Unabhängig von Ihrem Geschäftsmodell ist der Schlüssel zu Wachstum und Rentabilität die Kundenbindung. Betrachtet man den Kundenlebenszyklus, so spielt der Order-to-Cash-Prozess (O2C) eine entscheidende Rolle bei der Entwicklung und Pflege langfristiger Kundenbeziehungen. Viele Unternehmen konzentrieren sich jedoch auf die Akquisitionskomponente des Kundenlebenszyklus und überlassen den Order-to-Cash-Prozess dem Zufall. Obwohl diese Geschäftsstrategie eine Zeit lang positive Ergebnisse bringen kann, werden die O2C-Funktionen mit dem Wachstum Ihres Unternehmens ineffizienter und fehleranfälliger - und gefährden Ihre Kundenbeziehungen.
Haben Sie Verzögerungen bei der Erfüllung von Kundenaufträgen oder eine Zunahme von Auftragsfehlern zu verzeichnen? Müssen Sie Ihr Personal aufstocken, nur um die Erwartungen Ihrer Kunden zu erfüllen? Kommt es zu Verzögerungen beim Versand von Rechnungen oder werden Rechnungen mit Fehlern versandt? Wenn ja, kann die O2C-Automatisierung die Zufriedenheit Ihrer Kunden erhöhen und gleichzeitig den Umsatz und den Cashflow steigern. Tatsächlich kann der Einsatz von Automatisierung zur Rationalisierung des gesamten Quote-to-Cash (Q2C)- Zyklus zu einer Steigerung des Gesamtumsatzes um 10 bis 15 % führen.
Bestellung-zu-Kasse: Was es ist und warum es wichtig ist
O2C gilt als Teilmenge von Q2C und umfasst die Prozesse der Auftragsabwicklung. Dieser Prozess beginnt, sobald der Verkauf abgeschlossen ist. Er umfasst den Versand des Produkts oder die Aktivierung der Software. Dazu gehören das Erstellen und Versenden von Rechnungen, das Sammeln von Zahlungen, die Analyse von Daten und die laufende Optimierung des Order-to-Cash-Prozesses.
O2C ist von Natur aus komplex und berührt zahlreiche Geschäftsaktivitäten wie Vertrieb, Finanzen, Recht und Kundensupport - um nur einige zu nennen. In den meisten Unternehmen handelt es sich dabei um isolierte Funktionen, die zu höheren Kosten, Ineffizienzen, Margenverlusten und Kundenunzufriedenheit führen.
Intern ist O2C mit Ihrem Cashflow, internen Ressourcen, Lieferkettenmanagement, Bestandsmanagement und Analysen verbunden. Aus externer Sicht erwarten Geschäftskunden heute die gleichen nahtlosen Einkaufs- und Liefererfahrungen wie in der B2C-Welt. Eine reibungslose Abwicklung, benutzerfreundliche Self-Service-Optionen, relevante Benachrichtigungen und Echtzeit-Updates zum Auftragsstatus.
Angesichts der organisationsübergreifenden Auswirkungen kann ein einziger O2C-Fehltritt zu negativem Cashflow, erhöhter Kundenabwanderung, Wachstumsrückgang und schlechtem Markenruf führen.
Was ist der Order-to-Cash-Prozess?
Sehen wir uns die neun Prozesse an, die mit O2C verbunden sind.
1) Auftragsverwaltung
Die Auftragsverwaltung wird als Geschäftsprozess betrachtet und interagiert mit Ihren Customer Relationship Management (CRM)-, Enterprise Resource Planning (ERP)- und Supply Chain Management (SCM)-Systemen. Es befördert die gekauften Produkte und Dienstleistungen durch die Auftragserfassung, -bearbeitung und -verfolgung. Durch die Automatisierung dieser Phase werden die relevanten Abteilungen über die neue Bestellung informiert und die damit verbundenen Prozesse in Gang gesetzt.
2) Kreditmanagement
Für neue Kundenaufträge oder bestehende Kunden mit früheren Kreditproblemen sollte automatisch ein Kreditgenehmigungsverfahren eingeleitet werden. Die Mitarbeiter der Finanzabteilung sollten automatisch benachrichtigt werden, wenn sie eine weitere Prüfung vornehmen müssen. Wenn ein wiederkehrender (kreditgenehmigter) Kunde eine Bestellung aufgibt, sollte der Workflow die Bestellung automatisch an die Erfüllungsphase weiterleiten.
3) Auftragsabwicklung
Dieser Schritt umfasst die Vorbereitung der Bestellung für den Versand oder die Planung des Tages/der Uhrzeit für die Aktivierung eines Dienstes. SCM und Bestandsmanagement spielen eine entscheidende Rolle bei der schnellen und effizienten Erfüllung von Aufträgen. Obwohl es sich um unterschiedliche, aber miteinander verbundene Konzepte handelt, befasst sich das SCM mit der Beförderung von Waren auf einer Makroebene und umfasst Aspekte wie Transport, Finanzen, Lagerhaltung, IT, Personalwesen usw.. Die Bestandsverwaltung hilft bei der Erfüllung von Aufträgen und der Bestandsverfolgung.
Wenn eine Bestellung nicht ausgeführt werden kann, sollte eine automatische Benachrichtigung an den Kunden geschickt werden, die ihm die Möglichkeit gibt, die Bestellung zu stornieren oder zu warten, bis das Produkt wieder verfügbar ist. Um Probleme bei der Rechnungsstellung zu vermeiden, sollte die Rechnungsabteilung benachrichtigt werden, wenn die Bestellung nicht ausgeführt werden kann.
4) Versand
Wenn es um Produkte geht, hängt der erfolgreiche Versand weitgehend von der Logistik ab. Dieser Schritt im Zyklus erfordert regelmäßige Audits und die sofortige Aktualisierung von Daten aus dem Auftrags- und Fulfillment-Management, um Abholung und Lieferung genau zu koordinieren.
5) Rechnungsstellung
In dieser kritischen Phase des O2C-Zyklus beginnt der Prozess der Debitorenbuchhaltung (AR). Die Rechnungen müssen alle notwendigen Informationen enthalten, wie z. B.:
- Datum der Bestellung
- Versanddatum
- Versand- und Rechnungsadresse
- Eine Beschreibung der angebotenen Produkte und Dienstleistungen
- Kosten des Artikels
- Einzelheiten zur Zahlung
- Kreditbedingungen
- Gebühren
- Steuern
Um die Genauigkeit zu verbessern und die rechtzeitige Zustellung von Rechnungen zu gewährleisten, ist die Automatisierung entscheidend. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie Rechnungen auf verschiedene Arten anbieten, z. B. per E-Mail oder Post.
6) Debitoren
Neben der Erstellung und Zustellung von Rechnungen stimmt das AR-Team die Zahlungen ab und verfolgt sie, untersucht Probleme bei der Rechnungsstellung, behebt Fehler und stellt ungenaue Rechnungen neu aus. Unter der Voraussetzung, dass die Zahlungen pünktlich erfolgen, sollte die Zahlung automatisch zugewiesen werden. Wenn vordefinierte Schwellenwerte für ausstehende Forderungen erreicht werden, sollten automatisch Nachrichten an den Kunden gesendet werden, damit Sie Säumnisgebühren und Kontosperrungen einfach verwalten können.
7) Sammlungen
Die Verwaltung unbezahlter Forderungen ist zeitaufwändig und kann bei falscher Handhabung zu Problemen mit der Kundenzufriedenheit führen. Um den Prozess zu rationalisieren und sicherzustellen, dass die Inkassoinitiativen korrekt sind, muss diese Phase automatisiert werden. Ein effizientes Inkassomanagement setzt voraus, dass den Inkassobüros alle benötigten Informationen zur Verfügung stehen, vorzugsweise auf einem einzigen Bildschirm.
So können sie leicht auf die Kundenhistorie zugreifen, ausstehende Forderungen einsehen und Inkassostrategien verfolgen, überprüfen und umsetzen. Wenn Sie das Inkasso auslagern, sollte die Software in der Lage sein, Daten mit dem Inkassobüro auszutauschen.
8) Verbuchung von Erträgen
Um den Abschlussprozess zu beschleunigen, ist eine Software zur Automatisierung der Umsatzrealisierung ein Muss. Da Einnahmen erst dann verbucht werden können, wenn sie verdient wurden, ist die Genauigkeit dieses Schritts entscheidend. Mit der richtigen Software für die Umsatzrealisierung optimieren Sie das Umsatzmanagement für jedes Preismodell, jeden Abrechnungsansatz und jedes Werbeangebot - und bleiben dabei konform mit ASC 606 und IFRS 15.
9) Analysieren Sie
In dieser Phase des Zyklus werden Daten von allen Berührungspunkten gesammelt und verwaltet, einschließlich Verkäufe, Bestellungen, Zahlungen, Kunden usw. Dieser fortlaufende Prozess ermöglicht es Ihnen, die gesammelten Daten in jeder Phase des O2C-Zyklus zu überwachen und zu analysieren. Anhand der erhaltenen Metriken können Sie den Order-to-Cash-Prozess anpassen und verbessern und Ineffizienzen beseitigen.
In Anbetracht der multifunktionalen Reichweite und der Komplexität von O2C birgt dieser komplexe Prozess inhärente Ineffizienzen, erhebliche Herausforderungen und Interaktionen, die sich negativ auf die Kundenzufriedenheit auswirken können.
Überwindung von Ineffizienzen und Herausforderungen bei der Auftragsabwicklung
Wenn es Ihnen wie vielen Ihrer Kollegen geht, sind Ihre O2C-Prozesse fragmentiert und ineffizient geworden. Dies kann zu vielen Dingen führen wie:
Ineffiziente Nutzung der internen Ressourcen
Von der Erstellung von Kundenaufträgen über die Entwicklung und den Versand von Rechnungen bis hin zur Umsatzrealisierung - die manuelle Bearbeitung dieser Aufgaben ist zeitaufwändig. Außerdem führt dies häufig zu Verzögerungen und Fehlern bei der Auftragsabwicklung. Um die O2C-Effizienz zu maximieren und Fehler in Geschäftsprozessen zu reduzieren, ist die Automatisierung von Arbeitsabläufen ein Muss. Auf diese Weise können Sie die Effizienz steigern, Fehler reduzieren und mit weniger Ressourcen mehr erreichen - und das bei gleichbleibend hoher Qualität.
Verzögerungen bei der Auftragsverwaltung
Alles, was innerhalb des Auftragsverwaltungsprozesses geschieht - von der Auftragserfassung bis zum Produktversand/zur Aktivierung der Dienstleistung - wirkt sich auf den Order-to-Cash-Zyklus aus. Bei manueller Bearbeitung verlängern interne Unterbrechungen und Prozessverzögerungen die Zeit zwischen Auftragsannahme und Umsatzrealisierung. Langwierige Vertrags- und Auftragsgenehmigungsprozesse führen beispielsweise zu unzufriedenen Kunden, was wiederum zu verlorenen Aufträgen und verpassten Upsell-/Cross-Sell-Möglichkeiten führt.
Begrenzte Zahlungsmöglichkeiten
Die Einziehung von Zahlungen für gelieferte Produkte oder erbrachte Dienstleistungen ist das, was Ihr Unternehmen in den schwarzen Zahlen hält. Wenn Unternehmen nur traditionelle Zahlungsmethoden anbieten, kann der Zahlungsvorgang sehr langsam werden. Dies kann auch dazu führen, dass potenzielle Kunden bei Konkurrenten kaufen, die eine Vielzahl von Zahlungsarten akzeptieren.
Das Angebot einer Vielzahl von elektronischen und manuellen Zahlungsoptionen ist für die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens von entscheidender Bedeutung. Stellen Sie sicher, dass die Zahlungsoptionen alle Zahlungsanforderungen erfüllen, indem Sie Debit-/Kreditkarten, Schecks, PayPal, Lastschriftverfahren und Schließfächer anbieten. Zahlungen sollten über gehostete Zahlungsseiten, ein Kundenportal oder durch vermittlerunterstützte Transaktionen akzeptiert werden.
Darüber hinaus verbessert ein Zahlungs-Gateway Ihre Fähigkeit, Zahlungsmethoden der Wahl des Kunden zu akzeptieren, sowie den Zahlungsprozess zu vereinfachen und schneller bezahlt zu werden.
Ad-hoc-Inkasso und Umsatzrealisierung
In einer perfekten Welt würden die Menschen ihre Zahlungen pünktlich oder vor dem Fälligkeitsdatum der Rechnung leisten. Da dies nicht immer der Fall ist, hilft ein automatisiertes System, das Rechnungsstellung, Mahnwesen, Inkasso und Zahlungsabwicklung in einer einzigen Lösung vereint, die Außenstandsdauer der Forderungen (DSO) zu reduzieren, den Cashflow zu verbessern, Umsatzeinbußen zu verhindern und positive Kundenbeziehungen zu schaffen.
Sobald die Zahlung erfolgt ist, muss Ihr Finanzteam entscheiden, wann der Umsatz verbucht werden kann, was ein langwieriger und fehleranfälliger Prozess ist. Mit der richtigen Lösung für das Umsatzmanagement können Sie den gesamten Q2C- und Umsatzrealisierungsprozess verwalten und das Umsatzmanagement rationalisieren, um Umsätze gemäß den Standards ASC 606 und IFRS 15 zuzuordnen, abzustimmen, zu überwachen und zu realisieren.
Sicherheitsrisiken und Nichteinhaltung von Vorschriften
Bei der manuellen Abwicklung des Order-to-Cash-Prozesses ist es fast unmöglich, die Sicherheitsprotokolle und Compliance-Vorschriften einzuhalten. Es gibt PCI-Sicherheitsstandards für die Verarbeitung von Kreditkartenzahlungen. DKIM-Protokoll für den Versand von E-Mails aus der Lösung. Einhaltung der Verschlüsselungsstandards FIPS 140-2 Level 2 und Level 3. Die Automatisierung ermöglicht es Ihnen, den Finger auf böswillige, anormale und nicht autorisierte Aktivitäten zu legen.
Wenn es um die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften geht, egal ob national oder international, ermöglicht Ihnen die Automatisierung die Anpassung an ASC 606 und IFRS 15, die Aufrechterhaltung interner Kontrollen über die Finanzberichterstattung und den Schutz von Kundendaten durch die Einhaltung von SOC 1 und 2 sowie den Schutz der Zahlungs- und persönlichen Daten Ihrer Kunden durch die Einhaltung von PCI und GDPR.
Ungenaue oder inkonsistente Metriken
Um die Vorteile zu maximieren, sollten Sie Ihre O2C-Prozesse laufend überwachen und anpassen. Dies erfordert bereinigte und normalisierte Daten aus mehreren Systemen. Mit genauen und aktuellen Metriken werden Geschäftsentscheidungen auf intelligenten Daten beruhen. Um sicherzustellen, dass Sie über alle erforderlichen Informationen verfügen, benötigen Sie nicht nur Berichte, sondern auch Dashboards und Analysen, die anpassbar und in Echtzeit verfügbar sind.
Getrennte Anwendungen
Wenn Systeme nicht integriert sind, fragmentieren sie den Prozess von der Bestellung bis zur Bezahlung. Dies schränkt Ihre Fähigkeit ein, Leistungsdaten über den gesamten Zyklus hinweg zu verfolgen, z. B. Kundenbeziehungen, Länge des Verkaufszyklus, Kundeneinführung, Upselling/Cross-Sales, stornierte Aufträge, unbezahlte Rechnungen, Umsatz, Kundenabwanderung usw.
Mithilfe von Anwendungsprogrammierschnittstellen (APIs) oder Unternehmensanschlüssen können Sie alles vom Vertrieb und der Bereitstellung bis zur Buchhaltung rationalisieren. Dies ermöglicht eine durchgängige Automatisierung Ihrer wichtigen Anwendungen wie Finanzwesen, Customer Relationship Management (CRM), Enterprise Resource Planning (ERP), Business Process Management (BPM), Hauptbuchhaltung, Steuerlösungen usw. Durch die nahtlose Integration reduzieren Sie manuelle Aufgaben und Fehler, vermeiden Umsatzeinbußen, verbessern die Kundenerfahrung und vieles mehr.
Optimieren Sie den Order-to-Cash-Zyklus mit Automatisierung
Die Optimierung Ihres O2C-Zyklus hat viele Vorteile. Sie verbessern den Einkaufsprozess, machen die erneute Eingabe von Bestellinformationen überflüssig und führen Bestellungen schnell und korrekt aus - und das gleich beim ersten Mal. All dies minimiert die Intervention des Kundensupports, reduziert Auftragsrückstände, verringert die DSO, verbessert die Umsatzrealisierung, erhöht den Cashflow, verbessert die Genauigkeit der Aufzeichnungen und Berichte und sorgt für ein außergewöhnliches Kundenerlebnis.
BillingPlatform bietet Ihnen die nötige Leistung, um den O2C-Zyklus zu automatisieren und zu rationalisieren. Unser unternehmenstaugliches System unterstützt alle Ihre Geschäftsanforderungen - jedes Produkt, jede Dienstleistung, jedes Geschäftsmodell - auf einer einzigen Plattform. Sind Sie bereit, Ihre O2C-Prozesse zu automatisieren und die Kundenbindung zu verbessern? Wenden Sie sich an unsere Experten und erfahren Sie, wie!
