Transactions annulées : Fonctionnement et exemples

Les transactions annulées se produisent dans pratiquement tous les secteurs d'activité. Toutefois, les transactions annulées et les remboursements dans le cadre des logiciels en tant que service et d'autres organisations basées sur l'abonnement sont légèrement différents. Bien que fréquemment utilisés, les deux termes - transactions annulées et remboursements - sont parfois mal interprétés. En outre, il y a des questions qui sont généralement posées, telles que :

• Quand un paiement doit-il être annulé?
• Quand un remboursement doit-il être effectué?
• Comment un système de gestion des paiements peut-il réduire (ou aider à prévenir) les transactions nulles ?

Nous allons dissiper les idées fausses sur les transactions nulles et les remboursements, et répondre aux questions les plus courantes sur ces processus.

Transactions annulées et remboursements : Qu'est-ce que c'est et en quoi c'est différent ?

Bien qu'il s'agisse dans les deux cas d'annuler une vente, les annulations sont généralement plus simples et prennent moins de temps puisqu'elles empêchent la transaction d'être effectuée (comptabilisée). Les remboursements, en revanche, nécessitent plus de temps et d'efforts de traitement. Cela affecte les recettes et les processus comptables de l'entreprise, ainsi que les fonds disponibles du client.

Comme le décrit Investopedia, une transaction annulée est une transaction par carte de débit ou de crédit qui est annulée par la société SaaS avant qu'elle ne soit réglée par la banque du titulaire de la carte et que l'organisation ne reçoive le paiement. Une fois annulée, la transaction apparaît sur le compte du client en tant que transaction en attente, ce qui signifie que l'argent est bloqué pendant une période pouvant aller de 24 heures à plusieurs jours.

Initié par le client ou l'entreprise SaaS, un remboursement annule une transaction après qu'elle a été enregistrée. Les fonds qui ont été transférés du compte du client par l'intermédiaire d'une carte de débit ou de crédit sont reversés sur le compte du client. Lorsque le client demande le remboursement d'un abonnement, il peut être traité rapidement et facilement par la passerelle de paiement de l'entreprise.

Examinons chacun de ces processus plus en détail.

Transactions nulles

Généralement initiée par l'entreprise, une transaction annulée annule le paiement avant qu'il ne soit réglé par le prestataire de services de paiement de l'entreprise. Lorsqu'une transaction est annulée, l'entreprise ne paie pas les frais de traitement de la carte de crédit et le client n'est pas facturé pour l'achat.

La seule condition est que la transaction ne peut être annulée qu'après avoir été autorisée, mais avant qu'elle n'atteigne le processus de règlement. Une fois que la transaction a été réglée, la seule action possible est d'émettre un remboursement.

Pourquoi des transactions nulles se produisent-elles ?

Plusieurs raisons peuvent justifier l'annulation d'une transaction, notamment

• Erreurs de saisie des commandes : Au cours du processus de configuration, de prix et de devis (CQP), les vendeurs peuvent sélectionner le mauvais produit, le configurer de manière incorrecte ou saisir un montant erroné. La transaction doit être annulée pour que le client reçoive exactement ce qu'il veut.
• Détails de la transaction incorrects : Comme pour le point précédent, il s'agit également de divergences dans les données du client.
• Demande du client : Les clients peuvent changer d'avis sur l'achat ou la méthode de paiement utilisée, parfois quelques minutes plus tard. Il est préférable d'annuler la transaction afin d'éviter des efforts supplémentaires de la part de l'équipe financière ou une rétrofacturation à l'avenir.
• Transactions en double : Si la transaction est traitée plus d'une fois (en raison d'une erreur humaine ou d'un problème technique), la transaction en double doit être annulée afin d'éviter que le client ne soit facturé plusieurs fois pour le même achat.
• Produit(s) commandé(s) non disponible(s) : Si un client commande et paie un produit qui n'est plus en stock ou qui n'est pas disponible, vous pouvez choisir d'annuler la transaction.
• Fraude suspectée ou confirmée : Si une transaction est signalée comme frauduleuse ou soupçonnée de l'être, l'annulation de la transaction atténue le risque financier. Les lois telles que le Fair Credit Billing Act (FCBA) ne se limitent pas aux transactions frauduleuses, mais elles protègent les clients contre les frais de cartes de crédit frauduleux. Si une transaction est jugée frauduleuse, le client a le droit de la faire annuler et de ne pas être tenu financièrement responsable de l'achat.

Pour illustrer une transaction annulée, supposons qu'un client ait souscrit à votre solution logicielle Business+ premium pour 25 utilisateurs. Une fois la transaction effectuée, le client s'est rendu compte qu'il avait besoin de sièges pour 35 utilisateurs. Tant que la transaction n'a pas été enregistrée, vous devez l'annuler et en traiter une nouvelle pour 35 utilisateurs.

Remboursement des transactions

Parfois confondus avec les transactions annulées, les remboursements sont émis après que la transaction a été réglée et que l'organisation a reçu le paiement. Contrairement aux transactions annulées, qui sont relativement simples et rapides à traiter, les remboursements sont effectués une fois que la transaction est passée du compte du client au compte de la société SaaS, ce qui rend le processus plus long et plus complexe.

Pourquoi les remboursements ont-ils lieu ?

À l'instar des transactions annulées, les remboursements sont effectués pour diverses raisons, dont les suivantes

• L'insatisfaction des clients : Bien que le produit ou le service fonctionne comme prévu, l'entreprise peut décider de rembourser le prix d'achat afin d'instaurer et de conserver la confiance. Les raisons les plus courantes de l'insatisfaction des clients sont les suivantes :
  • Le produit lui-même
  • Soutien
  • Caractéristiques du produit
  • Tarification
  • Performance du produit
  • Qualité
  • Fiabilité
  • Sécurité ou vie privée
• Meilleur prix : Le client a trouvé le même produit à un meilleur prix chez un concurrent.
• Le produit n'est plus nécessaire : Cela peut se produire pour un certain nombre de raisons, y compris des retards dans l'utilisation du produit.
• Activité frauduleuse : Un remboursement peut être demandé pour blanchir de l'argent provenant d'une carte de crédit ou de débit volée.

En règle générale, les remboursements sont effectués pour trois raisons : les retours de produits, l'insatisfaction des clients et les litiges en matière de facturation.

Nous avons déjà évoqué le terme de rétrofacturation. Bien que similaire à un remboursement, une rétrofacturation (ou transaction inversée) se produit soit de plein gré par l'entreprise, soit sous la contrainte du client ou de l'émetteur de la carte de débit ou de crédit.

Les effets des transactions nulles sur la comptabilité

Au sein de votre organisation, le service le plus concerné par les transactions nulles est le service financier. Voici quelques bonnes pratiques à mettre en œuvre pour faciliter le processus, le rendre moins chronophage et garantir l'exactitude des états financiers.

Rapprochement des ventes : Assurez-vous que les transactions nulles sont comptabilisées au cours du cycle de vente afin de garantir que les chiffres de vente correspondent à l'argent reçu.

Rapports : Pour garantir la transparence de toutes les activités financières, les transactions nulles doivent être incluses dans vos systèmes comptables.

Les états financiers : Pour éviter de gonfler les chiffres des créances, les transactions nulles doivent être enregistrées dans les états financiers.

Déclaration fiscale : Bien que les transactions nulles ne contribuent pas au revenu imposable, elles doivent être comptabilisées pour garantir une déclaration fiscale correcte.

Flux de trésorerie : Étant donné que les transactions nulles n'affectent pas les flux de trésorerie, elles ne doivent pas être incluses dans les calculs des flux de trésorerie.

Les dossiers des clients : Pour fidéliser les clients et conserver leur confiance, il est important d'enregistrer les transactions nulles dans les dossiers des clients.

Réduire et prévenir les transactions nulles

Bien que des transactions nulles puissent se produire, voici quelques mesures que vous pouvez mettre en œuvre pour réduire et, dans certains cas, prévenir les transactions nulles.

1. Soyez transparent avec les clients : Établissez et informez vos clients de vos politiques de remboursement et d'annulation, y compris des délais.
2. Réduisez les erreurs de transaction : Mettez en place des processus et des procédures pour guider vos employés tout au long du processus de transaction, y compris la saisie de tous les détails de la transaction, tels que les codes produits corrects, les quantités de produits et les détails du client.
3. Améliorer les pratiques de détection des fraudes : Mettre en place des processus et des technologies permettant d'identifier les activités potentiellement frauduleuses avant qu'elles ne se produisent.
4. Maintenez votre système de paiement à jour : les systèmes de traitement des paiements doivent fournir des transactions fiables et sécurisées, et être à la pointe de la technologie pour garder une longueur d'avance sur les fraudeurs.

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