhaltung
- Zahlungsverzögerungen nachverfolgen und Kunden bei Zahlungsrückständen benachrichtigen
- Implementierung einer automatisierten Wiederholungslogik für abgelaufene Kreditkarten
- Automatische Benachrichtigungen einrichten, wenn Kreditkarten abgelehnt werden
- Erstellen Sie präzise Finanzberichte mithilfe regelbasierter oder maßgeschneiderter Arbeitsabläufe
Unsere Abrechnungslösung bietet Ihnen die Berichtsfunktionen und proaktive Datenanalyse, die Sie benötigen, um den Zustand Ihres Unternehmens schnell und mühelos im Blick zu behalten. Dank der in die Plattform integrierten Business-Intelligence-Funktionen und Dashboards verfügen Sie über die notwendigen Werkzeuge, um die Erkenntnisse zu gewinnen, die erforderlich sind, damit Ihr Unternehmen stets mit Höchstleistung läuft. Lassen Sie sich noch heute von den Experten von BillingPlatform mehr zeigen!
