Saviez-vous que 67 % des entreprises utilisent l'automatisation pour standardiser ou automatiser les tâches quotidiennes ? Dans ce cas, pourquoi près de 95 % des travailleurs déclarent-ils encore effectuer des tâches répétitives et chronophages ? Alors que les organisations automatisent de nombreux processus, elles négligent souvent la facturation comme élément de leur transformation numérique. Pourtant, comprendre ce qu'est un système de facturation automatisé et son importance est crucial pour la satisfaction des clients et pour rester en tête de la concurrence.
Qu'est-ce qu'un système de facturation automatisé ?
Un système de facturation automatisé vous permet de rationaliser et d'automatiser les fonctions de facturation courantes, mais souvent complexes et fastidieuses. Ces fonctions peuvent inclure la facturation, le traitement des paiements, l'approvisionnement, la relance, la gestion des revenus, les déclencheurs d'événements clients, etc. Un système de facturation automatisé vise à faire gagner du temps et de l'argent en rassemblant les données de plusieurs systèmes sur une plateforme unique. Il crée ensuite des factures précises, assure une livraison dans les délais et reçoit les paiements à temps.
Tous les systèmes de facturation automatisée ne sont pas identiques. Assurez-vous que le système que vous utilisez est adapté à votre entreprise et à ses processus spécifiques. Pour vous aider à choisir le bon système, examinons cinq problèmes courants liés à la facturation. Nous verrons ensuite comment le bon système de facturation automatisée peut atténuer (voire éliminer) ces problèmes.
Choisir le bon système de facturation automatisée
"Dans le monde numérique d'aujourd'hui, où tout va très vite, il ne suffit plus de survivre, il faut prospérer. Pour éviter d'entraver les flux de trésorerie, assurez-vous de ne pas passer des cycles interminables sur les processus de facturation. Examinez les problèmes de facturation suivants et demandez-vous s'ils sont devenus un problème récurrent pour mon organisation.
Défi 1 :
Mon système n'offre pas la souplesse nécessaire pour répondre aux besoins en constante évolution des entreprises et des clients.
Un système de facturation agile peut facilement s'adapter pour résoudre les problèmes commerciaux d'aujourd'hui, ainsi que les incertitudes de demain. Les systèmes de facturation automatisés s'adaptent facilement aux changements du marché et des clients, ce qui résout le problème courant des systèmes rigides. Ils sont configurables en quelques clics pour permettre des ajustements rapides.
Ces systèmes intègrent des fonctionnalités de flux de travail pour les processus d'entreprise. Ils vous permettent d'automatiser facilement n'importe quel processus et de configurer des flux de travail personnalisés basés sur n'importe quel élément de la plateforme.
Assurez-vous que le système de facturation automatisé que vous choisissez vous permet de le faire :
- Créez des règles personnalisées afin de rationaliser toutes les activités de facturation, de l'utilisation au recouvrement en passant par la médiation.
- Envoi de factures sur la base de cycles et de paramètres centrés sur le client
- Traiter les paiements en temps réel
- Suivre les retards de paiement et alerter les clients défaillants
- Mise en place d'une logique de relance automatisée pour les cartes de crédit/débit expirées
- Mise en place de notifications automatiques pour les cartes de crédit/débit refusées
- Créer des flux de travail pour les déclencheurs sensibles au facteur temps et générer automatiquement des rapports critiques.
- Générer des rapports financiers précis et intégrer des informations directement dans les tableaux de bord
Défi 2 :
Mon équipe financière doit accéder à plusieurs systèmes et déclarer manuellement les recettes, ce qui nous expose au risque de non-conformité régionale et internationale.
Relevez le défi grâce à un système automatisé de gestion des revenus entièrement configurable. Rester en conformité devient rapidement ingérable si l'on utilise des processus manuels ou d'anciens systèmes de facturation qui nécessitent un codage important. Un logiciel intelligent de reconnaissance des revenus vous permet de rationaliser la gestion des revenus pour les allouer, les rapprocher, les contrôler et les reconnaître. Et ce, quel que soit le modèle de tarification, l'approche de facturation ou l'offre promotionnelle, tout en restant conforme à l'ASC 606 et à l'IFRS 15.
Défi 3 :
Le maintien de l'évolution des normes de conformité en matière de comptabilité et de sécurité pèse sur notre rentabilité.
Utilisez un système de facturation automatisé pour aligner vos processus de facturation sur les normes réglementaires mondiales et les lois spécifiques à chaque pays. Le paysage réglementaire évolue fréquemment. Si vous utilisez une solution de facturation prête à l'emploi ou des processus de facturation manuels, vous risquez de ne plus être en conformité.
Pour rester en phase avec les changements constants des normes de sécurité et de conformité nationales et internationales, vous avez besoin d'un système de facturation automatisé. Un système qui vous permette de reconfigurer rapidement et sans effort les processus de facturation et les protocoles de sécurité.
Pour minimiser les risques réglementaires, le système de facturation automatisé doit permettre de :
- Chiffrer les données confidentielles
- Recueillir, stocker et traiter des informations financières en toute sécurité, sans nécessiter une implication considérable des services informatiques.
- Contrôler l'accès des utilisateurs et leur donner la possibilité de modifier rapidement leur accès.
- Reconfigurer rapidement les processus de facturation et les protocoles de sécurité
Défi 4 :
Les fuites de revenus pèsent sur ma rentabilité.
Relever le défi en réduisant les cycles de recouvrement et en améliorant les flux de trésorerie. Si vous êtes confronté à des pertes de revenus, vous n'êtes pas le seul. Selon Ernst and Young, environ 42 % des entreprises sont confrontées à des pertes de revenus. Les entreprises perdent de 1 à 5 % de l'EBITA (bénéfice avant intérêts, impôts et amortissements) en raison de processus de suivi des paiements et d'une gestion des contrats médiocres.
Un système de facturation automatisé rationalise les processus de recouvrement, ce qui vous permet de minimiser les pertes de revenus et les cycles de recouvrement tout en améliorant le flux de trésorerie. Le bon système automatisé de recouvrement et de gestion des créances combine la facturation, la relance, le recouvrement et le traitement des paiements en une seule solution. Il permet aux entreprises de réduire les délais d'encaissement, d'améliorer la trésorerie et de renforcer les relations avec les clients.
Défi 5 :
Le taux d'attrition des clients est en hausse.
Surmonter le désabonnement en éliminant les erreurs de facturation et en permettant aux clients de se servir eux-mêmes. Soyons réalistes : personne ne se réjouit de recevoir une facture. Si la facture contient des erreurs et des surfacturations, la fidélité du client que vous essayez de fidéliser commence à s'éroder.
Vous ne vous en rendez peut-être pas compte, mais la facturation est la communication la plus fréquente que vous ayez avec vos clients. C'est pourquoi il est si important d'offrir une expérience exceptionnelle, à chaque fois.
Les modèles de facturation devenant de plus en plus complexes, il est essentiel que votre système de facturation automatisé soit flexible et efficace. Il doit assurer un suivi transparent des frais, fournir des factures exactes et offrir aux clients un accès sûr et facile pour effectuer leurs paiements. Des modèles de tarification à la taxation en passant par les factures, un système de gestion de la facturation flexible et automatisé permet de maximiser les revenus et d'améliorer l'expérience des clients.
Lorsqu'il s'agit de répondre aux besoins d'une clientèle diversifiée, un système de facturation automatisé est indispensable. Cependant, tout comme il n'y a pas deux clients identiques, il n'y a pas deux solutions de facturation automatisée identiques.
Le bon système de facturation automatisé répond aux besoins en constante évolution des entreprises et des clients. Il réduit ou élimine les tâches manuelles sujettes aux erreurs, protège les données, respecte les normes de conformité et de sécurité, comble les lacunes en matière de pertes de revenus et offre une expérience client exceptionnelle. Et il y a encore d'autres raisons d'automatiser votre système de facturation d'entreprise auxquelles vous n'avez peut-être pas pensé.
Automatisez vos processus de facturation dès aujourd'hui
Le traitement manuel de la facturation, des paiements, des crédits et des remboursements, des soldes impayés, des recouvrements et de la reconnaissance des revenus est inefficace. Elle est sujette aux erreurs et peut entraîner des goulets d'étranglement dans les flux de trésorerie.
La nécessité de relever ces défis pousse les entreprises à exiger plus de flexibilité de la part de leurs systèmes de facturation automatisés. Chez BillingPlatform, notre solution de facturation basée sur le cloud s'adapte facilement à toutes les exigences de votre entreprise. Cela inclut tous les produits, services et modèles d'entreprise, afin que vous disposiez des informations nécessaires pour gérer votre entreprise de manière plus efficace, plus précise et plus contrôlée.
Couvrant tous les points de contact de la facturation, le système de facturation de nouvelle génération de BillingPlatform offre l'agilité dont vous avez besoin. Vous pouvez automatiser n'importe quel processus commercial, vous conformer aux normes comptables régionales et internationales, adhérer à la réglementation mondiale et aux législations spécifiques à chaque pays, réduire les pertes de revenus, créer et fournir des factures précises et opportunes. Tout cela améliorera vos relations avec vos clients. Contactez notre équipe dès aujourd'hui pour savoir comment nous pouvons vous aider à vous engager sur la voie de l'automatisation de la facturation !
