Un logiciel de facturation ne se limite pas à l'envoi de factures. Il est au cœur même de votre capacité à maintenir une trésorerie saine. Les logiciels de facturation automatisent la création des factures, le traitement des paiements et le suivi des paiements. Si vous gérez encore vos factures manuellement ou si vous utilisez une solution de facturation obsolète, il y a de fortes chances que vous soyez confronté à des retards de paiement.
Faites en sorte que les retards de paiement ne soient plus qu'un mauvais souvenir
Votre objectif est de générer du chiffre d'affaires, et la bonne santé d'une entreprise repose sur un flux régulier de recettes. Que se passe-t-il lorsque les paiements sont retardés en raison de circonstances indépendantes de votre volonté ? Examinons un scénario qui se produit bien trop souvent.
Supposons que votre entreprise ait vendu pour plusieurs centaines de milliers de dollars de sa solution SaaS (Software-as-a-Service) de gestion de la relation client (CRM). La livraison et la mise en œuvre se sont déroulées sans encombre, et le client a reçu sa facture. Cependant, juste avant la date prévue pour le paiement, le client a contesté le nombre de ressources utilisées au cours de la période de facturation. Conséquence : un retard de paiement.
Lier vos recettes à une seule facture peut vous obliger à attendre des mois, voire des trimestres, avant de toucher l'argent que vous avez durement gagné. Et pour certaines entreprises, cela peut faire la différence entre être dans le rouge ou dans le vert.
Existe-t-il une solution à ce casse-tête lié au paiement ? La réponse est un « oui » catégorique, et elle réside dans la facturation à l'événement.
Tout savoir sur la facturation à l'événement
La facturation à l'événement va au-delà du modèle de facturation par abonnement. Au lieu d'une facturation basée sur des modèles tarifaires forfaitaires, à prix fixe, etc., les clients sont facturés en fonction d'événements facturables ou du montant exact correspondant à leur consommation. Si aucun événement facturable ne se produit au cours d'un cycle de facturation, le client n'est pas facturé.
Pour mieux comprendre, prenons un exemple concret. Pour la plupart de ses services cloud, AWS propose une approche basée sur les événements (paiement à l’utilisation). Les clients ne paient que pour les services qu’ils consomment. Si aucun service n’est utilisé au cours d’un cycle de facturation, aucune facture n’est émise. Prenons un autre exemple : supposons qu’une entreprise propose des offres comprenant des fonctionnalités telles que des appels d’API, le stockage de fichiers et l’analyse de données. La facturation à l’événement permet aux organisations d’associer des tarifs à chacune des fonctionnalités proposées. Si un client effectue 50 appels d’API, utilise 10 Go de stockage et génère 3 rapports d’analyse, sa facture mensuelle reflétera chacun de ces trois événements facturables ainsi que les coûts qui y sont associés.
Prenez les choses en main
Lorsque les factures sont basées sur des événements facturables, les entreprises ont le contrôle sur le moment où elles souhaitent les émettre. Imaginons, par exemple, que vous deviez créer une facture relative à l’utilisation d’un logiciel, mais que le cycle de facturation du client ne coïncide pas avec la période d’utilisation. Au lieu d’attendre le prochain cycle de facturation, un logiciel de facturation basé sur les événements permet d’émettre une facture en réponse à des événements spécifiques prédéfinis, liés à l’utilisation ou à d’autres champs personnalisés.
La facturation basée sur les événements vous permet d’utiliser les données d’événements que vous collectez déjà pour définir l’émission d’une facture. Avec un cycle de facturation basé sur les événements, vous pouvez définir un ensemble d’attributs au niveau du produit qui décrivent un regroupement naturel d’événements de facturation, ainsi qu’un événement unique qui signale la « clôture » d’une facture. Dans ce modèle, les données d’utilisation transitent en continu du système de facturation vers le système ERP, ainsi que vers d’autres sources. Cela génère automatiquement des factures lorsque l’événement de « clôture » se produit. Vous pouvez également définir vos composants de facturation de manière à ce qu’ils cumulent les frais, puis « clôturent » la facture selon un cycle spécifique. Cela permet de créer un intervalle de temps commun pour la génération des factures d’un sous-ensemble de produits et de services.
Quels sont les avantages pour le client ?
Lorsque votre logiciel de facturation offre à vos clients la possibilité d’opter pour une facturation à l’événement, ceux-ci peuvent contrôler le montant de leurs dépenses et le moment où elles sont engagées. Pour illustrer cela, prenons l’exemple de l’accès au serveur et des téléchargements de données. Supposons que vos clients paient chaque mois un montant fixe pour les téléchargements, qu'ils aient ou non transféré des données. Grâce à l'option de facturation à l'événement, les clients peuvent choisir quand télécharger leurs données et ne paient que pour les services utilisés au cours de ce cycle de facturation. Outre cet avantage significatif, les clients bénéficient d'autres avantages, tels que :
- Orientation client : En adaptant directement vos tarifs à la manière dont les clients utilisent vos produits et services, ceux-ci ne paient que pour la valeur dont ils bénéficient.
- Transparence : Les factures détaillées permettent aux clients de voir le lien entre leur consommation et le coût, ce qui crée un sentiment de transparence et de confiance.
- Satisfaction client : Grâce à l'équité de cette approche axée sur les valeurs, la satisfaction client augmente, ce qui favorise la fidélité des clients.
Un logiciel de facturation qui simplifie la vie
Avec des modèles et des processus de facturation déjà en place, comment intégrer un modèle vous permettant de tirer parti d’une facturation en temps quasi réel ? La facturation basée sur les événements est possible grâce à un logiciel de facturation adapté, vous permettant ainsi de profiter du meilleur des deux mondes. Par exemple, vous pouvez continuer à utiliser des cycles de facturation planifiés tout en les faisant coexister avec le cycle de facturation basé sur les événements pour certains produits, services ou clients. Grâce à cette approche, les règles sont faciles à ajouter et à évaluer. Quel que soit votre modèle de facturation actuel, la facturation basée sur les événements prend le pas sur les cycles par défaut. Cela vous permet de comptabiliser vos revenus plus rapidement que jamais.
Les logiciels d'automatisation de la facturation offrent aux équipes financières la flexibilité nécessaire pour regrouper des frais similaires au sein de factures distinctes. Ils permettent également de définir les événements qui déclenchent la clôture des factures et leur envoi. De plus, les cycles de facturation peuvent être programmés pour que les factures ne soient envoyées que lorsque des stocks spécifiques quittent des magasins désignés, dans le cadre de livraisons « juste à temps » ou d'autres scénarios. Et ce n'est pas tout…
Simplifiez-vous la vie grâce à l'IA
L'intelligence artificielle (IA) peut simplifier encore davantage le processus de facturation. En s'appuyant sur des algorithmes d'apprentissage automatique (ML) et le traitement du langage naturel (NLP), l'IA contribue à transformer le traitement des factures. Au final, cela rend le système plus efficace, plus précis et plus transparent. Voici comment l'IA apporte une simplicité supplémentaire à la facturation liée aux événements.
- Saisie des factures : L'IA permet de saisir automatiquement des factures provenant de diverses sources, telles que des e-mails, des fichiers PDF et des documents numérisés.
- Extraction et validation des données : Une fois les données des factures saisies, des algorithmes d’IA valident ces informations en les recoupant avec les bons de commande, les contrats et d’autres documents pertinents.
- Processus de rapprochement et de validation : L'IA peut faire correspondre les factures aux bons de commande et aux justificatifs d'achat correspondants, en identifiant les éventuelles divergences. Si tout correspond, la facture est automatiquement transmise pour validation. En cas de divergences, l'IA peut signaler les problèmes pour un examen plus approfondi, garantissant ainsi que seules les factures valides sont traitées.
- Traitement des paiements : Une fois l'autorisation obtenue, l'IA peut planifier et exécuter les paiements selon des règles et des calendriers prédéfinis afin de garantir leur versement dans les délais.
La mise en œuvre de l'IA apporte de nombreux avantages qui améliorent considérablement le traitement des factures. Parmi ceux-ci, on peut citer un gain d'efficacité, une précision accrue, des économies de coûts, une meilleure conformité et une détection plus efficace des fraudes, ainsi qu'une évolutivité accrue.
Commencez dès aujourd'hui à utiliser la facturation basée sur les événements
Lorsque votre logiciel de facturation limite vos possibilités en matière de cycles de facturation automatisés, vous êtes contraint de générer des factures en fonction de déclencheurs prédéfinis. Il peut s'agir, par exemple, de l'acceptation d'un projet, de la livraison d'un nombre précis de produits ou d'un pourcentage spécifique d'avancement du projet. Tout cela peut entraîner un nombre excessif de factures mensuelles, ce qui augmente le risque de litiges liés à la facturation et de retards de paiement.
Grâce à sa facturation basée sur les événements, BillingPlatform vous aide à éviter les retards de paiement et à être payé plus rapidement. Nous vous offrons la possibilité de configurer vos produits pour qu’ils « clôturent » et envoient des factures distinctes en fonction d’événements ou d’actions spécifiques. Nos solutions de facturation et de comptabilisation des revenus fonctionnent en tandem. Lorsqu’un événement est déclenché – que ce soit depuis BillingPlatform ou depuis une solution tierce –, le chiffre d’affaires généré par la vente peut être automatiquement comptabilisé. Cela améliore considérablement votre trésorerie.
Êtes-vous prêt à vous lancer dans la facturation à l'événement ? Contactez notre équipe dès aujourd'hui pour en savoir plus sur notre solution.
