Die Abrechnung von Software-as-a-Service (SaaS) gilt als Teilbereich der abonnementbasierten Abrechnung und bezieht sich auf den Prozess der Rechnungserstellung und des Zahlungseinzugs. Im Wesentlichen besteht der Abrechnungsprozess aus drei Schritten: 1) Erstellung der Rechnung, 2) Versand der Rechnung und 3) Einzug der Zahlung vom Kunden. Um diesen Punkt zu erreichen, sind jedoch weitere Aktivitäten erforderlich, darunter Preisgestaltung und Tarifierung, Besteuerung, Gutschriften und Rückerstattungen, Mahnwesen, Inkasso und Umsatzrealisierung. An dieser Stelle wird der Prozess kompliziert und fehleranfällig, insbesondere wenn er manuell abgewickelt wird. Was ist der einfachste Weg, um manuelle Aufgaben zu verringern und Abrechnungsfehler zu reduzieren? Mit einem Wort: Automatisierung. Durch die Automatisierung des gesamten Prozesses mit einer SaaS-Abrechnungssoftware optimieren Sie alle Aspekte der Rechnungsstellung und des Zahlungsverkehrs.
Warum sollten Sie Abrechnungsprozesse automatisieren?
Die richtige SaaS-Rechnungssoftware wurde entwickelt, um die Abrechnungs- und Zahlungsprozesse zu optimieren, und bietet die erforderlichen Tools zur Automatisierung des gesamten „Quote-to-Cash“-Prozesses (Q2C). Sehen wir uns die einzelnen wichtigen Zahlungsvorgänge einmal genauer an.
Preise und Bewertungen
Mit den richtigen Tools lassen sich selbst die komplexesten Abrechnungs- und Tarifierungsszenarien automatisieren. Zahlreiche vorgefertigte Tarifierungsmethoden bieten Ihnen die Flexibilität, schnell Preismodelle zu erstellen, die den Wert Ihrer Produkte und Dienstleistungen widerspiegeln. Wenn Sie die Abrechnung auf der Grundlage einer Kombination verschiedener Faktoren vornehmen möchten, bietet Ihnen die SaaS-Abrechnungssoftware die Möglichkeit, formelbasierte Berechnungen ähnlich wie in Excel durchzuführen.
Besteuerung
Dank der Flexibilität von Software zur Rechnungsstellungsautomatisierung können Sie interne Steuerfunktionen nutzen oder externe Steuermodule integrieren, um eine effiziente Berechnung von Umsatzsteuer, Mehrwertsteuer, GST oder anderen Steuerarten zu gewährleisten und so die Einhaltung globaler, regionaler und lokaler Steuervorschriften sicherzustellen.
Rechnungsstellung
Je nach Ihren Anforderungen können Sie mit einer SaaS-Rechnungssoftware Rechnungen nach Region, Tochtergesellschaft, Kunde oder Branche anzeigen – ganz ohne individuelle Programmierung oder IT-Unterstützung. Dank der Unterstützung komplexer Kontenhierarchien lassen sich Rechnungen dynamisch zusammenfassen oder aufschlüsseln. Schließlich ermöglichen konfigurierbare Rechnungsvorlagen die Gestaltung individueller Rechnungen nach Geschäftsbereich, Wiederverkäufer/Vertriebspartner oder Region.
Zahlungen
Mit einer SaaS-Rechnungssoftware können Sie Zahlungen auf einer einzigen automatisierten Plattform einziehen und abrechnen und so sicherstellen, dass eingegangene Zahlungen korrekt zugeordnet werden. In der Regel bietet das System eine Vielzahl elektronischer und manueller Zahlungsmethoden wie Debit-/Kreditkarten, Schecks, PayPal, Lastschriftverfahren und Lockboxen. Hinzu kommen gehostete Zahlungsseiten zur Unterstützung aller erforderlichen Zahlungsmethoden, ein Kunden-Zahlungsportal sowie die Möglichkeit, Transaktionen mit Unterstützung durch Mitarbeiter abzuwickeln.
Die Zahlungsautomatisierung sollte zudem die Flexibilität bieten , internationale Zahlungen abzuwickeln, indem sie Funktionen für mehrere Währungen und regionsspezifische Authentifizierungsprotokolle bereitstellt. Außerdem sollte sie in der Lage sein, komplexe geschäftliche Anforderungen wie mehrere juristische Personen und die Trennung von Bargeld zu berücksichtigen. Darüber hinaus sollte die Software SOC- und PCI-konforme Zahlungsgateway-Partner bereitstellen, damit Sie sicher sein können, dass Ihre Kunden einen schnellen und sicheren Bezahlvorgang erleben.
Gutschriften und Rückerstattungen
Durch die Automatisierung der Zahlungsprozesse können Sie eine der arbeitsintensivsten Aufgaben im Abrechnungszyklus optimieren. Mit Geschäftsregeln und Workflows, die auf die Buchhaltungsprozesse Ihres SaaS-Unternehmens abgestimmt sind, können Sie Rechnungen schnell und präzise gutschreiben und Zahlungen zurückerstatten. Eine leistungsstarke SaaS-Rechnungssoftware bietet zusätzliche Funktionen für komplexe Gutschriften und Rückerstattungen. So können Sie mehrere Einzelposten-Gutschriften in einer einzigen Gutschrift zusammenfassen oder vorläufige Rechnungsanpassungen als negative Beträge auf der Rechnung ausweisen. Die Transaktionen werden anschließend automatisch auf die Kundensalden und Hauptbuchkonten weitergeleitet. Dadurch wird eine genaue Berichterstattung gewährleistet, sodass Ihr Unternehmen und Ihre Kunden auf dem Dashboard stets einen korrekten Status einsehen können.
Mahnung
Mit der richtigen SaaS-Rechnungssoftware können Sie eine oder mehrere Mahnmaßnahmen einrichten, die zu unterschiedlichen Zeitpunkten ausgelöst werden, sobald vordefinierte Schwellenwerte erreicht werden. Mithilfe des integrierten Workflows können Sie die Verwaltung von Verzugsgebühren, Kontosperrungen und Kundenbenachrichtigungen automatisieren sowie Nachrichten einfach planen und individuell anpassen, um Kunden über überfällige Beträge auf dem Laufenden zu halten.
Sammlungen
Wenn Rechnungsstellung, Mahnwesen, Inkasso und Zahlungsabwicklung auf einer einzigen Plattform vereint werden, verkürzen Sie proaktiv die Forderungslaufzeit (DSO) und verbessern den Cashflow. Gleichzeitig bauen Sie während des gesamten Inkassoprozesses positive Kundenbeziehungen auf. Das System sollte folgende Komponenten umfassen:
- Ein konfigurierbares Inkasso-Dashboard, das einen Echtzeit-Überblick über alle Aktivitäten und eine nach Priorität geordnete Liste der Konten bietet, bei denen Maßnahmen erforderlich sind, sowie die Möglichkeit, Inkassostrategien zu verfolgen, zu überprüfen und umzusetzen.
- Automatische Benachrichtigungen und Warnmeldungen halten Kunden über ausstehende Beträge auf dem Laufenden. Außerdem verfolgen sie Zahlungsverpflichtungen und bieten konfigurierbare Strategien, die automatisch aktiviert werden, sobald vordefinierte Schwellenwerte erreicht werden.
- Flexible Mahnstrategien, um Maßnahmen mit der richtigen Mischung aus automatisierten und manuellen Mahnprozessen individuell anzupassen.
- Analysen, um Einblicke in die Wirksamkeit von Inkassostrategien zu gewinnen, sowie die Möglichkeit, dynamisch Anpassungen vorzunehmen.
- Datenaustausch mit Inkassounternehmen, um Daten problemlos an das Inkassounternehmen Ihrer Wahl weiterzugeben.
Umsatzrealisierung
Mit intelligenter und automatisierter Software zur Umsatzrealisierung können Sie Ihr Umsatzmanagement optimieren, um Umsätze für jedes Preismodell, jeden Abrechnungsansatz und jedes Werbeangebot zuzuordnen, abzugleichen, zu überwachen und zu erfassen. Dabei werden die Vorschriften von ASC 606 und IFRS 15 stets eingehalten.
Hier wird beschrieben, wie Automatisierung Abrechnungsprozesse optimiert und Fehler bei der Rechnungsstellung reduziert. Es gibt jedoch noch einen weiteren wichtigen Aspekt, der nicht außer Acht gelassen werden sollte: die Integration. Holen Sie das Beste aus Ihrer SaaS-Rechnungssoftware heraus, indem Sie sie in Ihre vor- und nachgelagerten Systeme integrieren. Dadurch entsteht nicht nur ein vollständig integriertes Finanzökosystem, das Daten zwischen den Systemen synchronisiert, sondern Sie können die Plattform auch so erweitern, dass sie jeden von Ihnen implementierten Geschäftsprozess abdeckt.
Schöpfen Sie Ihr Umsatzpotenzial voll aus – mit der besten SaaS-Rechnungssoftware
Die manuelle Verwaltung wiederkehrender Abrechnungen, der Umsatzrealisierung, Vertragsverlängerungen usw. kann sehr frustrierend sein. Bei SaaS-Unternehmen kann dies sogar zu Umsatzverlusten führen. Um ihr Umsatzpotenzial voll auszuschöpfen, setzen SaaS-Unternehmen Rechnungsstellungssoftware ein, um die mit diesem Geschäftsmodell verbundenen Herausforderungen zu bewältigen.
Bei der großen Auswahl an SaaS-Rechnungssoftware – wie können Sie sicher sein, dass Sie genau die Lösung wählen, die Ihren Anforderungen nicht nur heute, sondern auch in Zukunft gerecht wird? Stellen Sie zunächst sicher, dass die Software drei Komponenten bietet: Automatisierung, Flexibilität und Skalierbarkeit. Was die Funktionalität angeht, gibt es sieben Funktionen, die die Software unbedingt enthalten muss. Neugierig, welche das sind? Werfen Sie einen genaueren Blick auf die Funktionen, die branchenführende SaaS-Rechnungssoftware bietet.
BillingPlatform wurde entwickelt, um die Komplexitäten heutiger SaaS-Lösungen sowie die Herausforderungen von morgen zu bewältigen. Unsere cloudbasierte SaaS-Abrechnungssoftware bietet die Kernfunktionen, die SaaS-Unternehmen bei allen Q2C-Prozessen unterstützen – unabhängig von der jeweiligen Preisstrategie. Mit uns als Ihrem Partner für SaaS-Abrechnungssoftware erhalten Sie die Automatisierung und Flexibilität, die Sie benötigen, um innovative Abrechnungsmodelle schnell zu entwickeln und einzuführen. Dabei werden selbst die komplexesten Geschäftsbeziehungen mit wiederkehrenden Umsätzen unterstützt. Nehmen Sie an einer geführten Tour durch unsere Lösung teil oder kontaktieren Sie unser Team, um noch heute mehr zu erfahren.
