Stornierte Transaktionen: Wie sie funktionieren und Beispiele

Stornierte Transaktionen kommen in praktisch allen Branchen vor. Stornierte Transaktionen und Rückerstattungen bei Software-as-a-Service und anderen abonnementbasierten Unternehmen unterscheiden sich jedoch leicht voneinander. Obwohl sie häufig verwendet werden, werden die beiden Begriffe - stornierte Transaktionen und Rückerstattungen - manchmal falsch interpretiert. Außerdem werden in der Regel Fragen gestellt wie:

• Wann sollte eine Zahlung annulliert werden?
• Wann sollte eine Erstattung erfolgen?
• Wie kann ein Zahlungsmanagementsystem ungültige Transaktionen reduzieren (oder verhindern)?

Wir klären Sie über ungültige Transaktionen und Rückerstattungen auf und beantworten die häufigsten Fragen zu diesen Vorgängen.

Stornierte Transaktionen und Erstattungen: Was sie sind und wie sie sich unterscheiden

In beiden Fällen geht es darum, einen Verkauf rückgängig zu machen. Stornierungen sind in der Regel einfacher und weniger zeitaufwändig, da sie verhindern, dass die Transaktion abgeschlossen (gebucht) wird. Erstattungen hingegen erfordern mehr Bearbeitungszeit und Aufwand. Dies hat Auswirkungen auf die Umsatz- und Buchhaltungsprozesse des Unternehmens sowie auf die verfügbaren Mittel des Kunden.

Wie von Investopedia beschrieben, ist eine ungültige Transaktion eine Debit- oder Kreditkartentransaktion, die vom SaaS-Unternehmen storniert wird, bevor sie von der Bank des Karteninhabers abgerechnet wird und das Unternehmen die Zahlung erhält. Nach der Stornierung wird die Transaktion auf dem Kundenkonto als ausstehende Transaktion angezeigt, d. h. das Geld wird zurückgehalten, was zwischen 24 Stunden und mehreren Tagen dauern kann.

Eine Rückerstattung wird vom Kunden oder dem SaaS-Unternehmen veranlasst und macht eine Transaktion rückgängig, nachdem sie gebucht wurde. Die Gelder, die vom Konto des Kunden über eine Debit- oder Kreditkarte überwiesen wurden, werden auf das Konto des Kunden zurücküberwiesen. Wenn der Kunde eine Rückerstattung für ein Abonnement beantragt, kann diese schnell und einfach über das Zahlungsportal des Unternehmens abgewickelt werden.

Schauen wir uns jeden dieser Prozesse etwas genauer an.

Ungültige Transaktionen

Bei einer Stornierung, die in der Regel vom Unternehmen veranlasst wird, wird die Zahlung storniert, bevor sie mit dem Zahlungsanbieter des Unternehmens abgerechnet wird. Wenn eine Transaktion storniert wird, zahlt das Unternehmen keine Kreditkartenbearbeitungsgebühren, und dem Kunden wird der Kauf nicht in Rechnung gestellt.

Die einzige Bedingung ist, dass die Transaktion erst storniert werden kann, nachdem sie genehmigt wurde, aber bevor sie den Abrechnungsprozess erreicht. Sobald die Transaktion abgewickelt ist, besteht die einzige Möglichkeit in der Erstattung.

Warum ungültige Transaktionen auftreten

Es gibt verschiedene Gründe, warum Sie eine Transaktion stornieren müssen, z. B:

• Fehler bei der Auftragserfassung: Während des Konfigurations-, Preis- und Angebotsprozesses (CQP) kann es vorkommen, dass Vertriebsmitarbeiter das falsche Produkt auswählen, es falsch konfigurieren oder den falschen Dollarbetrag eingeben. Die Transaktion muss storniert werden, um sicherzustellen, dass der Kunde genau das erhält, was er möchte.
• Falsche Transaktionsdaten: Ähnlich wie beim obigen Punkt geht es auch hier um Unstimmigkeiten bei den Kundendaten.
• Kundenwunsch: Kunden können ihre Meinung über den Kauf oder die verwendete Zahlungsmethode ändern - manchmal nur wenige Minuten später. Es ist am besten, die Transaktion zu stornieren, um zusätzlichen Aufwand für das Finanzteam oder eine Rückbuchung in der Zukunft zu vermeiden.
• Doppelte Transaktionen: Wenn eine Transaktion mehr als einmal bearbeitet wird (sei es durch menschliches Versagen oder ein technisches Problem), muss die doppelte Transaktion storniert werden, um zu vermeiden, dass dem Kunden derselbe Kauf mehrfach berechnet wird.
• Bestellte(s) Produkt(e) nicht verfügbar: Wenn ein Kunde ein Produkt bestellt und bezahlt, das nicht auf Lager oder nicht verfügbar ist, können Sie die Transaktion stornieren.
• Betrugsverdacht oder bestätigter Betrug: Wenn eine Transaktion als betrügerisch gekennzeichnet wird oder der Verdacht besteht, dass es sich um einen Betrug handelt, mindert die Stornierung der Transaktion das finanzielle Risiko. Gesetze wie der Fair Credit Billing Act (FCBA ), der mehr als nur betrügerische Transaktionen umfasst, schützen Kunden vor betrügerischen Kreditkartenabrechnungen. Wenn eine Transaktion als betrügerisch eingestuft wird, hat der Kunde das Recht, die Transaktion für ungültig erklären zu lassen und nicht für den Kauf finanziell haftbar gemacht zu werden.

Um eine ungültige Transaktion zu veranschaulichen: Nehmen wir an, ein Kunde hat sich für Ihre Premium-Softwarelösung Business+ für 25 Benutzer angemeldet. Nachdem die Transaktion stattgefunden hat, stellt der Kunde fest, dass er Plätze für 35 Benutzer benötigt. Solange die Transaktion nicht gebucht wurde, sollten Sie die Transaktion stornieren und eine neue für 35 Benutzer durchführen.

Erstattungen bei Transaktionen

Erstattungen werden manchmal mit ungültigen Transaktionen verwechselt, nachdem die Transaktion abgewickelt wurde und das Unternehmen die Zahlung erhalten hat. Im Gegensatz zu stornierten Transaktionen, die relativ einfach und schnell abgewickelt werden können, erfolgen Erstattungen, sobald die Transaktion über das Konto des Kunden an das Konto des SaaS-Unternehmens weitergeleitet wurde, was den Prozess zeit- und arbeitsintensiver macht.

Warum es zu Erstattungen kommt

Wie bei ungültigen Transaktionen gibt es für Rückerstattungen eine Reihe von Gründen, unter anderem:

• Unzufriedenheit der Kunden: Auch wenn das Produkt oder die Dienstleistung wie vorgesehen funktioniert, kann sich das Unternehmen dafür entscheiden, den Kaufpreis zu erstatten, um Vertrauen aufzubauen und zu erhalten. Einige der häufigsten Gründe für die Unzufriedenheit von Kunden sind:
  • Das Produkt selbst
  • Unterstützung
  • Produktmerkmale
  • Preisgestaltung
  • Leistung des Produkts
  • Qualität
  • Verlässlichkeit
  • Sicherheit oder Datenschutz
• Besserer Preis: Der Kunde hat dasselbe Produkt zu einem günstigeren Preis bei einem Mitbewerber gefunden.
• Das Produkt wird nicht mehr benötigt: Dies kann aus einer Reihe von Gründen geschehen, einschließlich Verzögerungen bei der Produktnutzung.
• Betrügerische Aktivitäten: Eine Erstattung kann beantragt werden, um Geld mit einer gestohlenen Kredit- oder Debitkarte zu waschen.

Im Großen und Ganzen werden Rückerstattungen in der Regel aus drei Gründen gewährt: Rückgabe von Produkten, Unzufriedenheit des Kunden und Streitigkeiten bei der Rechnungsstellung.

Zuvor haben wir bereits den Begriff Rückbuchung erwähnt. Eine Rückbuchung (oder Rückabwicklung) ähnelt zwar einer Rückerstattung, wird aber entweder vom Unternehmen freiwillig vorgenommen oder vom Kunden oder dem Debit-/Kreditkartenaussteller erzwungen.

Die Auswirkungen von nichtigen Transaktionen auf die Rechnungslegung

Die am stärksten von ungültigen Transaktionen betroffene Abteilung innerhalb Ihres Unternehmens ist die Finanzabteilung. Im Folgenden finden Sie einige bewährte Verfahren, die Sie einführen sollten, um den Prozess zu vereinfachen, ihn weniger zeitaufwändig zu machen und die Genauigkeit der Finanzausweise zu gewährleisten.

Verkaufsabstimmung: Vergewissern Sie sich, dass ungültige Transaktionen während des Verkaufszyklus verbucht werden, um sicherzustellen, dass die Verkaufszahlen mit den Geldeingängen übereinstimmen.

Berichterstattung: Um die Transparenz aller finanziellen Aktivitäten zu gewährleisten, müssen ungültige Transaktionen in Ihren Buchhaltungssystemen erfasst werden.

Jahresabschlüsse: Um überhöhte Forderungsbeträge zu vermeiden, müssen ungültige Transaktionen in den Jahresabschlüssen erfasst werden.

Steuerberichterstattung: Obwohl ungültige Transaktionen nicht zum steuerpflichtigen Einkommen beitragen, müssen sie verbucht werden, um eine genaue Steuererklärung zu gewährleisten.

Cashflow: Da sich nichtige Transaktionen nicht auf den Cashflow auswirken, sollten sie nicht in die Cashflow-Berechnungen einbezogen werden.

Kundenaufzeichnungen: Um die Loyalität und das Vertrauen der Kunden aufzubauen und zu erhalten, ist es wichtig, ungültige Transaktionen in den Kundenunterlagen zu erfassen.

Verringerung und Verhinderung ungültiger Transaktionen

Obwohl ungültige Transaktionen vorkommen können und auch vorkommen werden, gibt es einige Maßnahmen, die Sie ergreifen können, um ungültige Transaktionen zu reduzieren und in einigen Fällen zu verhindern.

1. Seien Sie den Kunden gegenüber transparent: Informieren Sie Ihre Kunden über Ihre Rückerstattungs- und Stornierungsrichtlinien, einschließlich der Fristen, und legen Sie diese fest.
2. Minimieren Sie Transaktionsfehler: Richten Sie Prozesse und Verfahren ein, die Ihre Mitarbeiter durch den Transaktionsprozess führen, einschließlich der Eingabe aller Transaktionsdetails wie korrekte Produktcodes, Produktmengen und Kundendaten.
3. Verbessern Sie die Verfahren zur Betrugserkennung: Führen Sie Prozesse und Technologien ein, um potenziell betrügerische Aktivitäten zu erkennen, bevor sie geschehen.
4. Halten Sie Ihr Zahlungssystem auf dem neuesten Stand: Zahlungsverarbeitungssysteme müssen zuverlässige und sichere Transaktionen ermöglichen und auf dem neuesten Stand der Technik sein, um Betrügern einen Schritt voraus zu sein.

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