La comptabilisation des produits est un principe comptable qui définit à quel moment (et de quelle manière) les entreprises enregistrent leurs produits. Elle se concentre sur le moment où ceux-ci sont générés (plutôt que sur celui où le paiement est reçu) afin de garantir l'exactitude des états financiers. Bien que la comptabilisation des produits soit un processus complexe, elle n'a rien d'intimidant. En effet, la norme ASC 606 et la IFRS 15 ont été conçues pour rationaliser et normaliser la comptabilisation des produits. Ces normes ont une incidence sur trois aspects de la comptabilisation des produits:
- Comment une entreprise définit ses contrats avec ses clients
- Comment sont fixés les tarifs et établis les devis pour les contrats ?
- Modalités de comptabilisation des produits issus de l'exécution des contrats
Qu'est-ce que la comptabilisation des produits ? Les principes fondamentaux
En substance, les produits ne peuvent être comptabilisés que lorsqu’ils sont réalisés et acquis – et non pas nécessairement lorsque les produits sont livrés, les services fournis ou le paiement reçu. Cela semble assez simple, n’est-ce pas ? Pas toujours. Compte tenu de la diversité des contrats, qui prévoient des calendriers de comptabilisation des produits variés, des complications peuvent survenir – et surviennent effectivement – quant au moment où les produits peuvent être comptabilisés. Pour illustrer cela, nous avons classé ces cas en trois catégories :
Comptabilisation des produits à une date donnée
Considéré comme le processus de comptabilisation des produits le plus élémentaire, il permet aux entreprises de comptabiliser les produits dès l'envoi d'une facture ou dès la prestation d'un service. Prenons l'exemple d'une entreprise de plomberie. Un client a besoin d'un nouveau chauffe-eau et fait appel à vos services pour l'installer. Une fois l'installation terminée, une facture est remise au client pour paiement immédiat et les produits peuvent être comptabilisés.
Comptabilisation programmée des produits
Également appelée « comptabilisation des revenus échelonnée », cette méthode permet aux entreprises de comptabiliser leurs revenus selon une fréquence définie. Cette fréquence peut être quotidienne, hebdomadaire, mensuelle, voire personnalisée. La comptabilisation personnalisée des revenus vous permet de définir des fréquences en fonction des contrats, des clients ou de groupes de clients. Par exemple, un fournisseur de télévision par streaming cible de nouveaux abonnés en leur offrant trois mois d’accès gratuit. Supposons que le coût mensuel s'élève à 25 $ ; toutefois, comme les nouveaux abonnés bénéficieront de 15 mois d'accès au lieu de 12, le fournisseur devra comptabiliser ses revenus sur une période de 15 mois. Au lieu de comptabiliser 25 $ par mois pour les abonnés ayant accepté l’offre, il comptabilisera 20 $ par mois pendant 15 mois (15 × 20 $ = 300 $) au lieu de (12 × 25 $ = 300 $).
Comptabilisation des produits liés aux obligations de performance
La comptabilisation des revenus par étapes en est un exemple. Ce type de comptabilisation des revenus est une fonctionnalité unique de BillingPlatform qui permet aux entreprises de comptabiliser leur chiffre d’affaires en fonction des étapes clés ou d’événements configurés dans le système. Les événements générateurs de chiffre d’affaires peuvent être tout ce qui est pertinent pour une entreprise ou un contrat donné, comme l’achèvement d’un chantier, la création d’un bon de commande, l’émission d’une facture, le franchissement d’un seuil d’utilisation, etc. Les obligations de performance permettent aux entreprises de diviser le chiffre d’affaires en segments, chaque partie étant comptabilisée lors d’événements ou à des moments différents. Par exemple, le modèle tarifaire de votre entreprise de rénovation de cuisines peut consister à percevoir un tiers du paiement une fois le contrat signé, un tiers lorsque les meubles de cuisine ont été installés, et le dernier tiers à la fin et à la réception des travaux achevés.
La comptabilisation des produits étant l'un des postes les plus importants de vos états financiers, il est essentiel de surmonter les difficultés qui peuvent se présenter. Examinons quelques-unes des difficultés les plus courantes auxquelles les entreprises sont confrontées.
Les difficultés liées à la comptabilisation des produits
Aux complexités inhérentes à la comptabilisation des produits s'ajoutent les différentes méthodes de comptabilisation possibles. Il existe deux principales méthodes comptables : la méthode de la comptabilité de caisse et la méthode de la comptabilité d'exercice. Chacune présente des avantages et des inconvénients et conviendra mieux à certains secteurs d'activité qu'à d'autres. Pour mieux déterminer quelle méthode comptable convient le mieux à votre entreprise, consultez notre blog « L'analyse de la comptabilisation des produits » .
De plus, selon votre modèle économique, il existe différentes méthodes de comptabilisation du chiffre d'affaires, notamment la méthode de la vente, la méthode du pourcentage d’avancement, la méthode des versements échelonnés, la méthode du contrat achevé et la méthode du recouvrement des coûts. Enfin, si vous exploitez une activité de logiciel en tant que service (SaaS), les complications liées à la comptabilisation du chiffre d’affaires sont encore plus importantes.
Les entreprises proposant des solutions SaaS sont généralement payées à l'avance pour l'accès au logiciel qui sera utilisé pendant toute la durée du contrat. Toutefois, la comptabilisation du chiffre d'affaires peut s'avérer complexe lorsqu'une ou plusieurs des situations suivantes se présentent :
- Résilutions d'abonnement avant la date d'échéance du contrat
- Passages d'un forfait de base à un forfait haut de gamme
- Passage d'une formule haut de gamme à une formule de base
- Modifications apportées aux services proposés
- Impossibilité de recouvrer les sommes dues
Dire que la comptabilisation des revenus du SaaS diffère des autres modèles serait un euphémisme. La plupart des entreprises SaaS proposent toute une gamme de formules d'abonnement et de modèles tarifaires, tels que la facturation à l'utilisation, la facturation hybride, la facturation dynamique, etc., ainsi qu'un nombre quasi infini de combinaisons.
Vous devez comptabiliser le chiffre d’affaires dès que possible, tout en respectant les dispositions de la norme ASC 606 ou de la norme IFRS 15. Si vous comptabilisez le chiffre d’affaires trop tôt, vous vous exposez à une enfreindre les principes comptables généralement admis (GAAP); si vous retardez la comptabilisation des produits, vous risquez de perdre votre crédibilité financière.
Compte tenu des nombreux cas de figure susceptibles d'influencer la manière et le moment où vous pouvez comptabiliser et déclarer vos revenus, vous avez besoin d'un système qui s'en charge à votre place.
Utiliser l'automatisation pour simplifier la comptabilisation des produits
Vous continuez à rassembler des informations provenant de plusieurs sources pour calculer manuellement la comptabilisation des produits ? Si tel est le cas, vous savez que ce processus prend beaucoup de temps et qu’il est source d’erreurs. La clé pour simplifier la comptabilisation des produits réside dans l’automatisation. Le choix d’une solution RevRec adaptée ne doit donc pas être laissé au hasard. Voici quatre caractéristiques essentielles que le logiciel doit offrir.
- Gestion des contrats : La solution doit vous permettre de gérer facilement les tarifs contractuels et les conditions de paiement, ainsi que de définir des tarifs spécifiques, d’établir des règles et de créer des hiérarchies de comptes.
- Modèle de données flexible : Un système offrant un modèle de données extensible vous permet d’ajouter facilement des objets, des champs et des relations afin d’appliquer des règles métier capables de prendre en charge n’importe quel modèle de monétisation. De plus, un modèle de données flexible permet de modifier l’application et la structure des données. Vous pouvez ainsi réagir rapidement aux évolutions du marché ou aux changements réglementaires.
- Intégration transparente : La connexion toutes vos applications essentielles, telles que la gestion de la relation client (CRM), la planification des ressources d’entreprise (ERP), le grand livre, etc., permet de créer un écosystème financier entièrement intégré.
- Conformité internationale : Que vous exerciez déjà vos activités à l'échelle mondiale ou que vous en soyez encore au stade de la planification, vous devez vous assurer de pouvoir vous conformer facilement aux réglementations locales. De la la fiscalité régionale au RGPD, ASC 606 et/ou IFRS 15 , il est essentiel de rester en conformité.
La bonne plateforme de comptabilisation des revenus vous permet de simplifier même les scénarios de facturation les plus complexes. BillingPlatform affecte automatiquement les transactions financières et procède à la comptabilisation des revenus en temps réel. Notre système de planification des revenus basé sur des règles offre aux équipes financières la flexibilité nécessaire pour affecter automatiquement les transactions à des comptes généraux spécifiques. Grâce à des transactions de livres auxiliaires en temps réel qui s’intègrent aux systèmes ERP et comptables en aval, vous pouvez éliminer les tâches manuelles sources d’erreurs. Au final, cela permet d’accélérer le processus de clôture financière.
Contactez-nous dès aujourd'hui pour en savoir plus sur la simplification de vos processus de comptabilisation des produits !
