Wie funktioniert die CPQ/CRM-Integration?

Mehr als 91 % der Unternehmen (mit mehr als 11 Mitarbeitern) nutzen Customer-Relationship-Management-Software (CRM). Viele dieser Unternehmen planen, sich der wachsenden Zahl von Unternehmen anzuschließen, die eine CPQ-Lösung (Configure, Price, Quote) einsetzen. Dieser Blogbeitrag zeigt, wie Sie das Beste aus beiden Anwendungen herausholen können, und hebt die Vorteile einer CPQ-CRM-Integration hervor.

In Verbindung mit CRM hilft CPQ dem Vertrieb dabei, den Verkaufszyklus zu beschleunigen, manuelle Konfigurations- und Preisberechnungsfehler zu reduzieren, Angebote zu automatisieren und mehr Angebote in Verkäufe umzuwandeln. Ursprünglich war CPQ ein eigenständiges Produkt zur Verwaltung von Produktspezifikationen. Heute ist CPQ kein eigenständiges Backoffice-Tool mehr, sondern ein integraler Bestandteil der Prozesse in den Bereichen Vertrieb, Einkauf und Kundenerlebnis.

CPQ und CRM: Gemeinsam besser

Was haben diese beiden scheinbar so unterschiedlichen Softwarelösungen gemeinsam, und warum springen alle auf den Zug der CPQ/CRM-Integration auf? Schauen wir uns zunächst einmal kurz den Zweck der einzelnen Tools an.

CPQ-Lösungen unterstützen Unternehmen bei der Angebotserstellung für komplexe und konfigurierbare Produkte. Darüber hinaus ermöglichen sie es Unternehmen, Rabatte, Sonderangebote oder Preisnachlässe angemessen anzuwenden.

Der Begriff „CRM“ bezeichnet die Grundsätze, Vorgehensweisen und Richtlinien, an die sich ein Unternehmen im Umgang mit seinen Kunden hält. Er umfasst die gesamte Kundenbeziehung, einschließlich vertriebs- und servicebezogener Prozesse, Prognosen sowie der Analyse von Kundentrends und -verhalten.

Im Mittelpunkt dieser beiden Lösungen steht der Vertrieb! Als Speicherort für Kundendaten wird das CRM über den gesamten Kundenlebenszyklus hinweg genutzt, beginnend mit der Pflege von Leads. Sobald ein potenzieller Kunde eine bestimmte Schwelle erreicht hat, wird der Lead an den Vertrieb weitergeleitet, um den Pflegeprozess abzuschließen und den Abschluss zu erzielen. Sobald der Vertrieb den Lead übernimmt, kommt CPQ ins Spiel, indem es die Konfigurations- und Preisberechnungsvorgänge beschleunigt. Außerdem stellt es sicher, dass das versendete Angebot fehlerfrei ist.

Im Wesentlichen ergänzt CPQ das CRM. Für sich genommen bieten beide enorme Vorteile, doch in Kombination werden sie zu einem leistungsstarken Motor für Ihre Vertriebs- und Kundenzufriedenheitsinitiativen.

Wenn Sie bereit sind, Ihre CPQ- und CRM-Lösungen zu integrieren, sollten Sie folgende Punkte beachten.

• Sorgen Sie für einen nahtlosen Ablauf über alle Systeme hinweg: Die Daten zwischen Ihrem CRM- und Ihrem CPQ-System müssen synchronisiert werden, damit dem Vertrieb eine einzige verlässliche Informationsquelle zur Verfügung steht.
• Genehmigungsabläufe automatisieren: Stellen Sie sicher, dass Sie in Ihrem CPQ-Softwaresystem Geschäftsregeln festlegen, damit Vertriebsmitarbeiter sofort benachrichtigt werden, wenn die eingegebenen Preise und Rabatte außerhalb Ihrer Unternehmensrichtlinien liegen. Ist dies der Fall, sollte das Angebot unverzüglich und automatisch zur internen Genehmigung weitergeleitet werden.
• Kommunikation: Wenn Sie den ohnehin schon vollgepackten Arbeitsalltag Ihrer Vertriebsmitarbeiter um eine weitere technologische Ebene erweitern, kann dies zu Frustration führen. Informieren Sie Ihre Mitarbeiter unbedingt über die Vorteile, die ihnen die Einführung eines kombinierten CPQ/CRM-Tools bietet.

Was können Sie als Unternehmen von einer CPQ-CRM-Integration erwarten? Hier sind die vier wichtigsten Vorteile:

1. Schneller auf Kundenanforderungen reagieren: Da Vertriebsmitarbeiter die Bedürfnisse der Kunden erkennen können, sind sie in der Lage, schnell eine Lösung zu finden, die diesen Anforderungen entspricht. Durch die Integration von CPQ und CRM können Ihre Vertriebsmitarbeiter schnell und einfach genaue Kundendaten und -anforderungen abrufen. So können sie Angebote erstellen und unterbreiten, die die am besten geeignete Produktkonfiguration und Preisgestaltung enthalten.
2. Verbesserung der Abschlussquoten und Margen: Die Automatisierung durch ein kombiniertes CPQ/CRM-System ermöglicht es Vertriebsmitarbeitern, durch optimierte Konfiguration und Preisgestaltung besser auf die Kundenbedürfnisse einzugehen. Zudem werden menschliche Fehler reduziert, was zu einem effektiveren Vertrieb führt. So können Sie nicht nur die Anzahl der abgeschlossenen Geschäfte steigern, sondern auch höhere Gewinnmargen erzielen.
3. Senkung der Herstellungskosten (COGS): Wenn CPQ und CRM nicht miteinander integriert sind, kann es zu langwierigen und andauernden Absprachen zwischen Vertrieb und Auftragsabwicklung kommen. Vertriebsmitarbeiter können Preise und Lagerbestände ganz einfach abfragen und die Auftragsabwicklung über ein einziges System überwachen. Auf diese Weise können Sie Gemeinkosten senken und die Rentabilität weiter steigern.
4. Verbessern Sie das Kundenerlebnis und schließen Sie mehr Geschäfte ab: Die Anforderungen der Kunden sind gestiegen und steigen weiter – und nichts ist schlimmer, als einem Interessenten ein Angebot zu schicken, das ungenau oder unvollständig ist oder seinen Anforderungen nicht entspricht. Indem Sie die Erstellung präziser Angebote beschleunigen, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass aus Interessenten Kunden werden. Außerdem bleiben bestehende Kunden Ihrer Marke eher treu. Die Bereitstellung schneller und präziser Angebote kann den Ausschlag geben, ob ein Verkauf zustande kommt oder an einen Wettbewerber verloren geht.

Warum sollte man CPQ in andere IT-Systeme integrieren?

Konsistente und präzise Datenflüsse erfordern eine enge Integration zwischen verschiedenen Systemen – nämlich CRM, CPQ und Abrechnung. Zunächst werden wir die Wechselwirkungen zwischen CRM und CPQ untersuchen. Betrachtet man den Prozess aus architektonischer Sicht, so ist CPQ zwischen Ihrem CRM und der Abrechnung angesiedelt.

Da Produktkonfigurationen immer komplexer werden und der Erfolg bei der Akquise von Aufträgen von einer präzisen und wettbewerbsfähigen Preisgestaltung abhängt, wird ein nahtloser Datenfluss zwischen diesen Lösungen immer wichtiger.

Hier sind die vier wichtigsten Vorteile einer Integration von CPQ und Abrechnung:

1. Überwinden Sie die durch Silos verursachten Hindernisse: Wie bereits erwähnt, hängt der Abschluss von Geschäften von der Fähigkeit Ihrer Vertriebsmitarbeiter ab, Produkte schnell und präzise zu konfigurieren und wettbewerbsfähige Preise zu erstellen. Durch die Integration der Abrechnung fließen Preisdaten nahtlos zwischen den Systemen, was die Angebotserstellung und die Abrechnungsprozesse vereinfacht.
2. Optimierung des Angebotsprozesses: Durch die Integration der Rechnungsstellung können Vertriebsmitarbeiter Angebote schneller erstellen, den Genehmigungsprozess beschleunigen und dem Interessenten ein präzises, im Unternehmensdesign gestaltetes Angebot unterbreiten. Mithilfe eines Produktkatalogs, einer Angebotsvorlage und eines automatisierten Workflows verläuft der Angebotsprozess reibungslos, sodass Angebote schneller erstellt werden können.
3. Verbessertes Vertragsmanagement: Für eine einfachere und präzisere Vertragsverwaltung können Sie kundenspezifische Preise festlegen, Regeln sowie Tarifklassen definieren und Kontenhierarchien erstellen, um die Übersichtlichkeit der Verträge zu verbessern. Anhand der bereitgestellten wertvollen Informationen können Sie Tarifänderungen entsprechend zukünftiger Vertragsbedingungen planen. Außerdem können Sie so versäumte Fristen und nicht eingehaltene Vertragsbedingungen vermeiden.
4. Personalisieren Sie das Kundenerlebnis: Um wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen Sie Ihren Kunden das bieten, was sie wollen – und das ist heute Personalisierung. Von individuellen Produktkonfigurationen über exklusive Preispakete bis hin zu Sonderaktionen und Rabatten: Kunden erwarten, dass Sie sie kennen und ihnen ein außergewöhnliches Erlebnis bieten. Unabhängig vom Preismodell – Abonnement, nutzungsbasiert, hybrid oder dynamisch – ermöglicht eine enge Integration Ihrer Front- und Backoffice-Systeme den Vertriebsmitarbeitern einen nahtlosen Zugriff auf die wichtigen Daten, die sie für eine 360-Grad-Sicht auf den Kunden benötigen.

Durch die Integration Ihrer CPQ-, CRM- und Abrechnungssysteme lässt sich der manuelle Aufwand erheblich reduzieren. Ihre Vertriebsmitarbeiter erhalten an einem Ort einen einheitlichen Überblick über alle benötigten Informationen.

Befähigen Sie Ihre Vertriebsmitarbeiter, mehr Geschäfte abzuschließen … und das schneller

Um wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen präzise Angebote zum bestmöglichen Preis schnell erstellt werden – und das bei gleichbleibender Rentabilität. Durch den Wegfall fehleranfälliger und zeitaufwändiger manueller Arbeitsschritte erhalten die Vertriebsmitarbeiter genau das, was sie brauchen. So können sie Angebote erstellen, die aus Interessenten umsatzbringende Kunden machen.

Müssen Ihre Vertriebsmitarbeiter immer noch mehrere Systeme, Tabellenkalkulationen, E-Mails usw. unter einen Hut bringen, nur um ein Angebot zu erstellen? Unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens wird die Integration von CPQ, CRM und Abrechnung immer mehr zu einer Notwendigkeit. Unsere cloudbasierte CPQ-Software bietet eine einheitliche „Quote-to-Cash“-Lösung, die Ihnen eine einzige Quelle der Wahrheit liefert – vom ersten Eintrag im CRM-System über eine Vielzahl von Preis- und Rabattmodellen bis hin zur Umsatzrealisierung. Mit BillingPlatform erhalten Sie eine All-in-One-Lösung, die eine sofort einsatzbereite Integration in praktisch alle wichtigen Kernsysteme Ihres Unternehmens ermöglicht und so für ein wirklich integriertes IT-Ökosystem sorgt. Kontaktieren Sie uns noch heute, um mehr darüber zu erfahren, wie wir Sie bei Ihrer CPQ-CRM-Integration unterstützen können.