Les logiciels de facturation ne se limitent pas à l'envoi de factures. Il est au cœur même de votre capacité à maintenir un flux de trésorerie sain. Si vous gérez encore vos factures manuellement ou si vous utilisez une solution de facturation obsolète, il est fort probable que vous rencontriez des retards de paiement.
Les retards de paiement appartiennent au passé
Votre objectif est de générer des revenus, et une entreprise saine repose sur un flux régulier de revenus. Que se passe-t-il lorsque les paiements sont retardés pour des raisons indépendantes de votre volonté ? Examinons un scénario qui se produit trop souvent.
Nous supposerons que votre entreprise a vendu pour des centaines de milliers de dollars de votre solution de gestion de la relation client (CRM) en mode SaaS (Software-as-a-Service). La livraison et la mise en œuvre se sont déroulées sans problème et le client a été facturé. Cependant, juste avant la date prévue pour le paiement, le client a contesté le nombre de ressources utilisées au cours de la période de facturation. Résultat : un retard de paiement.
Le fait de lier les recettes à une seule facture peut signifier qu'il faut attendre des mois, des trimestres, voire plus, pour obtenir des recettes durement gagnées. Pour certaines entreprises, cela peut faire la différence entre un fonctionnement dans le rouge et un fonctionnement dans le noir.
Existe-t-il une solution à ce dilemme de paiement ? La réponse est un oui retentissant et se trouve dans la facturation basée sur les événements.
La facturation événementielle expliquée
La facturation basée sur les événements va au-delà du modèle de facturation par abonnement. Au lieu de facturer sur la base de modèles de tarification forfaitaire, à prix fixe, etc., les clients sont facturés sur la base d'événements facturables ou du montant exact correspondant à leur consommation. Si un événement facturable ne se produit pas au cours d'un cycle de facturation, le client n'est pas facturé.
Pour mieux l'expliquer, prenons un exemple concret. Pour la majorité de ses services en nuage, AWS propose une approche basée sur les événements (pay-as-you-go). Les clients ne paient que pour les services individuels consommés. Si aucun service n'est utilisé au cours d'un cycle de facturation, aucune facture n'est générée. Dans un autre exemple, nous supposerons qu'une entreprise vend des offres comprenant des fonctionnalités telles que les appels API, le stockage de fichiers et l'analyse. La facturation basée sur les événements permet aux entreprises d'associer des prix à chacune des fonctionnalités proposées. Si un client effectue 50 appels API, utilise 10 Go de stockage et exécute 3 rapports analytiques, sa facture mensuelle reflétera chacun des trois événements facturables et leurs coûts associés.
Prenez le contrôle de la situation
Lorsque les factures sont basées sur des événements facturables, les entreprises contrôlent le moment où elles sont générées. Par exemple, vous devez créer une facture pour l'utilisation d'un logiciel, mais le cycle de facturation du client ne coïncide pas avec le moment où l'utilisation a eu lieu. Au lieu d'attendre le prochain cycle de facturation, le logiciel de facturation basé sur les événements permet de générer une facture en réponse à des événements spécifiques prédéfinis qui sont basés sur l'utilisation ou d'autres champs personnalisés.
La facturation basée sur les événements vous permet d'utiliser les données d'événements que vous capturez déjà pour définir la validation d'une facture. Avec un cycle de facturation basé sur les événements, vous pouvez définir un ensemble d'attributs au niveau du produit qui détaillent un regroupement naturel d'événements de facturation, ainsi qu'un événement unique qui signale la "clôture" d'une facture. Dans ce modèle, l'utilisation passe continuellement du système de facturation au système ERP, ainsi qu'à d'autres sources. Cela génère automatiquement des factures lorsque l'événement de "clôture" a lieu. Vous pouvez également définir vos composants de facturation de manière à ce qu'ils accumulent les frais, puis "clôturent" la facture sur un cycle spécifique. Cela permet de créer un intervalle de temps commun pour la génération de factures pour un sous-ensemble de produits et de services.
Quels sont les avantages pour le client ?
Lorsque votre logiciel de facturation offre à vos clients la possibilité de facturer en fonction des événements, ils ont le contrôle sur le montant de leurs dépenses et sur le moment où elles sont effectuées. Prenons l'exemple de l'accès au serveur et du téléchargement de données. Supposons que vos clients paient un montant fixe pour les téléchargements chaque mois, que les données soient téléchargées ou non. Avec l'option de facturation basée sur les événements, les clients peuvent choisir le moment du téléchargement des données et ne payer que les services utilisés au cours de ce cycle de facturation. Bien qu'il s'agisse d'un avantage important pour les clients, ceux-ci bénéficient d'autres avantages, tels que
- Centrage sur le client : En alignant votre tarification directement sur la façon dont les clients utilisent vos produits et services, ils ne paient que pour la valeur reçue.
- Transparence : Les factures détaillées permettent aux clients de voir la corrélation entre l'utilisation et le coût, ce qui crée un sentiment de transparence et de confiance.
- Satisfaction du client : Compte tenu de l'équité de cette approche axée sur les valeurs, la satisfaction des clients augmente, ce qui favorise leur fidélité.
Le logiciel de facturation simplifie les choses
Avec des modèles et des processus de facturation déjà en place, comment intégrer un modèle qui vous permette de bénéficier d'une facturation en temps quasi réel ? La facturation événementielle est possible avec le bon logiciel de facturation, ce qui vous permet d'obtenir le meilleur des deux mondes. Par exemple, vous pouvez continuer à utiliser des cycles de facturation planifiés et les faire coexister avec le cycle de facturation événementielle pour certains produits, services ou clients. Cette approche permet d'ajouter et d'évaluer facilement des règles. Quel que soit votre modèle de facturation actuel, la facturation basée sur les événements a la priorité sur les cycles par défaut. Cela vous permet d'engranger des revenus plus rapidement que jamais.
Les logiciels d'automatisation des factures offrent aux équipes financières la possibilité de regrouper des frais similaires dans des factures distinctes. En outre, il est possible de définir des événements qui déclenchent des fermetures et des livraisons de factures. En outre, les cycles de facturation peuvent être programmés pour n'envoyer des factures que lorsque des stocks spécifiques quittent des magasins désignés pour des livraisons juste à temps ou d'autres scénarios. Et ce n'est pas tout...
Simplifier avec l'IA
L'intelligence artificielle (IA) peut encore simplifier le processus de facturation. L'utilisation d'algorithmes d'apprentissage automatique (ML) et de traitement du langage naturel (NLP) permet à l'IA de transformer le traitement des factures. Au final, le système devient plus efficace, plus précis et plus transparent. Voici comment l'IA ajoute une nouvelle couche de simplicité à la facturation basée sur les événements.
- Capture des factures : L'IA peut capturer automatiquement des factures à partir de diverses sources, telles que les courriels, les PDF et les documents numérisés.
- Extraction et validation des données : Après avoir capturé les données des factures, les algorithmes d'IA valident les informations en les recoupant avec les bons de commande, les contrats et d'autres documents pertinents.
- Processus de rapprochement et d'approbation : L'IA peut faire correspondre les factures avec les bons de commande et les reçus correspondants, en identifiant les éventuelles divergences. Si tout concorde, la facture est automatiquement acheminée pour approbation. En cas de divergences, l'IA peut signaler les problèmes pour un examen plus approfondi, garantissant ainsi que seules les factures valides sont traitées.
- Traitement des paiements : Après approbation, l'IA peut programmer et exécuter les paiements sur la base de règles et de calendriers prédéfinis afin de garantir des paiements en temps voulu.
La mise en œuvre de l'IA apporte une multitude d'avantages qui améliorent considérablement le traitement des factures. Il peut s'agir d'une efficacité et d'une précision accrues, d'économies, d'une amélioration de la conformité et de la détection des fraudes, ainsi que de l'évolutivité.
Commencez dès aujourd'hui avec la facturation basée sur les événements
Lorsqu'un logiciel de facturation limite les possibilités d'automatisation des cycles de facturation, vous êtes contraint de générer des factures sur la base de déclencheurs prédéfinis. Il peut s'agir de l'acceptation d'un projet, de la livraison d'un nombre spécifique de produits ou d'un pourcentage spécifique d'achèvement du projet. Tout cela peut se traduire par un nombre excessif de factures mensuelles susceptibles de donner lieu à des litiges et à des retards de paiement.
Grâce à la facturation basée sur les événements, BillingPlatform vous aide à éviter les retards de paiement et à être payé plus rapidement. Nous vous donnons la possibilité de configurer vos produits pour qu'ils se "ferment" et envoient des factures séparées en fonction d'événements ou d'actions spécifiques. Nos solutions de facturation et de reconnaissance des revenus fonctionnent en tandem. Lorsqu'un événement est déclenché, que ce soit par BillingPlatform ou par une solution tierce, le revenu de la vente peut être automatiquement reconnu. Cela améliore considérablement votre flux de trésorerie.
Êtes-vous prêt à vous lancer dans la facturation basée sur les événements ? Contactez notre équipe dès aujourd'hui pour en savoir plus sur notre solution.
