Común entre las empresas de software como servicio (SaaS) basadas en suscripciones, las cuentas por cobrar no facturadas son los ingresos que la empresa ha obtenido, con facturas enviadas con retraso. En pocas palabras, las cuentas por cobrar no facturadas equivalen a la cantidad de ingresos facturables.
En el caso de las empresas basadas en suscripciones, los ingresos se reciben mensual, trimestral o anualmente, aunque todavía no se hayan generado facturas. Independientemente del modelo de negocio, la mayoría de las empresas se encuentran con cuentas por cobrar no facturadas, que es una cuenta de activo que representa el valor de los productos o servicios prestados al cliente.
Por qué las empresas tienen impagados
A diferencia de la contabilidad de caja, los cobros no facturados se producen cuando la empresa cobra por adelantado y el importe se consigna como activo en el balance. Esto suele ocurrir en empresas que utilizan la contabilidad de devengo, según la cual los ingresos se reconocen cuando se entregan los productos o se prestan los servicios, independientemente de que se haya enviado o no una factura.
Veamos algunas de las razones más comunes por las que su empresa puede tener impagados.
Pagos anticipados/Prepagos
Hasta que se entregan los bienes o servicios, el pago se reconoce como ingresos no devengados (un pasivo). Esto ocurre cuando un cliente actualiza sus productos/servicios o adquiere productos complementarios durante su periodo de suscripción. Una vez entregados los bienes, los ingresos no devengados se reclasifican como ingresos.
Ciclo de facturación
Si la empresa reconoce los ingresos al final de cada mes pero envía las facturas al principio del mes siguiente, es posible que el calendario del ciclo de facturación no coincida con el reconocimiento de los ingresos recibidos.
Retrasos en las facturas
Esto ocurre cuando hay retrasos en la generación de facturas o se recibe un pago recurrente antes de que se envíe la factura.
Proyectos a largo plazo
Cuando los productos o servicios se prestan durante un periodo prolongado, los ingresos se reconocen a medida que se alcanzan los hitos contractuales, aunque la factura se envíe en una fecha posterior.
Proyectos puntuales
Especialmente frecuente en empresas de SaaS en las que se factura a los clientes una vez finalizada la implantación.
Finalización del servicio
Al igual que ocurre con el ciclo de facturación, existe un desfase en los procesos de facturación (retrasos administrativos, ciclos de facturación específicos de cada cliente, etc.), y las facturas se envían una vez finalizados los servicios.
Independientemente de la causa subyacente, es esencial controlar los ingresos no facturados.
La importancia de los ingresos no facturados
Dado que las cuentas por cobrar no facturadas representan ingresos que acabarán reconociéndose, nunca se insistirá lo suficiente en su importancia con respecto a los informes y análisis financieros. Un fallo en el proceso puede afectar negativamente a las cuentas por cobrar de una empresa, a sus ingresos y, en última instancia, a su salud financiera.
Existen tres consideraciones principales a la hora de realizar un seguimiento de los ingresos no facturados.
- Cumplimiento normativo: El cumplimiento de la ASC 606 o la NIIF 15 exige que las empresas reconozcan los ingresos solo cuando se obtengan, incluso cuando aún no se haya generado una factura. Ambas normas siguen el proceso de cinco pasos para el reconocimiento de ingresos: identificar el contrato con el cliente, identificar las obligaciones de ejecución del contrato, fijar el precio de la transacción, asignar el precio de la transacción a las obligaciones de ejecución y reconocer los ingresos cuando se satisfagan las obligaciones de ejecución. Este blog sobre el reconocimiento de ingresos según la norma ASC 606 ofrece más información.
- Rendimiento financiero: La planificación financiera de la empresa, como las consideraciones presupuestarias, las inversiones y las previsiones de ingresos, requieren que su equipo financiero tenga una visión precisa de cuánto ganará la empresa con las facturas futuras.
- Fuga de ingresos: El seguimiento incorrecto de las cuentas por cobrar no facturadas y las facturas olvidadas o perdidas pueden provocar la pérdida de los ingresos obtenidos.
Cuando los ingresos devengados no se reconocen o se reconocen incorrectamente, las empresas se enfrentan a ramificaciones como el incumplimiento de los PCGA, datos financieros incompletos o inexactos que pueden afectar negativamente a las decisiones empresariales, y fugas de ingresos resultantes de dinero que no se contabilizó o se contabilizó incorrectamente. Con el tiempo, estos riesgos pueden costar a la empresa millones de dólares.
Gestión y seguimiento de los cobros pendientes
Realice el seguimiento de los cobros pendientes mediante el proceso de cinco pasos.
- Identifique y registre los ingresos no facturados: Asegúrese de incluir todos los ingresos obtenidos de proyectos finalizados o en curso, así como los pagos que se hayan realizado antes de la generación de facturas. El reconocimiento inicial de los ingresos se realiza normalmente mediante un asiento en el diario que carga la cuenta de ingresos apropiada y abona una cuenta de deudores no facturados. Cree una cuenta de "cuentas por cobrar no facturadas" en el balance y registre el importe total de esta categoría como activo.
- Revisión y actualización periódicas: Identifique los ingresos no facturados revisando con frecuencia todos los contratos, las finalizaciones de proyectos y la entrega de productos/servicios. Puede ser útil poner en marcha un proceso sistemático que notifique al personal adecuado que la finalización de esta tarea está pendiente.
- Crear y enviar facturas: Cree y envíe la factura basándose en los términos del contrato y en calendarios predeterminados. Asegúrate de que la factura contiene toda la información pertinente, como detalles de los productos/servicios prestados, cantidades, precios, plazos, etc., y envíalas a los clientes.
- Registrar la factura: Mediante un asiento en el diario, cargue la cuenta de deudores no facturados y abone la cuenta de deudores. Este proceso transfiere los ingresos reconocidos de la cuenta de deudores no facturados a la cuenta de deudores.
- Reconocer los ingresos: Cuando se efectúa el pago, se carga la cuenta de deudores y se abona el importe del pago en la cuenta de caja o bancaria.
Utilicemos un ejemplo para mostrar el flujo de este proceso
Supongamos que una empresa de software B2B vende a un cliente un paquete de software que requiere una codificación personalizada. El coste total del software y la implementación es de 50.000 dólares y el plazo de ejecución es de 6 meses. Los términos del contrato incluyen dos pagos por hitos: el primer pago (25.000 $) vence al final del mes 3 y el pago final (25.000 $) tras la entrega e implementación del software, en el mes 6.
Al final del mes 3 (hito 1), se realizan los siguientes asientos.
- Cargo de 25.000 $ a ingresos no facturados
- Abono de 25.000 $ en la cuenta de ingresos
Una vez finalizado el proyecto, a finales del mes 6 (hito 2), se registran los siguientes asientos.
- Cargo de 25.000 $ en la cuenta de ingresos
- Abono de 25,00 $ a ingresos no facturados
Además, dado que el proyecto se ha completado y se ha efectuado el pago, también se realizarán las siguientes entradas.
- Cargo de 50.000 $ en cuentas por cobrar
- Abono de 50.000 $ en la cuenta de ingresos
Aunque se trata de una visión simplista, hay que tener en cuenta que las prácticas contables varían según la empresa y el sector y, por supuesto, el reconocimiento de los ingresos debe ajustarse a la norma ASC 606 o a la NIIF 15.
Estrategias para minimizar los ingresos no facturados
Aunque los ingresos no facturados son un hecho, hay estrategias que puede utilizar para minimizar la situación y aliviar las repercusiones negativas. He aquí algunas estrategias de eficacia probada para garantizar que los impagados no afecten a su organización.
- Implantar controles para garantizar que las facturas se generan con prontitud y precisión.
- Cree programas de facturación que se ajusten a sus prácticas de reconocimiento de ingresos.
- Comunique a los clientes sus expectativas de facturación y pago.
- Cree facturas después de recibir el pago para minimizar su balance de cuentas por cobrar no facturadas.
- Envíe las facturas antes para tener en cuenta los retrasos en la facturación.
- Establezca condiciones de pago claras y gestione de forma proactiva el proceso de cobro, incluidos los correos electrónicos de reclamación para recordar a los clientes la fecha de vencimiento del pago.
- Concilie con frecuencia su cuenta de impagados para asegurarse de que no hay discrepancias.
- Revise periódicamente los contratos con los clientes para asegurarse de que se ajustan a sus procesos de facturación y reconocimiento de ingresos.
- Informar sobre los créditos no facturados en los estados financieros y en la información a revelar.
Si se gestionan con precisión, los impagados no serán perjudiciales para su empresa ni para su crecimiento; sólo si no se controlan pueden resultar perjudiciales desde el punto de vista financiero.
Mantener al mínimo los impagados
Dependiendo de su sector, es probable que tenga que hacer frente a cobros pendientes. Aunque no es negativo, querrá hacer todo lo posible para reducirlo al mínimo. ¿Está gestionando los procesos contables manualmente o utiliza una solución de facturación obsoleta? ¿Se le escapan los ingresos? Si es así, ahora puede ser el momento de tapar los agujeros financieros resultantes de las cuentas por cobrar no facturadas.
Para gestionar con precisión y eficacia las complejidades financieras de hoy en día, necesita una plataforma de facturación que le permita mantener al mínimo las cuentas por cobrar no facturadas. Necesita una que:
- Garantiza una facturación puntual, precisa y automatizada
- Notificaciones automáticas cuando se alcanzan los umbrales.
- Proporciona estrategias flexibles para minimizar los días de ventas pendientes (DSO)
- ofrece un panel de control de cobros para ver en tiempo real toda la deuda pendiente
- Ofrece a los clientes un portal de autoservicio para gestionar cuentas, realizar pagos, inscribirse en el pago automático, etc.
- Genera una amplia gama de informes listos para usar, proporciona un conjunto completo de herramientas para crear informes personalizados y ofrece análisis para optimizar el rendimiento de la facturación.
- Ofrece una integración perfecta con sistemas anteriores o posteriores para un ecosistema financiero completo.
BillingPlatform ofrece todo esto y mucho más. Nuestra solución de facturación basada en la nube permite a las empresas gestionar su negocio con mayor eficiencia, precisión, control y confianza. Esta completa solución satisface el 100% de sus requisitos empresariales: CPQ, procesamiento de uso, tarificación, facturación, pagos, cobros, portal de clientes, informes, análisis, reconocimiento de ingresos y libro auxiliar de deudores.
Con nosotros, obtendrá más funciones listas para usar que con cualquier otra solución del mercado actual, lo que le permitirá automatizar todo el proceso de gestión de ingresos y minimizar las cuentas por cobrar no facturadas. Póngase en contacto con un miembro de nuestro equipo para vernos en acción.
