Ungültige Transaktionen: Funktionsweise und Beispiele

Ungültige Transaktionen kommen in praktisch allen Branchen vor. Bei Software-as-a-Service-Anbietern und anderen abonnementbasierten Unternehmen unterscheiden sich ungültige Transaktionen und Rückerstattungen jedoch geringfügig. Obwohl die beiden Begriffe „ungültige Transaktionen” und „Rückerstattungen” häufig verwendet werden, werden sie manchmal falsch interpretiert. Darüber hinaus werden in der Regel Folgefragen gestellt, wie zum Beispiel:

• Wann sollte eine Zahlung storniert werden?
• Wann sollte eine Rückerstattung erfolgen?
• Wie kann ein Zahlungsmanagementsystem ungültige Transaktionen reduzieren (oder verhindern)?

Lassen Sie uns Unklarheiten zu ungültigen Transaktionen und Rückerstattungen beseitigen und die häufigsten Fragen zu diesen Vorgängen beantworten.

Ungültige Transaktionen und Rückerstattungen: Was sie sind und wie sie sich unterscheiden

Obwohl beide eine Rückabwicklung eines Verkaufs beinhalten, sind Stornierungen in der Regel einfacher und weniger zeitaufwendig, da sie verhindern, dass die Transaktion abgeschlossen (gebucht) wird. Rückerstattungen erfordern hingegen mehr Bearbeitungszeit und Aufwand. Dies wirkt sich auf die Einnahmen und Buchhaltungsprozesse des Unternehmens sowie auf die verfügbaren Mittel des Kunden aus.

Wie von Investopedia beschrieben, handelt es sich bei einer ungültigen Transaktion um eine Debit- oder Kreditkartentransaktion, die vom SaaS-Unternehmen storniert wird, bevor sie von der Bank des Karteninhabers abgerechnet wird und das Unternehmen die Zahlung erhält. Nach der Stornierung wird die Transaktion auf dem Konto des Kunden als ausstehende Transaktion angezeigt, was im Grunde genommen eine Sperrung des Geldbetrags bedeutet, die zwischen 24 Stunden und mehreren Tagen dauern kann.

Eine Rückerstattung wird vom Kunden oder dem SaaS-Unternehmen veranlasst und storniert eine Transaktion, nachdem diese verbucht wurde. Die Beträge, die vom Konto des Kunden über eine Debit- oder Kreditkarte überwiesen wurden, werden auf das Konto des Kunden zurückgebucht. Wenn der Kunde eine Rückerstattung für sein Abonnement beantragt, kann dies schnell und einfach über das Zahlungsportal des Unternehmens abgewickelt werden.

Schauen wir uns jeden dieser Prozesse etwas genauer an.

Ungültige Transaktionen

Eine Stornotransaktion wird in der Regel vom Unternehmen initiiert und storniert die Zahlung, bevor sie mit dem Zahlungsanbieter des Unternehmens abgerechnet wird. Wenn eine Transaktion storniert wird, zahlt das Unternehmen keine Kreditkartenbearbeitungsgebühren und dem Kunden werden keine Kosten für den Kauf in Rechnung gestellt.

Die einzigen Bedingungen sind, dass die Transaktion nur nach ihrer Autorisierung, aber vor Erreichen des Abrechnungsprozesses storniert werden kann. Sobald die Transaktion abgerechnet wurde, bleibt nur noch die Rückerstattung des Betrags.

Warum Transaktionen ungültig werden

Es gibt mehrere Gründe, warum Sie eine Transaktion möglicherweise stornieren müssen, darunter:

• Fehler bei der Auftragserfassung: Während des Konfigurations-, Preis- und Angebotsprozesses (CQP) kann es vorkommen, dass Vertriebsmitarbeiter das falsche Produkt auswählen, es falsch konfigurieren oder einen falschen Betrag eingeben. Die Transaktion muss storniert werden, um sicherzustellen, dass der Kunde genau das erhält, was er wünscht.
• Falsche Transaktionsdaten: Ähnlich wie im obigen Punkt geht es auch hier um Unstimmigkeiten in den Kundendaten.
• Kundenwunsch: Kunden können ihre Meinung über den Kauf oder die verwendete Zahlungsmethode ändern – manchmal schon wenige Minuten später. Es ist am besten, die Transaktion zu stornieren, um zusätzlichen Aufwand für das Finanzteam oder eine Rückbuchung in der Zukunft zu vermeiden.
• Doppelte Transaktionen: Wenn die Transaktion mehr als einmal verarbeitet wird (sei es aufgrund eines menschlichen Fehlers oder eines technischen Problems), muss die doppelte Transaktion storniert werden, um zu vermeiden, dass dem Kunden derselbe Kauf mehrfach in Rechnung gestellt wird.
• Bestellte(s) Produkt(e) nicht verfügbar: Wenn ein Kunde ein Produkt bestellt und bezahlt, das nicht vorrätig oder nicht verfügbar ist, können Sie die Transaktion stornieren.
• Mutmaßlicher oder bestätigter Betrug: Wenn eine Transaktion als betrügerisch oder mutmaßlich betrügerisch gekennzeichnet wird, mindert die Stornierung der Transaktion das finanzielle Risiko. Gesetze wie der Fair Credit Billing Act (FCBA) schützen Kunden vor betrügerischen Kreditkartenbelastungen, wobei sie mehr als nur betrügerische Transaktionen abdecken. Wenn eine Transaktion als betrügerisch eingestuft wird, hat der Kunde das Recht, die Transaktion stornieren zu lassen und muss nicht für den Kauf finanziell haftbar gemacht werden.

Um eine stornierte Transaktion zu veranschaulichen: Nehmen wir an, ein Kunde hat sich für Ihre Premium-Softwarelösung Business+ für 25 Benutzer angemeldet. Nach Abschluss der Transaktion stellte der Kunde fest, dass er Lizenzen für 35 Benutzer benötigt. Solange die Transaktion noch nicht verbucht wurde, sollten Sie sie stornieren und eine neue Transaktion für 35 Benutzer durchführen.

Transaktionsrückerstattungen

Rückerstattungen werden manchmal mit ungültigen Transaktionen verwechselt, erfolgen jedoch erst, nachdem die Transaktion abgewickelt wurde und das Unternehmen die Zahlung erhalten hat. Im Gegensatz zu ungültigen Transaktionen, die relativ unkompliziert und schnell abgewickelt werden können, erfolgen Rückerstattungen erst, nachdem die Transaktion vom Konto des Kunden auf das Konto des SaaS-Unternehmens übertragen wurde, was den Prozess zeit- und arbeitsaufwändiger macht.

Warum Rückerstattungen erfolgen

Wie ungültige Transaktionen können Rückerstattungen aus verschiedenen Gründen erfolgen, darunter:

• Kundenunzufriedenheit: Auch wenn das Produkt oder die Dienstleistung wie vorgesehen funktioniert, kann sich das Unternehmen dafür entscheiden, den Kaufpreis zu erstatten, um Vertrauen aufzubauen und zu erhalten. Zu den häufigsten Gründen für Kundenunzufriedenheit gehören:
  • Das Produkt selbst
  • Unterstützung
  • Produktmerkmale
  • Preisgestaltung
  • Produktleistung
  • Qualität
  • Zuverlässigkeit
  • Sicherheit oder Privatsphäre
• Besserer Preis: Der Kunde hat dasselbe Produkt bei einem Mitbewerber zu einem günstigeren Preis gefunden.
• Das Produkt wird nicht mehr benötigt: Dies kann verschiedene Gründe haben, darunter auch Verzögerungen bei der Produktnutzung.
• Betrügerische Aktivitäten: Eine Rückerstattung kann beantragt werden, um Geld von einer gestohlenen Kredit- oder Debitkarte zu waschen.

Auf hoher Ebene werden Rückerstattungen in der Regel aus drei Gründen gewährt: Produktrückgaben, Unzufriedenheit der Kunden und Rechnungsstreitigkeiten.

Zuvor haben wir den Begriff „Rückbuchung” erwähnt. Eine Rückbuchung (oder Rücktransaktion) ähnelt einer Rückerstattung, wird jedoch entweder freiwillig vom Unternehmen vorgenommen oder diesem vom Kunden oder dem Debit-/Kreditkartenaussteller auferlegt.

Die Auswirkungen von ungültigen Transaktionen auf die Buchhaltung

Die Abteilung innerhalb Ihres Unternehmens, die am stärksten von ungültigen Transaktionen betroffen ist, ist die Finanzabteilung. Hier sind einige bewährte Verfahren, die Sie implementieren sollten, um den Prozess zu vereinfachen, ihn weniger zeitaufwendig zu gestalten und die Genauigkeit der Finanzberichte sicherzustellen.

Umsatzabstimmung: Stellen Sie sicher, dass stornierte Transaktionen während des Verkaufszyklus berücksichtigt werden, damit die Umsatzzahlen mit den eingegangenen Geldern übereinstimmen.

Berichterstattung: Um Transparenz bei allen finanziellen Aktivitäten zu gewährleisten, müssen ungültige Transaktionen in Ihren Buchhaltungssystemen erfasst werden.

Jahresabschlüsse: Um überhöhte Forderungen aus Lieferungen und Leistungen zu vermeiden, müssen stornierte Transaktionen in den Jahresabschlüssen erfasst werden.

Steuererklärung: Obwohl ungültige Transaktionen nicht zum steuerpflichtigen Einkommen beitragen, müssen sie berücksichtigt werden, um eine korrekte Steuererklärung zu gewährleisten.

Cashflow: Da ungültige Transaktionen keinen Einfluss auf den Cashflow haben, sollten sie nicht in die Cashflow-Berechnungen einbezogen werden.

Kundenunterlagen: Um Kundenbindung und Vertrauen aufzubauen und zu erhalten, ist es wichtig, ungültige Transaktionen in den Kundenunterlagen zu vermerken.

Reduzierung und Verhinderung von ungültigen Transaktionen

Obwohl ungültige Transaktionen vorkommen können und auch vorkommen, gibt es einige Maßnahmen, die Sie ergreifen können, um ungültige Transaktionen zu reduzieren und in manchen Fällen sogar zu verhindern.

1. Seien Sie gegenüber Ihren Kunden transparent: Legen Sie Ihre Rückerstattungs- und Stornierungsbedingungen fest, einschließlich der Fristen, und informieren Sie Ihre Kunden darüber.
2. Transaktionsfehler minimieren: Richten Sie Prozesse und Verfahren ein, die Ihre Mitarbeiter durch den Transaktionsprozess führen, einschließlich der Eingabe aller Transaktionsdetails wie korrekter Produktcodes, Produktmengen und Kundendaten.
3. Verbessern Sie Ihre Verfahren zur Betrugserkennung: Richten Sie Prozesse und Technologien ein, um potenziell betrügerische Aktivitäten zu erkennen, bevor sie stattfinden.
4. Halten Sie Ihr Zahlungssystem auf dem neuesten Stand: Zahlungsabwicklungssysteme müssen zuverlässige und sichere Transaktionen ermöglichen und technologisch auf dem neuesten Stand sein, um Betrügern immer einen Schritt voraus zu sein.

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