Las cuentas por cobrar no facturadas, comunes entre las empresas de software como servicio (SaaS) basadas en suscripciones, son ingresos que la empresa ha obtenido, pero cuyas facturas se envían con retraso. En pocas palabras, las cuentas por cobrar no facturadas equivalen al importe de los ingresos facturables.
En el caso de las empresas basadas en suscripciones, los ingresos se reciben mensualmente, trimestralmente o anualmente, incluso si aún no se han generado las facturas. Independientemente del modelo de negocio, la mayoría de las empresas se enfrentan a cuentas por cobrar no facturadas, que son una cuenta de activos que representa el valor de los productos o servicios proporcionados al cliente.
¿Por qué las empresas tienen cuentas por cobrar no facturadas?
A diferencia de la contabilidad de caja, las cuentas por cobrar no facturadas se producen cuando la empresa recibe un pago por adelantado y el importe se registra como activo en el balance. Esto suele ocurrir en empresas que utilizan la contabilidad de devengo, según la cual los ingresos se reconocen cuando se entregan los productos o se prestan los servicios, independientemente de si se ha enviado una factura.
Veamos algunas de las razones más comunes por las que su empresa puede tener cuentas por cobrar no facturadas.
Pagos anticipados/Pagos por adelantado
Hasta que se entreguen los bienes o servicios, el pago se reconoce como ingresos no devengados (un pasivo). Esto ocurre cuando un cliente actualiza sus productos/servicios o compra productos complementarios durante su período de suscripción. Una vez entregados los bienes, los ingresos no devengados se reclasifican como ingresos.
Ciclo de facturación
Si la empresa reconoce los ingresos al final de cada mes, pero envía las facturas a principios del mes siguiente, es posible que el momento del ciclo de facturación no coincida con el reconocimiento de los ingresos recibidos.
Retrasos en las facturas
Esto ocurre cuando hay retrasos en la generación de facturas o cuando se recibe un pago recurrente antes de que se envíe la factura.
Proyectos a largo plazo
Cuando los productos o servicios se prestan durante un período prolongado, los ingresos se reconocen a medida que se alcanzan los hitos contractuales, incluso si la factura se envía en una fecha posterior.
Proyectos puntuales
Especialmente frecuente en las empresas SaaS, en las que se factura a los clientes una vez completada la implementación.
Finalización del servicio
Al igual que con el ciclo de facturación, hay un retraso en los procesos de facturación (retrasos administrativos, ciclos de facturación específicos para cada cliente, etc.), y las facturas se envían una vez completados los servicios.
Independientemente de la causa subyacente, es esencial llevar un control de los ingresos no facturados.
La importancia de los ingresos no facturados
Dado que las cuentas por cobrar no facturadas representan ingresos que finalmente se reconocerán, no se puede subestimar su importancia en lo que respecta a la información y el análisis financieros. Un fallo en el proceso puede afectar negativamente a las cuentas por cobrar de una empresa, a sus ingresos y, en última instancia, a su salud financiera.
Hay tres consideraciones principales a la hora de realizar un seguimiento de los ingresos no facturados.
- Cumplimiento normativo: El cumplimiento de la norma ASC 606 o la NIIF 15 exige que las empresas reconozcan los ingresos solo cuando se obtienen, incluso cuando aún no se ha generado una factura. Ambas normas siguen el proceso de cinco pasos para el reconocimiento de ingresos: identificar el contrato con el cliente, identificar las obligaciones de rendimiento del contrato, establecer el precio de la transacción, asignar el precio de la transacción a las obligaciones de rendimiento y reconocer los ingresos cuando se cumplan las obligaciones de rendimiento. Este blog sobre la comprensión del reconocimiento de ingresos de la ASC 606 ofrece más información al respecto.
- Rendimiento financiero: La planificación financiera empresarial, como las consideraciones presupuestarias, las inversiones y las previsiones de ingresos, requiere que su equipo financiero tenga una visión precisa de cuánto ganará la empresa con las facturas futuras.
- Pérdida de ingresos: El seguimiento incorrecto de las cuentas por cobrar no facturadas y las facturas olvidadas o perdidas puede provocar la pérdida de ingresos obtenidos.
Cuando los ingresos obtenidos no se reconocen o se reconocen incorrectamente, las empresas se enfrentan a consecuencias tales como el incumplimiento de los principios de contabilidad generalmente aceptados (GAAP), datos financieros incompletos o inexactos que pueden afectar negativamente a las decisiones empresariales, y pérdidas de ingresos derivadas del dinero que no se ha contabilizado o se ha contabilizado incorrectamente. Con el tiempo, estos riesgos pueden costar a la empresa millones de dólares.
Gestionar y realizar un seguimiento de las cuentas por cobrar no facturadas
Realice un seguimiento de las cuentas por cobrar no facturadas mediante el proceso de cinco pasos.
- Identifique y registre los ingresos no facturados: Asegúrese de incluir todos los ingresos obtenidos de proyectos completados o en curso, así como los pagos que se hayan realizado antes de la generación de la factura. El reconocimiento inicial de los ingresos se suele realizar mediante un asiento contable que carga la cuenta de ingresos correspondiente y abona una cuenta de cuentas por cobrar no facturadas. Cree una cuenta de «cuentas por cobrar no facturadas» en el balance y registre el importe total de esta categoría como un activo.
- Revisar y actualizar periódicamente: Identifique los ingresos no facturados revisando con frecuencia todos los contratos, proyectos completados y entregas de productos o servicios. Puede ser útil implementar un proceso sistemático que notifique al personal correspondiente que esta tarea está pendiente de completarse.
- Crear y enviar facturas: Cree y envíe la factura según los términos del contrato y los calendarios predeterminados. Asegúrese de que la factura contenga toda la información relevante, como los detalles de los productos o servicios prestados, las cantidades, los precios, las condiciones, etc., y envíe las facturas a los clientes.
- Registre la factura: Mediante un asiento contable, cargue la cuenta de cuentas por cobrar no facturadas y abone la cuenta de cuentas por cobrar. Este proceso transfiere los ingresos reconocidos de la cuenta de cuentas por cobrar no facturadas a la cuenta de cuentas por cobrar.
- Reconocer los ingresos: Cuando se realice el pago, cargue el importe en la cuenta de cuentas por cobrar y abone el importe del pago en la cuenta de efectivo o bancaria.
Veamos un ejemplo para mostrar el flujo de este proceso.
Supongamos que una empresa de software B2B vende a un cliente un paquete de software que requiere una codificación personalizada. El coste total del software y la implementación es de 50 000 dólares y el plazo de finalización es de 6 meses. Las condiciones del contrato incluyen dos pagos por hitos: el primer pago (25 000 dólares) vence al final del tercer mes y el pago final (25 000 dólares) se realiza tras la entrega e implementación del software, en el sexto mes.
Al final del tercer mes (hito 1), se realizan los siguientes asientos contables.
- Cargar 25 000 $ a ingresos no facturados.
- Acreditar 25 000 dólares a la cuenta de ingresos.
Al finalizar el proyecto, al final del mes 6 (hito 2), se registran las siguientes entradas.
- Cargar 25 000 $ a la cuenta de ingresos.
- Acreditar 25,00 $ a ingresos no facturados.
Además, dado que el proyecto está terminado y se ha realizado el pago, también se realizarán los siguientes asientos.
- Cargar 50 000 $ a las cuentas por cobrar.
- Acreditar 50 000 dólares a la cuenta de ingresos.
Aunque se trata de una visión simplista, hay que tener en cuenta que las prácticas contables varían según la empresa y el sector, y, por supuesto, el reconocimiento de los ingresos debe cumplir con la norma ASC 606 o la NIIF 15.
Estrategias para minimizar los ingresos no facturados
Aunque los ingresos no facturados son una realidad, existen estrategias que puede utilizar para minimizar la situación y aliviar las repercusiones negativas. A continuación, le presentamos algunas estrategias probadas que le ayudarán a garantizar que las cuentas por cobrar no facturadas no afecten a su organización.
- Implementar controles para garantizar que las facturas se generen de forma rápida y precisa.
- Cree calendarios de facturación que se ajusten a sus prácticas de reconocimiento de ingresos.
- Comunique a los clientes sus expectativas en materia de facturación y pago.
- Cree facturas después de recibir el pago para minimizar su balance de cuentas por cobrar no facturadas.
- Envíe las facturas antes para tener en cuenta los retrasos en la facturación.
- Establezca condiciones de pago claras y gestione de forma proactiva el proceso de cobro, incluyendo correos electrónicos de reclamación para recordar a los clientes cuándo vence el pago.
- Reconciliar con frecuencia la cuenta de cuentas por cobrar no facturadas para asegurarse de que no haya discrepancias.
- Revise periódicamente los contratos con los clientes para asegurarse de que se ajustan a sus procesos de reconocimiento de ingresos y facturación.
- Informe sobre las cuentas por cobrar no facturadas en los estados financieros y las divulgaciones.
Si se gestionan correctamente, las cuentas por cobrar no facturadas no serán perjudiciales para su empresa ni para su crecimiento; solo cuando se dejan sin controlar pueden llegar a ser perjudiciales desde el punto de vista financiero.
Mantenga al mínimo las cuentas por cobrar no facturadas.
Dependiendo de su sector, es probable que tenga que lidiar con cuentas por cobrar no facturadas. Aunque no es algo negativo, es conveniente hacer todo lo posible para reducirlo al mínimo. ¿Gestiona los procesos contables manualmente o utiliza una solución de facturación obsoleta? ¿Se le están escapando ingresos? Si es así, puede que sea el momento de subsanar las deficiencias financieras derivadas de las cuentas por cobrar no facturadas.
Para gestionar con precisión y eficiencia las complejidades financieras actuales, necesita una plataforma de facturación que le permita reducir al mínimo las cuentas por cobrar no facturadas. Necesita una plataforma que:
- Garantiza una facturación puntual, precisa y automatizada.
- Proporciona notificaciones automáticas cuando se alcanzan los umbrales.
- Proporciona estrategias flexibles para minimizar los días de ventas pendientes (DSO).
- ofrece un panel de control de cobros para ver en tiempo real todas las deudas pendientes
- Ofrece a los clientes un portal de autoservicio para gestionar cuentas, realizar pagos, inscribirse en el pago automático, etc.
- Genera una amplia gama de informes listos para usar, proporciona un conjunto completo de herramientas para crear informes personalizados y ofrece análisis para optimizar el rendimiento de la facturación.
- Ofrece una integración perfecta con los sistemas ascendentes o descendentes para crear un ecosistema financiero completo.
BillingPlatform ofrece todo esto y mucho más. Nuestra solución de facturación basada en la nube permite a las empresas gestionar sus negocios con mayor eficiencia, precisión, control y confianza. Esta solución completa satisface el 100 % de sus necesidades empresariales: CPQ, procesamiento de uso, tarificación, facturación, pagos, cobros, portal de clientes, informes, análisis, reconocimiento de ingresos y sublibro de cuentas por cobrar.
Con nosotros, obtendrá más funcionalidades listas para usar que con cualquier otra solución del mercado actual, lo que le permitirá automatizar todo el proceso de gestión de ingresos y minimizar las cuentas por cobrar no facturadas. Póngase en contacto con un miembro de nuestro equipo para vernos en acción.
