Die Auswirkungen nicht in Rechnung gestellter Forderungen auf Ihr Geschäftsergebnis verstehen

Bei Abonnement-basierten Software-as-a-Service-Unternehmen (SaaS) sind nicht in Rechnung gestellte Forderungen Einnahmen, die das Unternehmen erzielt hat, wobei die Rechnungen nachträglich versandt werden. Einfach ausgedrückt entsprechen nicht in Rechnung gestellte Forderungen dem Betrag der abrechnungsfähigen Einnahmen.

Bei Unternehmen mit Abonnementmodellen werden die Einnahmen monatlich, vierteljährlich oder jährlich erzielt, auch wenn noch keine Rechnungen gestellt wurden. Unabhängig vom Geschäftsmodell haben die meisten Unternehmen mit nicht in Rechnung gestellten Forderungen zu tun – dabei handelt es sich um ein Vermögenskonto, das den Wert der für den Kunden erbrachten Produkte oder Dienstleistungen widerspiegelt.

Warum Unternehmen unbezahlte Forderungen haben

Im Gegensatz zur Kassenbuchführung handelt es sich bei nicht in Rechnung gestellten Forderungen um Fälle, in denen das Unternehmen im Voraus bezahlt wird und der Betrag als Vermögenswert in der Bilanz ausgewiesen wird. Dies ist typischerweise bei Unternehmen der Fall, die die Periodenabgrenzung anwenden, wonach Einnahmen erst dann verbucht werden, wenn die Produkte geliefert oder die Dienstleistungen erbracht wurden – unabhängig davon, ob eine Rechnung versandt wurde.

Sehen wir uns einige der häufigsten Gründe an, warum Ihr Unternehmen möglicherweise über nicht in Rechnung gestellte Forderungen verfügt.

Vorauszahlungen/Vorauszahlungen

Bis zur Lieferung der Waren oder Erbringung der Dienstleistungen wird die Zahlung als passiver Rechnungsabgrenzungsposten (eine Verbindlichkeit) erfasst. Dies geschieht, wenn ein Kunde während seiner Abonnementlaufzeit seine Produkte/Dienstleistungen erweitert oder ergänzende Produkte kauft. Sobald die Waren geliefert sind, wird der passive Rechnungsabgrenzungsposten als Umsatz umklassifiziert.

Abrechnungszyklus

Wenn das Unternehmen die Einnahmen am Ende jedes Monats verbucht, die Rechnungen jedoch zu Beginn des folgenden Monats versendet, stimmt der Zeitpunkt des Abrechnungszyklus möglicherweise nicht mit der Verbuchung der Einnahmen überein.

Rechnungsverspätungen

Dies tritt auf, wenn es zu Verzögerungen bei der Rechnungserstellung kommt oder wiederkehrende Zahlungen vor dem Versand der Rechnung eingehen.

Langfristige Projekte

Wenn Produkte oder Dienstleistungen über einen längeren Zeitraum bereitgestellt werden, werden die Einnahmen bei Erreichen der vertraglich festgelegten Meilensteine erfasst – auch wenn die Rechnung erst zu einem späteren Zeitpunkt versandt wird.

Einmalige Projekte

Besonders verbreitet bei SaaS-Unternehmen, bei denen Kunden nach Abschluss der Implementierung eine Rechnung erhalten.

Fertigstellung der Dienstleistung

Ähnlich wie beim Abrechnungszyklus gibt es auch bei den Abrechnungsprozessen Verzögerungen (administrative Verzögerungen, kundenspezifische Abrechnungszyklen usw.), und Rechnungen werden erst nach Erbringung der Dienstleistungen versandt.

Unabhängig von der zugrunde liegenden Ursache ist es unerlässlich, nicht in Rechnung gestellte Einnahmen im Auge zu behalten.

Die Bedeutung von nicht in Rechnung gestellten Einnahmen

Da nicht in Rechnung gestellte Forderungen Einnahmen darstellen, die letztendlich verbucht werden, kann ihre Bedeutung für die Finanzberichterstattung und -analyse gar nicht hoch genug eingeschätzt werden. Eine Störung in diesem Prozess kann sich negativ auf die Forderungen eines Unternehmens, dessen Einnahmen und letztendlich dessen finanzielle Gesundheit auswirken.

Bei der Verfolgung nicht in Rechnung gestellter Einnahmen sind drei wesentliche Aspekte zu berücksichtigen.

1. Einhaltung gesetzlicher Vorschriften: Die Einhaltung von ASC 606 oder IFRS 15 verlangt, dass Unternehmen Umsatzerlöse erst dann erfassen, wenn sie erzielt wurden, auch wenn noch keine Rechnung gestellt wurde. Beide Standards folgen dem fünfstufigen Prozess zur Umsatzrealisierung: Identifizierung des Vertrags mit dem Kunden, Identifizierung der Leistungsverpflichtungen aus dem Vertrag, Festlegung des Transaktionspreises, Zuordnung des Transaktionspreises zu den Leistungsverpflichtungen und Erfassung der Umsatzerlöse, wenn die Leistungsverpflichtung(en) erfüllt sind. Dieser Blogbeitrag zum Thema „ASC 606 Umsatzrealisierung verstehen ” enthält weitere Informationen.
2. Finanzielle Leistung: Die Finanzplanung, wie z. B. Budgetüberlegungen, Investitionen und Umsatzprognosen, erfordert von Ihrem Finanzteam genaue Einblicke in die Höhe der zukünftigen Einnahmen des Unternehmens aus Rechnungen.
3. Umsatzverluste: Eine fehlerhafte Nachverfolgung nicht in Rechnung gestellter Forderungen und vergessene oder fehlende Rechnungen können zu Einkommensverlusten führen.

Wenn erzielte Umsätze nicht oder falsch erfasst werden, müssen Unternehmen mit Konsequenzen wie der Nichteinhaltung von GAAP-Vorschriften, unvollständigen oder ungenauen Finanzdaten, die sich negativ auf Geschäftsentscheidungen auswirken können, und Umsatzverlusten aufgrund nicht oder falsch verbuchter Gelder rechnen. Im Laufe der Zeit können diese Risiken das Unternehmen Millionen von Dollar kosten.

Verwalten und Verfolgen von nicht in Rechnung gestellten Forderungen

Verfolgen Sie nicht in Rechnung gestellte Forderungen mithilfe des fünfstufigen Prozesses.

1. Identifizieren und erfassen Sie nicht in Rechnung gestellte Umsatzerlöse: Achten Sie darauf, alle Einnahmen aus abgeschlossenen oder laufenden Projekten sowie Zahlungen, die vor der Rechnungsstellung geleistet wurden, zu berücksichtigen. Die erstmalige Erfassung der Einnahmen erfolgt in der Regel durch einen Journalbuchungseintrag, bei dem das entsprechende Einnahmenkonto belastet und ein Konto für nicht in Rechnung gestellte Forderungen gutgeschrieben wird. Legen Sie in der Bilanz ein Konto für „nicht in Rechnung gestellte Forderungen” an und erfassen Sie den Gesamtbetrag für diese Kategorie als Vermögenswert.
2. Regelmäßige Überprüfung und Aktualisierung: Identifizieren Sie nicht in Rechnung gestellte Einnahmen, indem Sie regelmäßig alle Verträge, Projektabschlüsse und Produkt-/Dienstleistungslieferungen überprüfen. Es kann hilfreich sein, einen systematischen Prozess einzurichten, der die zuständigen Mitarbeiter darüber informiert, dass diese Aufgabe noch aussteht.
3. Rechnungen erstellen und versenden: Erstellen und versenden Sie die Rechnung auf Grundlage der Vertragsbedingungen und festgelegten Zeitpläne. Stellen Sie sicher, dass die Rechnung alle relevanten Informationen wie Details zu den gelieferten Produkten/erbrachten Dienstleistungen, Mengen, Preise, Bedingungen usw. enthält, und senden Sie die Rechnungen an die Kunden.
4. Erfassen Sie die Rechnung: Verbuchen Sie mithilfe eines Journalbuchungseintrags das Konto für nicht in Rechnung gestellte Forderungen und das Konto für Forderungen aus Lieferungen und Leistungen. Durch diesen Vorgang werden die erfassten Erträge vom Konto für nicht in Rechnung gestellte Forderungen auf das Konto für Forderungen aus Lieferungen und Leistungen übertragen.
5. Erträge erfassen: Bei Zahlungseingang wird der Betrag vom Debitorenkonto abgebucht und dem Kassen- oder Bankkonto gutgeschrieben.

Lassen Sie uns anhand eines Beispiels den Ablauf dieses Prozesses veranschaulichen.

Angenommen, ein B2B-Softwareunternehmen verkauft einem Kunden ein Softwarepaket, das eine individuelle Programmierung erfordert. Die Gesamtkosten für die Software und die Implementierung belaufen sich auf 50.000 US-Dollar, und die Fertigstellung soll innerhalb von sechs Monaten erfolgen. Der Vertrag sieht zwei Meilensteinzahlungen vor: Die erste Zahlung (25.000 US-Dollar) ist am Ende des dritten Monats fällig, die Restzahlung (25.000 US-Dollar) bei Lieferung und Implementierung der Software im sechsten Monat.

Am Ende des dritten Monats (Meilenstein 1) werden die folgenden Journalbuchungen vorgenommen.

• 25.000 $ als nicht in Rechnung gestellte Einnahmen abbuchen
• 25.000 $ auf das Ertragskonto gutschreiben

Nach Abschluss des Projekts, am Ende des 6. Monats (Meilenstein 2), werden die folgenden Einträge erfasst.

• 25.000 $ vom Ertragskonto abbuchen
• Gutschrift von 25,00 $ auf nicht in Rechnung gestellte Einnahmen

Da das Projekt abgeschlossen und die Zahlung erfolgt ist, werden zusätzlich die folgenden Buchungen vorgenommen.

• 50.000 $ von den Forderungen abbuchen
• 50.000 $ auf das Ertragskonto gutschreiben

Auch wenn dies eine vereinfachte Sichtweise ist, sollten Sie bedenken, dass die Rechnungslegungspraktiken je nach Unternehmen und Branche variieren und die Erfassung von Umsatzerlösen natürlich in Übereinstimmung mit ASC 606 oder IFRS 15 erfolgen muss.

Strategien zur Minimierung nicht in Rechnung gestellter Einnahmen

Unbezahlte Rechnungen sind zwar eine Tatsache, aber es gibt Strategien, mit denen Sie diese Situation minimieren und negative Auswirkungen abmildern können. Hier sind einige bewährte Strategien, mit denen Sie sicherstellen können, dass unbezahlte Forderungen keine Auswirkungen auf Ihr Unternehmen haben.

• Kontrollen einführen, um sicherzustellen, dass Rechnungen zeitnah und korrekt erstellt werden.
• Erstellen Sie Abrechnungspläne, die mit Ihren Praktiken zur Umsatzrealisierung übereinstimmen.
• Teilen Sie Ihren Kunden Ihre Erwartungen hinsichtlich Rechnungsstellung und Zahlung mit.
• Erstellen Sie Rechnungen nach Zahlungseingang, um Ihre Bilanz der nicht in Rechnung gestellten Forderungen zu minimieren.
• Rechnungen früher versenden, um Verzögerungen bei der Rechnungsstellung zu berücksichtigen.
• Legen Sie klare Zahlungsbedingungen fest und verwalten Sie den Inkassoprozess proaktiv, einschließlich Mahn-E-Mails, um Kunden an den Zahlungstermin zu erinnern.
• Gleichen Sie Ihr Konto für nicht in Rechnung gestellte Forderungen regelmäßig ab, um sicherzustellen, dass keine Unstimmigkeiten vorliegen.
• Überprüfen Sie Kundenverträge regelmäßig, um sicherzustellen, dass sie mit Ihren Prozessen zur Umsatzrealisierung und Rechnungsstellung übereinstimmen.
• Nicht in Rechnung gestellte Forderungen in Jahresabschlüssen und Offenlegungen ausweisen.

Wenn sie korrekt behandelt werden, sind nicht in Rechnung gestellte Forderungen für Ihr Unternehmen oder dessen Wachstum nicht nachteilig. Nur wenn sie unkontrolliert bleiben, können sie zu finanziellen Schäden führen.

Halten Sie nicht in Rechnung gestellte Forderungen auf einem Minimum

Je nach Branche haben Sie wahrscheinlich mit nicht in Rechnung gestellten Forderungen zu tun. Das ist zwar nicht negativ, aber Sie möchten natürlich alles tun, um diese auf ein Minimum zu beschränken. Erledigen Sie Ihre Buchhaltung manuell oder verwenden Sie eine veraltete Abrechnungslösung? Entgehen Ihnen Einnahmen? Wenn ja, ist es jetzt vielleicht an der Zeit, die durch nicht in Rechnung gestellte Forderungen entstandenen finanziellen Lücken zu schließen.

Um die heutigen finanziellen Komplexitäten genau und effizient zu bewältigen, benötigen Sie eine Abrechnungsplattform, mit der Sie nicht in Rechnung gestellte Forderungen auf ein Minimum reduzieren können. Sie benötigen eine Plattform, die:

• Gewährleistet eine zeitnahe, genaue und automatisierte Rechnungsstellung.
• Bietet automatische Benachrichtigungen, wenn Schwellenwerte erreicht wurden.
• Bietet flexible Strategien zur Minimierung der Forderungslaufzeit (DSO)
• bietet ein Inkasso-Dashboard für eine Echtzeit-Übersicht über alle ausstehenden Forderungen
• Bietet Kunden ein Self-Service-Portal, über das sie ihre Konten verwalten, Zahlungen vornehmen, sich für den automatischen Zahlungsauftrag anmelden können usw.
• Erstellt eine Vielzahl von gebrauchsfertigen Berichten, bietet eine vollständige Suite von Tools zum Erstellen benutzerdefinierter Berichte und stellt Analysen zur Optimierung der Abrechnungsleistung bereit.
• Bietet nahtlose Integration in vor- oder nachgelagerte Systeme für ein vollständiges Finanzökosystem.

BillingPlatform bietet all dies und noch viel mehr. Unsere cloudbasierte Abrechnungslösung ermöglicht es Unternehmen, ihre Geschäfte mit mehr Effizienz, Genauigkeit, Kontrolle und Vertrauen zu führen. Diese Komplettlösung erfüllt 100 % Ihrer Geschäftsanforderungen – CPQ, Verbrauchsabrechnung, Tarifberechnung, Rechnungsstellung, Zahlungen, Inkasso, Kundenportal, Berichterstellung, Analysen, Umsatzrealisierung und Debitorenbuchhaltung.

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