Im 2. Quartal 2023 erreichten die Verbraucherschulden die atemberaubende Höhe von 16,84 Billionen US-Dollar – ein Anstieg von 4,5 % gegenüber dem Vorjahr. Die US-Kreditkartenschulden und andere Arten von revolvierenden Krediten überstiegen im August 2023 die Marke von 1 Billion US-Dollar, wobei die ausstehenden Salden auf Bankkarten um 18,1 % über dem Stand von 2022 lagen. Angesichts der anhaltenden Inflation bringt die Höhe der Schulden Haushalte und Unternehmen in Zahlungsschwierigkeiten. Ganz gleich, ob Sie ein kleines oder mittleres Unternehmen (KMU) oder ein Großunternehmen sind – eines ist sicher: Das Eintreiben unbezahlter Forderungen ist zeitaufwendig und mit zahlreichen Herausforderungen verbunden. Hier kann ein System für Forderungsmanagement und Inkasso dazu beitragen, Ihren Umsatzfluss aufrechtzuerhalten.
Warum Schuldenmanagement wichtig ist
Unabhängig von der Branche konzentrieren sich Unternehmen darauf, ihren Umsatz durch Neugeschäft zu steigern. Die Kehrseite des Neugeschäfts ist jedoch das Einziehen ausstehender Zahlungen, und sofern Ihr Unternehmen nicht ausschließlich mit Bargeld arbeitet, können unbezahlte Forderungen zu Liquiditätsproblemen führen.
Wenn Forderungen überfällig werden, ist es Aufgabe Ihrer Debitorenbuchhaltung, alle Angelegenheiten im Zusammenhang mit der Eintreibung der ausstehenden Beträge zu regeln. Unabhängig von der Größe Ihrer Debitorenbuchhaltung können bei den Inkassovorgängen und -prozessen Fehler auftreten, die dazu führen, dass Gelder nicht eingezogen werden.
Durch die Einführung eines Systems für das Forderungsmanagement und das Inkasso können Sie manuellen Aufwand vermeiden, Fehler reduzieren, ausstehende Zahlungen schneller einziehen und Forderungsausfälle verringern. Zwar sind die Mitarbeiter der Debitorenbuchhaltung die Hauptnutzer des Systems, doch profitiert das gesamte Unternehmen davon.
Hier sind die drei wichtigsten Bereiche, die von einem System für das Schuldenmanagement und das Inkasso profitieren werden.
- Unternehmen: Um den Cashflow zu verbessern, müssen Unternehmen wissen, welche Forderungen risikobehaftet sind, wie hoch der Gesamtbetrag der überfälligen Forderungen ist und wie sich die Fälligkeitsstruktur der Forderungen darstellt. Diese Informationen müssen aktuell und jederzeit verfügbar sein, damit mit minimalem manuellem Aufwand geeignete Maßnahmen ergriffen werden können.
- Inkassomanager: Um sicherzustellen, dass Inkassoprozesse und -strategien bei allen überfälligen Forderungen einheitlich angewendet werden, ist es wichtig, dass der Fortschritt Ihrer Inkassomitarbeiter systematisch und genau nachverfolgt wird.
- Inkassounternehmen: Um die Produktivität und Erfolgsquote der Inkassobeauftragten zu steigern, benötigen Unternehmen Tools, die Konten, die besonderer Aufmerksamkeit bedürfen, priorisieren, Benachrichtigungen und Warnmeldungen automatisieren und die Interaktion mit Kunden optimieren.
Kein Unternehmen kann Zahlungsrückstände vollständig vermeiden. Das richtige System für Forderungsmanagement und Inkasso bietet jedoch zahlreiche Vorteile. Sie können den Prozess des Forderungsmanagements und des Inkassos optimieren, den Cashflow verbessern, die Inkassozyklen verkürzen und das Kundenerlebnis verbessern. Und das sind noch längst nicht alle Vorteile.
Vorteile eines Systems für das Forderungsmanagement und die Inkassobearbeitung
Die Forderungs- und Inkassoprozesse sind komplex und aufwendig. Ein System für das Forderungsmanagement und das Inkasso entlastet jedoch und bietet gleichzeitig erhebliche Vorteile.
Zahlungen schneller erhalten
Ein integriertes System für das Forderungsmanagement und das Inkasso unterstützt Unternehmen dabei, Benachrichtigungen und Warnmeldungen zu automatisieren, Zahlungsabläufe zu optimieren und ihren Kunden bequeme Zahlungsmöglichkeiten anzubieten.
Daten zentralisieren
Unabhängig davon, ob Sie Tabellenkalkulationen oder andere manuelle Verfahren nutzen, sind Informationen zu Kundenzahlungen und Zahlungsrückständen wahrscheinlich auf mehrere Datensätze verteilt. Wenn nicht alle Mitarbeiter Ihres Debitorenmanagement-Teams darauf zugreifen können, führt dies zu widersprüchlichen Daten und verpassten Möglichkeiten, Forderungen im Laufe der Zeit einzutreiben. Eine zentralisierte Datenquelle macht manuellen Aufwand überflüssig und sorgt für genauere und einheitlichere Daten.
Effizienz steigern
Durch die Automatisierung entfällt die Notwendigkeit, überfällige Forderungen manuell zu prüfen und zu bearbeiten. Dadurch werden Ressourcen im Debitorenmanagement freigesetzt, sodass sich die Mitarbeiter auf andere Aspekte des Inkassos konzentrieren können, die eine manuelle Analyse erfordern. Zudem gewinnen sie Zeit, um die Begleichung überfälliger Forderungen voranzutreiben.
Verbesserung der Zahlungsprognosen und des Cashflows
Dank der Möglichkeit, einheitliche Daten zu erfassen, zu analysieren und weiterzugeben, können Sie die Forderungslaufzeit (DSO), die Umschlagshäufigkeit, die Effektivität des Inkassos und vieles mehr leichter ermitteln.
Abschreibungen auf uneinbringliche Forderungen reduzieren
Durch die Automatisierung des Forderungsmanagements und des Inkassoprozesses können Sie Zahlungsrückstände regelmäßig nachverfolgen. So können Sie Streitfälle schneller klären, die Anzahl der Konten reduzieren, bei denen Inkassomaßnahmen erforderlich sind, und den Umfang uneinbringlicher Forderungen verringern.
Die Rentabilität steigern
Mit dem richtigen System für das Forderungsmanagement und die Inkassotätigkeit können Sie möglicherweise den Einsatz eines Inkassounternehmens vermeiden, wodurch die Abführung eines Prozentsatzes der eingezogenen Zahlung entfällt.
Die Kundenbeziehungen verbessern
Durch die Automatisierung werden menschliche Fehler minimiert, wodurch sichergestellt wird, dass Rechnungen, Zahlungserinnerungen usw. alle relevanten Informationen enthalten, rechtzeitig versendet werden (und fehlerfrei sind).
Ein speziell entwickeltes System für das Forderungsmanagement und die Inkassobearbeitung beseitigt häufige Herausforderungen. Probleme können durch fehlerhafte oder fehlende Daten entstehen. Probleme können auch dadurch entstehen, dass unbezahlte Beträge nicht nachverfolgt werden. Darüber hinaus können Probleme dadurch entstehen, dass die erforderlichen Informationen über überfällige Zahlungen fehlen.
Vereinfachung des Forderungsmanagements und Verbesserung des Cashflows
Unabhängig von der Branche oder der Größe Ihres Unternehmens können Sie durch die Einführung eines Systems für das Forderungsmanagement und das Inkasso Forderungsausfälle minimieren, die Produktivität Ihrer Mitarbeiter steigern und die Kundenzufriedenheit verbessern.
Mit dem richtigen System für das Forderungsmanagement und die Inkassobearbeitung (das Rechnungsstellung, Mahnwesen und Inkasso in einer einzigen Lösung vereint) können Sie die Inkassoprozesse proaktiv steuern, die Forderungslaufzeit (DSO) verkürzen und den Cashflow verbessern.
„Collections“ von BillingPlatform ist eine automatisierte Software-Lösung für das Inkasso, die die Inkassozyklen verkürzt und den Cashflow verbessert. Um zu veranschaulichen, wie „Collections“ die Inkassoprozesse automatisiert, betrachten wir ein typisches Inkassoszenario.
- Wenn eine Kundenrechnung 7 Tage überfällig ist, wird automatisch eine Zahlungserinnerung versendet.
- Wenn die Zahlung 14 Tage überfällig ist, wird automatisch eine Benachrichtigung versendet, die die Mitarbeiter der Debitorenbuchhaltung auffordert, den Kunden zu kontaktieren.
- Der Kunde erklärt sich bereit, die fällige Mindestzahlung innerhalb der nächsten 5 Tage zu leisten, und die Einzelheiten dieser Zahlungszusage werden im Kundenkonto vermerkt.
- Der Zahlungstermin ist bereits verstrichen, ohne dass eine Zahlung eingegangen ist. Zu diesem Zeitpunkt werden zwei Ereignisse ausgelöst: eines zur Sperrung des Kontos und ein weiteres, das eine zweite E-Mail-Benachrichtigung versendet.
- Drei Tage später erfolgt die Zahlung, wodurch ein weiterer Auslöser für die Wiederaufnahme des Dienstes gesetzt wird.
Inkasso durch BillingPlatform
Mit „Collections“ erhalten Sie mehr Kontrolle über ausstehende Rechnungen. Das konfigurierbare Inkasso-Dashboard bietet Ihren Inkassomitarbeitern alles, was sie benötigen, auf einem einzigen Bildschirm – vom Echtzeitstatus aller Aktivitäten über eine nach Priorität geordnete Liste der Konten mit fälligen Maßnahmen bis hin zum einfachen Zugriff auf die Kundenhistorie. So behalten Ihre Inkassomitarbeiter den Überblick über ihre Konten und können ausstehende Beträge schneller eintreiben. Bei säumigen Kunden können Inkassostrategien entweder vollständig automatisiert sein oder eine Kombination aus automatisierten und manuellen Prozessen darstellen.
Die eingesetzten Inkassostrategien können anhand vordefinierter Parameter auf verschiedene Kundensegmente zugeschnitten und in festgelegten Intervallen durchgeführt werden. Wenn Inkassostrategien angepasst werden müssen, bietet Business Intelligence einen Echtzeit-Einblick in die Leistung der Inkassostrategien und nimmt dynamisch Änderungen vor, sodass Sie stets die effektivsten Strategien einsetzen.
Nutzen Sie das Potenzial eines automatisierten Systems für das Forderungsmanagement und die Inkassobearbeitung
Sind Sie bereit, Ihre Prozesse im Bereich Schuldenmanagement und Inkasso auf Autopilot zu stellen? Mit BillingPlatform senken Sie die Forderungslaufzeit (DSO) um bis zu 20 %, steigern die Produktivität um das Dreifache und verringern die Abwanderungsrate um bis zu 15 %. Bei uns erhalten Sie ein integriertes Finanzökosystem, mit dem Sie Umsatzverluste minimieren, Zahlungen schneller einziehen, die Rentabilität verbessern, die Produktivität Ihrer Mitarbeiter optimieren und das Kundenerlebnis steigern können.
Warten Sie nicht länger, bis Ihr System für Schuldenmanagement und Inkasso erfolgreich eingerichtet ist – wenden Sie sich an unser Expertenteam, um zu erfahren, wie wir Ihnen helfen können.
