Verwenden Sie in Ihren Buchhaltungs- und Rechnungsstellungsabläufen immer noch Tabellenkalkulationen? Trotz aller negativen Berichterstattung gibt es viele gute Gründe dafür. Ich würde argumentieren, dass es die Softwareanbieter sind, die keine überlegenen Alternativen anbieten können, die dafür kritisiert werden sollten.
Wenn man die Literatur der Anbieter und viele Artikel von Experten liest, wird die Verwendung von Tabellenkalkulationen häufig verteufelt und als Fluch für das Unternehmen oder als Beweis für Anachronismus beschrieben. Basierend auf diesen Darstellungen könnte man meinen, dass Nutzer von Tabellenkalkulationen noch mit Pferdekutschen unterwegs sind, während die Konkurrenz bereits in Teslas fährt. Meiner Meinung nach wird die potenzielle Verwendung von Tabellenkalkulationen zu stark vereinfacht und effektiv als Wahl zwischen diesen beiden Szenarien dargestellt:
- Excel = schlecht. Die Organisation bleibt mit manuellen, fehleranfälligen Routinearbeiten zurück.
- Unternehmenssoftware = gut. Bereitstellung von Funktionen auf automatisierte, leistungsstarke Weise.
Ich würde vorschlagen, dass es vielleicht an der Zeit ist, diese Sichtweise zu ändern. Vielleicht sind es die Anbieter, die angeprangert werden sollten. Wenn die Lösung von Anbieter X wirklich so großartig wäre, warum verlassen sich dann immer noch so viele Nutzer täglich auf Excel? Die Realität ist, dass die Menschen gute Gründe haben, Excel zu verwenden:
- Es ist ein Standard. Man kann Dateien mit so ziemlich jedem teilen und aus so ziemlich allem in Excel exportieren und umgekehrt.
- Es ist preiswert. Die Abonnementpreise sind nominal, für Unternehmen, die Volumenlizenzen erwerben, sogar noch günstiger.
- Es ist keine Hilfe von außen erforderlich. Benutzer können Formeln ändern, Berichte erstellen und alles andere tun, was sie möchten, ohne ein Ticket zu öffnen, auf einen Administrator zu warten oder ähnliches.
- Es ist vertraut. Die meisten Finanzfachleute haben es während ihrer gesamten Karriere genutzt, und wenn sie das Unternehmen wechseln, ist es im Grunde selbstverständlich, dass diese Fähigkeiten weiterhin anwendbar sind.
- Es ist flexibel. Excel kann für so ziemlich alles verwendet werden, egal ob Benutzer Projektmanagement betreiben, neue Finanzmodelle erstellen, neue Datensätze aufbauen, Ad-hoc-Berichte erstellen oder so ziemlich alles andere tun müssen.
Ich könnte noch weitermachen, aber Sie verstehen schon, worauf ich hinaus will.
Wenn ich mit Finanzteams in Unternehmen zusammenarbeite, bin ich immer wieder beeindruckt, wie geschickt Excel weiterhin eingesetzt wird. Diese Teams haben starke Fähigkeiten und Prozesse etabliert und diese im Laufe der Zeit weiter verfeinert. Das gesammelte Fachwissen und die Investitionen in Formeln, Logik und Arbeitsabläufe können erheblich sein und sollten nicht trivialisiert oder von vornherein abgelehnt werden. Tabellenkalkulationen sind seit den Anfängen des PCs ein Eckpfeiler für Berufe im Bereich Rechnungswesen und Finanzen und werden auch in naher Zukunft nicht verschwinden, was auch gut so ist.
In diesem Zusammenhang bin ich kürzlich auf einen Artikel in Compliance Week , der das gesamte Argument „Excel schlecht/Unternehmenssoftware gut” auf den Kopf stellt: Der Artikel enthüllte, wie viele Teams in ihrem Bestreben, sich an ASC 606 und IFRS 15 anzupassen, auf Workarounds, manuelle Arbeit und ja, auch Tabellenkalkulationen zurückgreifen müssen, weil sie ihre Altsysteme nicht rechtzeitig überarbeiten können, um die anstehenden Berichtsfristen einzuhalten. Ganz einfach gesagt: Nach der Einrichtung ausgeklügelter, teurer und automatisierter Buchhaltungs- und Abrechnungssysteme sind die Teams nicht in der Lage, sich an wesentliche Änderungen anzupassen.
Wenn man sich die oben aufgeführten Vorteile ansieht, sollten Anbieter von Unternehmenssoftware prüfen, ob ihre Angebote damit mithalten können. Wie das Sprichwort sagt: Wer nicht Teil der Lösung ist, ist Teil des Problems.
Was sind Ihre Hindernisse für mehr Effizienz und Flexibilität?
Unabhängig davon, ob Sie Tabellenkalkulationen oder andere Tools verwenden, halte ich es für sinnvoll, einen Schritt zurückzutreten und Ihre derzeitigen Arbeitsabläufe objektiv zu betrachten. Auch wenn das Sprichwort „Was nicht kaputt ist, muss man nicht reparieren“ durchaus seine Berechtigung hat, ist es wichtig, wirklich zu prüfen, ob etwas kaputt oder suboptimal ist. Versuchen Sie, Trägheit und Vertrautheit mit dem Status quo nicht zu einem unüberwindbaren Hindernis für einige bedeutende Verbesserungen werden zu lassen.
Es stimmt, dass Tabellenkalkulationsbasierte Ansätze ihre eigenen Risiken mit sich bringen. Datensätze können isoliert sein. Fest programmierte Formeln können fehlerhaft sein. Es können zirkuläre Verweise auftreten. Und wenn Menschen Änderungen vornehmen, können Fehler auftreten, unabhängig davon, wie qualifiziert oder erfahren sie sind.
Außerdem können Sie irgendwann an Ihre Grenzen stoßen, wenn Sie sich auf Tabellenkalkulationen verlassen. Was passiert, wenn neue dynamische Preismodelle eingeführt werden müssen? Nehmen wir beispielsweise an, Ihr Unternehmen hat komplexe Kundenhierarchien, wie z. B. die Abrechnung mit Wiederverkäufern mit erweiterten Funktionen für die Weiterleitung und Aufteilung von Gebühren. Sie müssen einmalige Nutzungsgebühren mehrfach auf mehrere miteinander verbundene Konten mit unterschiedlichen Gebührenstrukturen anwenden. Versuchen Sie das mit Excel zu bewerkstelligen?
Hier können wir meiner Meinung nach Vorteile bieten. Mit der Billing Platform können Sie bestimmte Produkt- und Kontodatenelemente definieren, die in formelbasierten Tarifen oder Matrix-Preismodellen verwendet werden können. Mit dieser Plattform können Sie solche komplexen Szenarien effizient bewältigen. Tatsächlich können Sie über eine Point-and-Click-Oberfläche praktisch jedes Abrechnungsszenario konfigurieren – ohne einen vollständigen IT-Entwicklungszyklus durchlaufen zu müssen.
Abschließende Gedanken… und eine Herausforderung
Letztendlich ist das Argument, dass Tabellenkalkulationen ein inhärentes Übel sind, das um jeden Preis vermieden werden sollte, nicht stichhaltig. Dies gilt umso mehr, wenn die „Lösung“ für die Probleme mit Tabellenkalkulationen eine kostspielige, starre Abrechnungsplattform ist, die nicht in der Lage ist, die Agilität zu bieten, die das heutige digitale Zeitalter erfordert.
Wenn Sie in Ihren Abrechnungsprozessen Tabellenkalkulationen verwenden, möchte ich Ihnen eine Herausforderung anbieten: Wenn heute irgendein Teil Ihres Abrechnungsprozesses in einer Tabellenkalkulation verwaltet wird, können wir Ihnen zeigen, wie Sie denselben Supportumfang in BillingPlatform konfigurieren können – und so die oben beschriebenen Risiken manueller Arbeit vermeiden. Sie müssen uns nicht einfach glauben. Lassen Sie es uns Ihnen beweisen. Klicken Sie hier , um loszulegen.
