En el segundo trimestre de 2023, la deuda de los consumidores alcanzó la astronómica cifra de 16,84 billones de dólares, lo que supone un aumento del 4,5 % respecto al año anterior. La deuda de las tarjetas de crédito estadounidenses y otros tipos de préstamos renovables superó el billón de dólares en agosto de 2023, y los saldos pendientes de las tarjetas bancarias se situaron un 18,1 % por encima de los niveles de 2022. Con la inflación persistiendo, la cantidad de dinero adeudada está provocando que los hogares y las empresas tengan dificultades para hacer frente a sus pagos. Así pues, tanto si se trata de una pequeña o mediana empresa (PYME) como de una gran empresa, una cosa es segura: el cobro de las deudas impagadas requiere mucho tiempo y está plagado de dificultades. Aquí es donde un sistema de gestión de deudas y cobros puede ayudarte a mantener el flujo de ingresos.
Por qué es importante la gestión de la deuda
Independientemente del sector, las empresas se centran en aumentar los ingresos procedentes de nuevas ventas. Sin embargo, la otra cara de la moneda de las nuevas ventas es el cobro de las deudas pendientes y, a menos que tu negocio sea un establecimiento que solo acepte pagos en efectivo, las deudas impagadas pueden provocar problemas de flujo de caja.
Cuando las deudas entran en mora, es responsabilidad de tu departamento de cuentas por cobrar (AR) gestionar todo lo relacionado con el cobro del dinero adeudado. Independientemente del tamaño de tu departamento de cuentas por cobrar, sus operaciones y procesos de cobro pueden dar lugar a errores que impidan cobrar el dinero adeudado.
Al incorporar un sistema de gestión de deuda y cobros, se puede eliminar el trabajo manual, reducir los errores, cobrar las cantidades adeudadas más rápidamente y reducir las amortizaciones por deudas incobrables. Aunque el personal de cuentas por cobrar es el principal usuario del sistema, este también beneficia a la empresa en su conjunto.
Estas son las tres áreas clave que se beneficiarán de un sistema de gestión de la deuda y de cobros.
- Empresa: Para mejorar el flujo de caja, las empresas deben conocer las cuentas en riesgo, el importe total de los ingresos vencidos y los saldos atrasados. Esta información debe estar actualizada y ser fácilmente accesible para garantizar que se puedan tomar las medidas adecuadas con una intervención manual mínima.
- Responsable de cobros: Para garantizar que los procesos y estrategias de cobro se apliquen de forma coherente en todas las cuentas morosas, es importante realizar un seguimiento sistemático y preciso del progreso de sus agentes de cobro.
- Agentes de cobro: Para aumentar la productividad y las tasas de éxito de los cobradores, las empresas necesitan herramientas que prioricen las cuentas que requieren atención, automaticen las notificaciones y alertas, y agilicen las interacciones con los clientes.
Ninguna empresa puede evitar por completo los impagos. Sin embargo, un buen sistema de gestión de deudas y cobros ofrece numerosas ventajas. Permite agilizar el proceso de gestión de deudas y cobros, mejorar el flujo de caja, acortar los ciclos de cobro y mejorar la experiencia del cliente. Y las ventajas no terminan ahí.
Ventajas de un sistema de gestión de deudas y cobros
Los procesos de gestión de cuentas por cobrar y de cobro son complejos y laboriosos. Sin embargo, un sistema de gestión de deudas y cobros alivia esta carga y, al mismo tiempo, ofrece importantes ventajas.
Recibe los pagos más rápido
Un sistema integrado de gestión de la deuda y de cobros ayuda a las empresas a automatizar las notificaciones y alertas, agilizar los pagos y ofrecer opciones de pago cómodas a los clientes.
Centralizar los datos
Tanto si utilizas hojas de cálculo como otros procesos manuales, es probable que la información sobre los pagos y la morosidad de los clientes esté dispersa en múltiples registros. Si no todos los miembros de tu equipo de cuentas por cobrar pueden acceder a ella, esto da lugar a datos contradictorios y a la pérdida de oportunidades para cobrar las deudas a medida que van acumulando antigüedad. Una fuente de datos centralizada elimina el trabajo manual y garantiza unos datos más precisos y coherentes.
Aumentar la eficiencia
La automatización elimina la necesidad de que el personal revise y procese manualmente los registros de cuentas vencidas. Esto libera recursos del departamento de cuentas por cobrar para que puedan centrarse en otros aspectos del cobro de deudas que requieren un análisis manual. Además, les proporciona tiempo para gestionar el cobro de las cuentas vencidas.
Mejorar la previsión de pagos y el flujo de caja
Gracias a la capacidad de recopilar, analizar y compartir datos coherentes, podrás determinar con mayor facilidad el periodo medio de cobro (DSO), los índices de rotación, la eficacia en el cobro y mucho más.
Reducir las amortizaciones por deudas incobrables
La automatización del proceso de gestión de la deuda y de cobro te permite realizar un seguimiento periódico de los impagos. Esto te permite resolver las disputas antes, reducir el número de cuentas que requieren medidas de cobro y disminuir el importe de la deuda incobrable.
Aumentar la rentabilidad
Un buen sistema de gestión de deudas y cobros puede ayudarte a evitar recurrir a una agencia de cobros, lo que te ahorra tener que ceder un porcentaje del pago obtenido.
Mejorar las relaciones con los clientes
La automatización reduce al mínimo los errores humanos, garantizando que las facturas, los recordatorios de pago, etc., contengan toda la información pertinente y se envíen a tiempo (y sin errores).
Un sistema específico para la gestión de la deuda y el cobro elimina los problemas habituales. Pueden surgir problemas debido a datos incorrectos o incompletos. También pueden surgir problemas por no llevar un control de los importes pendientes de pago. Además, pueden surgir problemas por carecer de la información necesaria sobre los pagos atrasados.
Simplifica la gestión de cobros y mejora el flujo de caja
Independientemente del sector o del tamaño de tu empresa, la implantación de un sistema de gestión de deudas y cobros te permite minimizar las bajas por deudas incobrables, aumentar la productividad de los empleados y mejorar la satisfacción de los clientes.
Con un sistema adecuado de gestión de la deuda y de cobro (que combine la facturación, los recordatorios de pago y el cobro en una única solución), podrás gestionar de forma proactiva los cobros, reducir el plazo medio de cobro (DSO) y mejorar el flujo de caja.
«Collections» de BillingPlatform es una solución de software de cobro automatizado que reduce los ciclos de cobro y mejora el flujo de caja. Para ilustrar cómo «Collections» automatiza los procesos de cobro, veamos un caso típico de cobro.
- Cuando la cuenta de un cliente lleva 7 días de retraso en el pago, se envía automáticamente un recordatorio de pago.
- Si la cuenta acumula 14 días de mora, se envía una notificación automática para informar al personal de cobros de que se ponga en contacto con el cliente.
- El cliente se compromete a abonar el pago mínimo adeudado en los próximos 5 días, y los detalles de dicho compromiso de pago quedan registrados en la cuenta del cliente.
- La fecha de vencimiento del pago ya ha pasado y no se ha recibido ningún pago. En este momento se activan dos acciones: una para suspender la cuenta y otra para enviar un segundo aviso por correo electrónico.
- Tres días después se realiza el pago, lo que activa otro mecanismo para reanudar el servicio.
Cobros de BillingPlatform
Con «Cobros», obtienes un mayor control sobre las facturas pendientes. El panel de control de cobros, totalmente configurable, ofrece todo lo que tus agentes de cobros necesitan en una sola pantalla: desde el estado en tiempo real de todas las actividades, pasando por una lista priorizada de cuentas con acciones pendientes, hasta un fácil acceso al historial del cliente; de este modo, los agentes de cobros pueden mantenerse al día con sus cuentas y cobrar los saldos pendientes más rápidamente. En el caso de los clientes morosos, las estrategias de cobro pueden ser totalmente automatizadas o una combinación de procesos automatizados y manuales.
Las estrategias de cobro utilizadas pueden adaptarse a los distintos segmentos de clientes en función de parámetros predefinidos y aplicarse a intervalos predeterminados. Cuando es necesario ajustar las estrategias de cobro, la inteligencia empresarial ofrece visibilidad en tiempo real sobre el rendimiento de dichas estrategias y realiza cambios de forma dinámica, lo que garantiza que siempre se utilicen las estrategias más eficaces.
Descubre todo el potencial de un sistema automatizado de gestión de deudas y cobros
¿Estás listo para automatizar tus procesos de gestión de deuda y cobro? Con BillingPlatform, reducirás el periodo medio de cobro (DSO) hasta un 20 %, triplicarás la productividad y reducirás la pérdida de clientes hasta un 15 %. Con nosotros, dispondrás de un ecosistema financiero integrado que te permitirá minimizar la pérdida de ingresos, cobrar más rápido, mejorar la rentabilidad, optimizar la productividad de los empleados y mejorar la experiencia del cliente.
No esperes más para poner en marcha tu sistema de gestión de deudas y cobros con garantías de éxito; ponte en contacto con nuestro equipo de expertos para ver cómo podemos ayudarte.
