Ein umfassender Leitfaden zur Software für die nutzungsabhängige Abrechnung

Ein beliebtes Abrechnungsmodell, die nutzungsabhängige Preisgestaltung (auch als „Metered Services“ oder „Pay-as-you-go“-Preismodell bezeichnet ), ist ein verbrauchsbasiertes Preismodell, bei dem Kunden nur für das bezahlen, was sie tatsächlich verbrauchen. Dieses Monetarisierungsmodell, das vor allem bei Versorgungsunternehmen, Mitfahrdiensten usw. zum Einsatz kommt, eignet sich auch hervorragend für Software-as-a-Service-Unternehmen (SaaS). Um damit erfolgreich zu sein, müssen Sie jedoch präzise Maßeinheiten klar erfassen. Um genau und einfach zu ermitteln, wie viel von dem Produkt ein Kunde während eines Abrechnungszeitraums nutzt, ist eine Software für die nutzungsbasierte Abrechnung erforderlich.

Auch wenn dieses Preismodell nicht neu ist, sorgt seine Vielseitigkeit dafür, dass es sich rasch durchsetzt. Tatsächlich ergab der „State of Usage-Based Pricing Report“ von OpenView, dass im Jahr 2023 etwa 61 % der SaaS-Unternehmen eine nutzungsabhängige Preisgestaltung einführten – ein Anstieg gegenüber 27 % im Jahr 2018. Während 15 % der SaaS-Unternehmen ein nutzungsabhängiges Preismodell weitgehend umgesetzt haben, verfolgen 46 % einen hybriden Ansatz. Dieser Ansatz lässt sich auf vielfältige Weise umsetzen, beispielsweise durch die Kombination von nutzungsabhängiger Preisgestaltung mit herkömmlichen Abonnementpreisen oder durch das Angebot nutzungsabhängiger Abonnementmodelle. Zu dieser Flexibilität kommt noch die Vielfalt der verfügbaren Preismodelle hinzu.

Mehr Flexibilität durch nutzungsabhängige Preisgestaltung und Abrechnung

Warum wird dieses Preismodell bei SaaS-Unternehmen immer beliebter, welche Vorteile bietet es und mit welchen Herausforderungen ist zu rechnen? Bevor wir uns eingehend mit dieser Preisstrategie befassen, sollten wir uns zunächst auf eine Definition der nutzungsabhängigen Abrechnung einigen. Es handelt sich um ein verbrauchsbasiertes Preismodell, bei dem Kunden nur dann Gebühren zahlen, wenn sie ein Produkt oder eine Dienstleistung nutzen. Auch wenn es sich nicht um ein Einheitsmodell handelt, bietet die nutzungsbasierte Abrechnung viele Varianten und gibt Ihnen die Flexibilität, die Nutzung Ihrer Produkte anhand praktisch jeder beliebigen Kennzahl abzurechnen und zu bepreisen. Darüber hinaus bietet es Kunden außergewöhnliche Transparenz und SaaS-Unternehmen die nötige Agilität, um die Monetarisierung zu verbessern und den Umsatz zu steigern.

Die rechtzeitige und korrekte Rechnungsstellung ist für die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens von entscheidender Bedeutung. Ihre Abrechnungsplattform muss in allen Bereichen Ihrer „Quote-to-Cash“-Prozesse (Q2C) umfassende Funktionen bieten – von der Vermittlung über Zahlungen, Umsatzrealisierung, Inkasso und Rückerstattungen bis hin zum Berichtswesen und vielem mehr. Es ist unerlässlich, dass die von Ihnen gewählte Softwarelösung für die nutzungsbasierte Abrechnung alle Funktionen bereitstellt, die für den Erfolg der nutzungsbasierten Abrechnung erforderlich sind.

Arten von nutzungsabhängigen Preismodellen

Dieses mehrdimensionale Monetarisierungsmodell bietet eine Vielzahl von Preismodellen, von denen die folgenden am häufigsten vorkommen:

Pay-as-you-go-Preismodell

Dieses Preismodell, das auch als „Preis pro Einheit“ bezeichnet wird, eignet sich am besten für Unternehmen mit schwankendem Geschäftsbedarf. Es handelt sich um ein einfaches Preismodell, das auf der Anzahl der verbrauchten Einheiten basiert. Zur Veranschaulichung nehmen wir als Beispiel die Nutzung eines API-Aufrufs (Application Programming Interface).

Werden innerhalb eines bestimmten Abrechnungszeitraums zwei Anrufe getätigt, werden dem Kunden 39,98 $ in Rechnung gestellt (19,99 $ × 2 = 39,98 $). Obwohl das Prinzip an sich unkompliziert ist, können Rabatte oder andere Sonderaktionen die Sache etwas komplizierter machen.

Gestaffeltes Preismodell

Dieses Modell gilt als das vorteilhafteste nutzungsabhängige Preismodell für SaaS-Unternehmen: Die Kunden zahlen in Abhängigkeit von ihrer Nutzung in Stufen. Diese Preisstrategie ermöglicht es Ihnen, mehrere Pakete mit festen Funktionsumfängen zu einem bestimmten Preis anzubieten. Wenn ein Kunde die Nutzungsgrenze der erworbenen Stufe erreicht oder überschreitet, wird er automatisch in die nächste Stufe hochgestuft. Hier ist ein Beispiel für ein gestaffeltes Preismodell.

Da Sie eine Vielzahl von Paketen mit unterschiedlichen Features und Funktionen anbieten können, lässt sich dieses Preismodell individuell anpassen, um neue Marktsegmente zu erschließen. Und wie bereits erwähnt, verfügen Sie über einen natürlichen Upgrade-Pfad, sobald ein Kunde die aktuelle Stufe hinter sich lässt – dies kann die Upselling-Konversionsraten verbessern und die Rentabilität steigern.

Mengenabhängige Preismodelle

Ähnlich wie bei der gestaffelten Preisgestaltung richten sich die Gebühren nach der Gesamtnutzung am Ende des Abrechnungszeitraums. Der Unterschied zwischen gestaffelter Preisgestaltung und volumenabhängiger Preisgestaltung besteht darin, dass alle Kunden unabhängig vom Nutzungsvolumen dieselben Features und Funktionen erhalten. Dieses Beispiel bezieht sich auf einen Cloud-Speicheranbieter.

Nehmen wir an, ein Kunde hat während des Abrechnungszeitraums 198 GB Speicherplatz genutzt. Seine Rechnung für diesen Abrechnungszeitraum würde sich auf 39,60 $ belaufen (198 GB × 0,20 $ = 39,60 $).

Erwägen Sie eine nutzungsabhängige Preisgestaltung?

Der Preis pro Arbeitsplatz (manchmal auch als Preis pro Nutzer bezeichnet) ist das Standard-Preismodell für SaaS-Unternehmen. Während dieses Preismodell nach wie vor sinnvoll ist, wenn die vom SaaS-Unternehmen bereitgestellte Software nur einen diskreten Mehrwert bietet, wechseln immer mehr SaaS-Unternehmen von diesem traditionellen Abrechnungsmodell zu nutzungsabhängigen Preismodellen.

Da die nutzungsabhängige Preisgestaltung direkt an den für den Kunden erbrachten Nutzen gekoppelt ist, bietet der Übergang von der Preisgestaltung pro Arbeitsplatz zur nutzungsabhängigen Preisgestaltung einen Mehrwert, der bei Modellen mit Preis pro Arbeitsplatz nicht gegeben ist. Zudem ist die Preisgestaltung pro Arbeitsplatz nicht mit den aktuellen Software- und Technologietrends vereinbar. Zum Beispiel:

Automatisierung: Da die meisten Softwarepakete manuelle Prozesse automatisieren, benötigen Unternehmen weniger Lizenzen – was zu einem Rückgang der Einnahmen und der Rentabilität des SaaS-Unternehmens führt.

Künstliche Intelligenz (KI): KI und insbesondere generative KI (GenAI) haben das Potenzial, menschliches Eingreifen überflüssig zu machen, wodurch eine Preisgestaltung, die an die Anzahl der Nutzer/Lizenzen gebunden ist, ungeeignet wird.

„Application Programming Interface-first“ (API-first): Je nach Art der Software hängt der Mehrwert zunehmend eher von APIs als von Benutzeroberflächen (UIs) ab.

Bedeutet das, dass alle SaaS-Unternehmen eine nutzungsabhängige Preisgestaltung einführen sollten? Nicht unbedingt. Sehen Sie sich die folgenden Fragen an, um herauszufinden, ob dieses Preismodell für Ihr SaaS-Unternehmen geeignet ist.

1. Können Sie die Nutzung in leicht zu erklärende und verständliche Einheiten unterteilen?
2. Können Sie Nutzungskennzahlen ermitteln, die dem Wert Ihrer Produkte entsprechen, z. B. Wertkennzahlen – also den messbaren Wert, den Ihre Produkte oder Dienstleistungen den Kunden bieten?
3. Können Sie die Nutzung genau nachverfolgen und messen?
4. Steigen oder sinken Ihre Kosten je nach Nutzung Ihrer Produkte oder Dienstleistungen?
5. Können Sie schwankende Umsätze nachverfolgen und erkennen?

Nutzungsabhängige Preisgestaltung: Vor- und Nachteile

Wie bei jedem Preismodell gibt es Vor- und Nachteile. Lesen Sie weiter, um mehr über die Vor- und Nachteile der nutzungsabhängigen Preisgestaltung und Abrechnung zu erfahren.

Zunächst einmal die Vorteile…

1. Sorgt für schnelleres Wachstum durch eine schnellere Amortisation der Kundenakquisitionskosten und höhere Netto-Kundenbindungsraten in Dollar.
2. Sorgt für Preistransparenz, indem die Kosten direkt an den erhaltenen Nutzen angepasst werden.
3. Ermöglicht es Kunden, kostengünstig einzusteigen, wodurch die mit der Einführung verbundenen Hürden minimiert werden.
4. Ermöglicht mehreren Benutzern den Zugriff auf das Produkt oder die Dienstleistung innerhalb eines Kontos, wodurch die Software allgegenwärtiger wird.
5. Verringert die Abwanderungsrate, indem es Kunden ermöglicht, ihre Nutzung je nach Bedarf zu erhöhen oder zu verringern.
6. Erweitert den gesamten adressierbaren Markt (TAM), indem das Produkt oder die Dienstleistung leichter zugänglich gemacht wird.
7. Bietet ein besseres Kundenerlebnis, da den Kunden keine Kosten für nicht genutzte Ressourcen in Rechnung gestellt werden.
8. Schafft Vertrauen und Kundenbindung durch eine transparente Abrechnung, die finanzielle Verantwortlichkeit und Engagement gegenüber den Kunden demonstriert.
9. Senkt die Unternehmenskosten durch automatische Verlängerungen.
10. Steigert das Umsatzpotenzial, da Kunden ihren Verbrauch häufig unterschätzen und dieser im Laufe der Zeit steigt.

Und nun zu den Nachteilen…

1. Dies kann zu Unvorhersehbarkeiten bei den Einnahmen (Cashflow) führen, da es den Kunden freisteht, ihre Nutzung zu reduzieren.
2. Bei komplexen Produkten/Dienstleistungen kann es schwierig sein, die richtige Wertkennzahl und den damit verbundenen Preis zu ermitteln.
3. Da keine vertragliche Bindung besteht, können Kunden problemlos den Anbieter wechseln.
4. Kunden haben möglicherweise Schwierigkeiten, die zur Berechnung ihres Verbrauchs herangezogenen Kennzahlen nachzuvollziehen.
5. Die Erhebung der erforderlichen Daten kann unter Umständen einen erheblichen Zeit- und Ressourcenaufwand erfordern.

Wie bereits unter Nachteil Nr. 5 angesprochen, kann der Abrechnungsprozess im Laufe der Zeit an Komplexität gewinnen. Um diese Herausforderungen zu meistern, müssen Sie in der Lage sein, Rohdaten zum Verbrauch aus verschiedenen Quellen zu erfassen und aufzubereiten. Um dies schnell und präzise zu bewerkstelligen, benötigen Sie eine intelligente, verbrauchsbasierte Abrechnungssoftwarelösung.

Bewährte Verfahren für die Einführung einer nutzungsabhängigen Abrechnung

Um Ihr Umsatzpotenzial zu maximieren und sicherzustellen, dass Kunden genau für das bezahlen, was sie tatsächlich nutzen, finden Sie hier sechs bewährte Vorgehensweisen, die Ihnen helfen werden, erfolgreich auf eine nutzungsabhängige Preisgestaltung umzustellen.

1) Legen Sie Ihre Nutzungskennzahl fest

Da dies die Grundlage für die Entwicklung Ihres Abrechnungssystems bildet, ist eine sorgfältige Abwägung erforderlich, um sicherzustellen, dass die Nutzungskennzahl eng mit dem Wert übereinstimmt, den Ihr Produkt den Kunden bietet. Beispielsweise berechnen Webspeicheranbieter ihre Gebühren pro GB, CRM-Softwareanbieter legen die Anzahl der Nutzer zugrunde, Anbieter von Vertriebssoftware berechnen in der Regel pro Nutzer bzw. pro Vertriebsmitarbeiter, E-Mail-Marketing-Anbieter berechnen pro E-Mail usw.

2) Nutzung nachverfolgen und messen

Wenn es um die Nutzung oder die nutzungsabhängige Abrechnung geht, besteht die Herausforderung darin, alle Daten flexibel zu erfassen und zu monetarisieren – unabhängig von ihrer Quelle oder ihrem Format. Sie benötigen eine Möglichkeit, die Details zur Unterstützung der Dienstnutzung in Echtzeit zu definieren und anschließend die Nutzungsdaten an die Plattform weiterzuleiten, um Folgendes zu ermitteln: 1) wem die Nutzungsereignisse zuzuordnen sind, 2) welche Produkte genutzt wurden, 3) in welchem Umfang der Dienst genutzt wurde und 4) wann der Dienst genutzt wurde. Der Prozess der Automatisierung der Datenerfassung, der Datenerfassung und der Datenabrechnung wird als Mediation bezeichnet.

3) Den Kunden Echtzeit-Einblick in ihre Nutzung ermöglichen

Ihre Kunden wünschen sich und benötigen Transparenz hinsichtlich der Nutzungsdaten, wie beispielsweise Nutzungsgrenzen und Preisstufen. Über ein Kundenportal können Ihre Kunden ihre Nutzung einsehen, Abrechnungen herunterladen, vergangene Zahlungen einsehen, Rechnungen bezahlen, Zahlungsmethoden verwalten und vieles mehr.

4) Nutzungsmuster überwachen

Indem Sie die Nutzungsmuster genau im Blick behalten, gewinnen Sie Einblicke darin, wie Kunden Ihre Produkte und Dienstleistungen nutzen. So können Sie besser einschätzen, ob Ihr Preismodell dem Kundenverhalten gerecht wird, und Trends sowie Muster erkennen, die zur Preisoptimierung genutzt werden können.

5) Preise überprüfen und anpassen

Da es sich hierbei nicht um eine einmalige Maßnahme handelt, können Sie durch eine regelmäßige Überprüfung Ihrer Preisgestaltung sicherstellen, dass Ihre Preise wettbewerbsfähig sind, den Kunden das erwartete Preis-Leistungs-Verhältnis bieten und dazu beitragen, datengestützte Preisentscheidungen zu treffen.

6) Kunden Rechnungen ausstellen

Sie müssen genaue, pünktliche und leicht verständliche Rechnungen ausstellen. Selbst bei einfachen Preismodellen kann die Rechnungsstellung eine Herausforderung darstellen. Kommen dann noch nutzungsabhängige Preise hinzu, können Ihre Rechnungen schnell unübersichtlich werden. Bei der Rechnungsstellung sollten Sie unter anderem den Gesamtbetrag, den Abrechnungszeitraum, detaillierte Angaben zu den Einheiten und sogar Kundenbenachrichtigungen berücksichtigen.

Bietet Ihr derzeitiges Abrechnungssystem die erforderliche Unterstützung für die Einführung eines nutzungsabhängigen Preismodells?

8 Anforderungen an Software zur nutzungsabhängigen Abrechnung

Aufgrund der Komplexität dieses Preismodells ist die manuelle Bearbeitung nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig. Um Rechenfehler sowie mögliche Unzufriedenheit und Abwanderung von Kunden zu vermeiden, setzen SaaS-Unternehmen zunehmend auf intelligente, automatisierte Abrechnungslösungen.

Angesichts der Vielzahl der derzeit auf dem Markt erhältlichen Abrechnungslösungen erfordert die Auswahl der richtigen Lösung für Ihre Anforderungen ein wenig Vorausplanung. So müssen beispielsweise Abrechnungslösungen, die für die heutige nutzungsbasierte Abrechnung ausgelegt sind, über folgende Funktionen verfügen:

1. Automatisieren Sie alle Prozesse des Abrechnungszyklus. Dazu muss die Abrechnungssoftware über eine integrierte, regelbasierte Workflow-Engine verfügen; die Möglichkeit bieten, von einfachen, einmaligen, abonnementbasierten Preismodellen zu nutzungsabhängigen Tarifen überzugehen; native APIs zur Synchronisierung von Informationen zwischen Anwendungen bereitstellen; die Automatisierung von Aufgaben und Geschäftsprozessen ermöglichen, um die Abwicklung des Abrechnungszyklus zu optimieren, manuelle Fehler zu reduzieren und Umsatzverluste zu minimieren; die Anwendung von Spitzenlast- bzw. dynamischer Preisgestaltung zur Bewältigung kapazitätsabhängiger Preisschwankungen ermöglichen; sowie die einfache Ergänzung von Abonnementmodellen durch nutzungsabhängige Tarife ermöglichen.
2. Dynamische Preisgestaltung für einmalige Gebühren, nutzungsabhängige Gebühren, gestaffelte Preise, Abonnements, Überschreitungen, Mindestverpflichtungen usw.
3. Erhalten Sie Zugriff auf die in Ihren Daten enthaltenen Erkenntnisse, indem Sie alle Anwendungen innerhalb Ihres Ökosystems integrieren.
4. Integrierte Mediation, die die Möglichkeit bietet, Nutzungsdaten aus beliebigen Quellen zu aggregieren und zu analysieren.
5. Kundenportal zur Überwachung des gesamten Zahlungsvorgangs – von der Zahlungsauslösung und Tokenisierung über die Zahlungsabwicklung und den Abrechnungsprozess bis hin zu Rückbuchungsbenachrichtigungen.
6. Anpassung an alle Marktvorschriften oder Standards zum Schutz von Kundendaten und zur Minimierung regulatorischer Risiken.
7. Sichere Architektur, weltweite Compliance, rollenbasierte Berechtigungen und Prüfprotokoll.
8. Funktionen zur globalen Expansion, die jede Sprache, Währung und Branche unterstützen.

Schaffen Sie die Voraussetzungen für den Erfolg bei der nutzungsabhängigen Abrechnung

Eine intelligente Softwarelösung für die nutzungsbasierte Abrechnung sollte drei Voraussetzungen erfüllen. Erstens: Eine Lösung, die jedes Produkt, jede Dienstleistung und jedes Geschäftsmodell unterstützt. Zweitens: Die Flexibilität, die Plattform so zu erweitern, dass sie sich ändernden Geschäftsanforderungen gerecht wird. Und schließlich: vollständige finanzielle Kontrolle, die es Ihnen ermöglicht, Ihr Unternehmen effizienter und präziser zu führen.

Mit BillingPlatform erhalten Sie eine automatisierte Abrechnungsplattform mit integrierter Mediation, die es Ihnen ermöglicht, beliebige Prozesse zu automatisieren – darunter Abrechnung, Rechnungsstellung, Zahlungen, Inkasso, Bereitstellung, Mahnwesen, Genehmigungen, Benachrichtigungen und vieles mehr. Unsere branchenführende Softwarelösung für nutzungsbasierte Abrechnung ermöglicht es Ihnen, jedes beliebige nutzungsbasierte Abrechnungsmodell umzusetzen, innovative Preismodelle wie das Internet der Dinge (IoT) zu unterstützen und zu monetarisieren sowie sicherzustellen, dass Ihnen keine Einnahmen entgehen. Erfahren Sie noch heute mehr darüber, was uns auszeichnet!