Courantes dans les entreprises proposant des logiciels en tant que service (SaaS) sur abonnement, les créances non facturées correspondent aux revenus que l'entreprise a générés, mais pour lesquels les factures ont été envoyées en retard. En termes simples, les créances non facturées correspondent au montant des revenus facturables.
Pour les entreprises fonctionnant par abonnement, les revenus sont perçus sur une base mensuelle, trimestrielle ou annuelle, même si les factures n'ont pas encore été générées. Quel que soit leur modèle économique, la plupart des entreprises sont confrontées à des créances non facturées, qui constituent un compte d'actif représentant la valeur des produits ou services fournis au client.
Pourquoi les entreprises ont-elles des créances non facturées ?
Contrairement à la comptabilité de caisse, les créances non facturées correspondent aux paiements anticipés reçus par l'entreprise et inscrits comme actifs au bilan. Cela se produit généralement dans les entreprises qui utilisent la comptabilité d'exercice, selon laquelle les revenus sont comptabilisés lorsque les produits sont livrés ou les services rendus, qu'une facture ait été envoyée ou non.
Examinons quelques-unes des raisons les plus courantes pour lesquelles votre entreprise peut avoir des créances non facturées.
Paiements anticipés/prépaiements
Jusqu'à la livraison des biens ou la prestation des services, le paiement est comptabilisé comme un revenu non réalisé (un passif). Cela se produit lorsqu'un client met à niveau ses produits/services ou achète des produits complémentaires pendant sa période d'abonnement. Une fois les biens livrés, le revenu non réalisé est reclassé en tant que revenu.
Cycle de facturation
Si l'entreprise comptabilise ses revenus à la fin de chaque mois mais envoie ses factures au début du mois suivant, le calendrier du cycle de facturation peut ne pas correspondre à la comptabilisation des revenus perçus.
Retards dans la facturation
Cela se produit lorsqu'il y a des retards dans la génération des factures ou lorsque le paiement récurrent est reçu avant l'envoi de la facture.
Projets à long terme
Lorsque des produits ou services sont fournis sur une longue période, les revenus sont comptabilisés à mesure que les étapes contractuelles sont franchies, même si la facture est envoyée à une date ultérieure.
Projets ponctuels
Particulièrement répandu chez les entreprises SaaS où les clients sont facturés après la fin de la mise en œuvre.
Achèvement du service
Tout comme pour le cycle de facturation, il existe un décalage dans les processus de facturation (retards administratifs, cycles de facturation spécifiques aux clients, etc.), et les factures sont envoyées après la prestation des services.
Quelle que soit la cause sous-jacente, il est essentiel de garder un œil sur les revenus non facturés.
L'importance des revenus non facturés
Les créances non facturées représentant des revenus qui seront finalement comptabilisés, leur importance ne saurait être suffisamment soulignée en matière d'information financière et d'analyse. Une défaillance dans le processus peut avoir un impact négatif sur les comptes clients d'une entreprise, ses revenus et, en fin de compte, sa santé financière.
Il y a trois considérations principales à prendre en compte lorsqu'il s'agit de suivre les revenus non facturés.
- Conformité réglementaire : La conformité à la norme ASC 606 ou IFRS 15 exige que les entreprises ne comptabilisent les revenus que lorsqu'ils sont réalisés, même si la facture n'a pas encore été émise. Les deux normes suivent le processus en cinq étapes pour la comptabilisation des revenus : identifier le contrat avec le client, identifier les obligations de performance du contrat, fixer le prix de la transaction, répartir le prix de la transaction entre les obligations de performance et comptabiliser les revenus lorsque les obligations de performance sont remplies. Ce blog sur la compréhension de la comptabilisation des revenus selon la norme ASC 606 fournit davantage d'informations à ce sujet.
- Performance financière : La planification financière, notamment les considérations budgétaires, les investissements et les prévisions de revenus, exige que votre équipe financière dispose d'informations précises sur les revenus que l'entreprise tirera des factures futures.
- Perte de revenus : Un suivi incorrect des créances non facturées et des factures oubliées ou manquantes peut entraîner une perte de revenus.
Lorsque les revenus gagnés ne sont pas comptabilisés ou sont comptabilisés de manière incorrecte, les entreprises sont confrontées à des conséquences telles que la non-conformité aux PCGR, des données financières incomplètes ou inexactes pouvant avoir un impact négatif sur les décisions commerciales, et des pertes de revenus résultant d'argent non comptabilisé ou comptabilisé de manière incorrecte. À long terme, ces risques peuvent coûter des millions de dollars à l'entreprise.
Gérer et suivre les créances non facturées
Suivez les créances non facturées à l'aide du processus en cinq étapes.
- Identifiez et enregistrez les revenus non facturés : Veillez à inclure tous les revenus générés par les projets terminés ou en cours, ainsi que les paiements effectués avant la génération des factures. La comptabilisation initiale des revenus s'effectue généralement par le biais d'une écriture comptable qui débite le compte de revenus approprié et crédite un compte de créances non facturées. Créez un compte « créances non facturées » dans le bilan et enregistrez le montant total de cette catégorie en tant qu'actif.
- Réviser et mettre à jour régulièrement : Identifiez les revenus non facturés en examinant fréquemment tous les contrats, les projets achevés et les livraisons de produits/services. Il peut être utile de mettre en place un processus systématique qui informe le personnel concerné que cette tâche doit être effectuée.
- Créer et envoyer des factures : Créez et envoyez la facture en fonction des conditions contractuelles et des calendriers prédéterminés. Assurez-vous que la facture contient toutes les informations pertinentes, telles que les détails des produits/services fournis, les quantités, les prix, les conditions, etc., puis envoyez les factures aux clients.
- Enregistrez la facture : À l'aide d'une écriture comptable, débitez le compte des créances non facturées et créditez le compte des créances clients. Ce processus transfère les revenus comptabilisés du compte des créances non facturées vers le compte des créances clients.
- Comptabiliser les recettes : Lorsque le paiement est effectué, débitez le compte des créances et créditez le compte de caisse ou le compte bancaire du montant du paiement.
Prenons un exemple pour illustrer le déroulement de ce processus.
Supposons qu'une entreprise de logiciels B2B vende à un client un progiciel nécessitant un codage personnalisé. Le coût total du logiciel et de sa mise en œuvre s'élève à 50 000 dollars et le délai de réalisation est de six mois. Les conditions du contrat prévoient deux paiements échelonnés : le premier paiement (25 000 dollars) est dû à la fin du troisième mois et le paiement final (25 000 dollars) à la livraison et à la mise en œuvre du logiciel, au sixième mois.
À la fin du troisième mois (étape 1), les écritures comptables suivantes sont passées.
- Débit de 25 000 $ sur les revenus non facturés
- Créditer 25 000 $ au compte de recettes.
À la fin du projet, à la fin du sixième mois (étape 2), les écritures suivantes sont enregistrées.
- Débit de 25 000 $ au compte de recettes
- Créditer 25,00 $ aux revenus non facturés
De plus, puisque le projet est terminé et que le paiement a été effectué, les écritures suivantes seront également passées.
- Débit de 50 000 $ sur les comptes débiteurs
- Créditer 50 000 $ au compte de recettes.
Bien que cette vision soit simpliste, gardez à l'esprit que les pratiques comptables varient selon les entreprises et les secteurs d'activité, et que la comptabilisation des revenus doit bien sûr être conforme à la norme ASC 606 ou IFRS 15.
Stratégies visant à minimiser les revenus non facturés
Bien que les revenus non facturés soient une réalité, il existe des stratégies que vous pouvez mettre en œuvre pour minimiser cette situation et en atténuer les répercussions négatives. Voici quelques stratégies éprouvées qui vous aideront à faire en sorte que les créances non facturées n'aient pas d'incidence sur votre organisation.
- Mettre en place des contrôles pour garantir que les factures sont générées rapidement et avec précision.
- Créez des calendriers de facturation qui correspondent à vos pratiques en matière de comptabilisation des revenus.
- Communiquez vos attentes en matière de facturation et de paiement à vos clients.
- Créez des factures après réception du paiement afin de réduire au minimum votre bilan des créances non facturées.
- Envoyez les factures plus tôt afin de tenir compte des retards de facturation.
- Définissez des conditions de paiement claires et gérez de manière proactive le processus de recouvrement, notamment en envoyant des e-mails de relance pour rappeler aux clients la date d'échéance du paiement.
- Rapprochez fréquemment votre compte de créances non facturées afin de vous assurer qu'il n'y a pas d'écarts.
- Vérifiez régulièrement les contrats clients afin de vous assurer qu'ils sont conformes à vos processus de comptabilisation des revenus et de facturation.
- Déclarer les créances non facturées dans les états financiers et les informations complémentaires.
Si elles sont gérées correctement, les créances non facturées ne nuiront pas à votre entreprise ni à sa croissance. Ce n'est que lorsqu'elles ne sont pas contrôlées qu'elles peuvent avoir des conséquences financières néfastes.
Réduisez au minimum les créances non facturées
Selon votre secteur d'activité, vous êtes probablement confronté à des créances non facturées. Bien que cela ne soit pas négatif, vous souhaitez faire tout votre possible pour les réduire au minimum. Gérez-vous vos processus comptables manuellement ou utilisez-vous une solution de facturation obsolète ? Des revenus vous échappent-ils ? Si tel est le cas, le moment est peut-être venu de combler les lacunes financières résultant des créances non facturées.
Pour gérer avec précision et efficacité les complexités financières actuelles, vous avez besoin d'une plateforme de facturation qui vous permettra de réduire au minimum les créances non facturées. Vous recherchez une plateforme qui :
- Assure une facturation rapide, précise et automatisée.
- Fournit des notifications automatiques lorsque les seuils ont été atteints.
- Fournit des stratégies flexibles pour minimiser le délai moyen de recouvrement des créances (DSO).
- offre un tableau de bord de recouvrement permettant de visualiser en temps réel toutes les créances impayées
- Offre aux clients un portail libre-service pour gérer leurs comptes, effectuer des paiements, s'inscrire au paiement automatique, etc.
- Génère une large gamme de rapports prêts à l'emploi, fournit une suite complète d'outils pour créer des rapports personnalisés et propose des analyses pour optimiser les performances de facturation.
- Offre une intégration transparente aux systèmes en amont ou en aval pour un écosystème financier complet.
BillingPlatform offre tout cela et bien plus encore. Notre solution de facturation basée sur le cloud permet aux entreprises de gérer leurs activités avec plus d'efficacité, de précision, de contrôle et de confiance. Cette solution complète répond à 100 % à vos besoins commerciaux : CPQ, traitement de l'utilisation, tarification, facturation, paiements, recouvrements, portail client, rapports, analyses, comptabilisation des revenus et grand livre auxiliaire des comptes clients.
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