Da der „Quote-to-Cash“-Prozess (QTC) unzählige Abläufe umfasst, die nahezu jeden Bereich Ihres Unternehmens sowie Interessenten und Kunden und Ihre internen Systeme betreffen, ist er anfällig für menschliche Fehler, Verzögerungen, Unzufriedenheit bei den Kunden und Umsatzverluste. Der QTC-Prozess wurde zur Beschleunigung des Cashflows entwickelt und ist einer der wichtigsten Geschäftsprozesse Ihres Unternehmens. Auf einer übergeordneten Ebene umfasst QTC den gesamten Umsatzprozess – Konfiguration, Preisgestaltung, Angebotserstellung, Verträge, Auftragsmanagement, Rechnungsstellung, Abrechnung, Zahlungen und Umsatzrealisierung. Traditionell waren diese Prozesse voneinander getrennt und wurden manuell abgewickelt, was zu Ineffizienzen, Fehlern und Umsatzverlusten führte. Dank der Fortschritte bei den heutigen „Quote-to-Cash“-Lösungen muss das nicht mehr so sein!
Verschaffen Sie sich Wettbewerbsvorteile mit „Quote-to-Cash“-Lösungen
Auf den ersten Blick mögen alle „Quote-to-Cash“-Lösungen ähnlich erscheinen, doch nicht alle bieten dieselben Dienstleistungen oder Funktionen. Was sollten Sie bei der Suche nach einer „Quote-to-Cash“-Lösung beachten? Ganz einfach: eine durchgängige Automatisierung.
Während des gesamten QTC-Prozesses sind Genauigkeit und Geschwindigkeit von entscheidender Bedeutung. Um Ihren QTC-Prozess zu beschleunigen, benötigen Sie eine cloudbasierte Lösung, die eine Automatisierung des gesamten Prozesses ermöglicht. Die Lösung sollte leistungsstarke Funktionen bieten, mit denen sich die oben beschriebenen QTC-Prozesse abwickeln lassen, das Inkassomanagement automatisieren, Zahlungspartner einbinden und die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften gewährleisten.
„Quote-to-Cash“-Lösungen müssen die erforderlichen Funktionen bieten, um Ihre individuellen Anforderungen in den Bereichen „Quote-to-Order“ (Q2O), „QTC“ und „Order-to-Cash“ (O2C) automatisch abzuwickeln. Vielleicht fragen Sie sich: Was ist der Unterschied zwischen diesen drei Bereichen? Sollten nicht alle „Quote-to-Cash“-Lösungen in der Lage sein, alle Prozesse innerhalb dieser Bereiche zu automatisieren? Die kurze Antwort lautet: Nicht unbedingt. Schauen wir uns zunächst einmal Q2O, O2C sowie die Unterschiede zwischen QTC und O2C an und klären wir, warum Sie eine QTC-Lösung benötigen, die alle Prozesse automatisieren kann.
Der Prozess vom Angebot bis zur Bestellung
Zu Beginn einer Geschäftsbeziehung müssen die Q2O-Prozesse effizient und fehlerfrei ablaufen. Der in dieser Phase gewonnene Eindruck beeinflusst nicht nur den Erstverkauf, sondern auch das Potenzial für Folgegeschäfte.
Der Prozess „Quote-to-Order“ umfasst verschiedene Phasen und kann je nach Unternehmen unterschiedliche Abläufe beinhalten. Bei den meisten Unternehmen umfasst der End-to-End-Prozess vier bis sechs Schritte. Der Unterschied besteht darin, ob das Unternehmen die Schritte „Konfiguration“ und „Preisberechnung“ aus dem CPQ-Prozess (Configure, Price, Quote) in seine Q2O-Prozesse einbezieht. Vorerst konzentrieren wir uns auf den vierstufigen Geschäftsprozess – Angebot, Vorschlag/Vertrag, Verhandlung und Bestellung.
- Zitat: Dieser Schritt erfordert die schnelle Erstellung fehlerfreier Angebote. Leider können komplizierte Preisstrukturen, Paketangebote, Werbeaktionen, Rabatte und Schwankungen bei den Tarifen zu hohem Verwaltungsaufwand, Fehlern bei der Angebotserstellung und Verzögerungen bei der Angebotsabgabe führen. Die Erstellung eines Angebots wird noch problematischer, wenn Sie Tabellenkalkulationen verwenden. Mit einem System, das den gesamten Prozess automatisiert, können Sie präzise Angebote noch vor der Konkurrenz vorlegen und mehr Geschäfte abschließen.
- Angebot/Vertrag: Bevor Ihr Auftragsbearbeitungsteam ein Angebot erstellen kann, müssen alle Produkte/Dienstleistungen, Preise und Kosten endgültig festgelegt sein. Für ein effizientes Vertragsmanagement ist es unerlässlich, dass die Konfigurationen aller Produkte und Pakete korrekt sind und die Geschäftsbedingungen klar definiert sind.
- Verhandlung: An der Vertragsverhandlung sind Ihr Rechtsteam, der Kunde und möglicherweise das Vertriebsteam beteiligt. Dieser Schritt kann Preis- und Installationsänderungen sowie Änderungswünsche hinsichtlich Ergänzungen oder Streichungen umfassen. Sobald alle Bedingungen vereinbart sind, wird der Vertrag unterzeichnet und der Interessenten wird zum Kunden.
- Auftrag: Was sind Ihre nächsten Schritte, sobald Sie den Auftrag erhalten haben? Sind Sie mit manuellen Aufgaben überlastet, bei denen Sie die Produktkonfiguration und die Preise erneut eingeben müssen? Dieser Prozess ist nicht nur zeitaufwendig, sondern kann auch zu Fehlern bei der Auftragsabwicklung und zu Verzögerungen bei der Auslieferung führen.
Auch wenn es so aussieht, als sei der Großteil der Arbeit bereits erledigt, ist der gesamte Prozess erst dann abgeschlossen, wenn die Zahlung eingegangen ist und verbucht wurde. Knüpfen wir an den Bestellschritt an und gehen wir die O2C-Geschäftsprozesse durch, um zu erläutern, warum Automatisierung für Schnelligkeit und Genauigkeit erforderlich ist.
Der Order-to-Cash-Prozess
Im Wesentlichen umfasst diese Reihe von Geschäftsprozessen die Schritte, die den gesamten Prozess abdecken, wie Ihr Unternehmen Kundenaufträge entgegennimmt, bearbeitet, verwaltet und ausführt, sowie die Rechnungserstellung, das Inkasso und das Berichtswesen. Die O2C-Prozesse stehen in direktem Zusammenhang mit den von Ihnen erzielten Umsätzen und Ihrem allgemeinen Wachstumspotenzial. Werfen wir einen Blick auf die fünf O2C-Schritte, beginnend mit dem Auftragsmanagement.
- Auftragsabwicklung: Als Auftakt des O2C-Zyklus sind automatische Benachrichtigungen an verschiedene Abteilungen und Teams erforderlich, um diesen Prozess in Gang zu setzen. Darüber hinaus wird eine Anbindung an Ihr Customer-Relationship-Management-System (CRM) empfohlen, um alle kundenbezogenen O2C-Schritte nahtlos zu verwalten.
- Auftragsabwicklung/Versand: Dieser Schritt umfasst die Bearbeitung und Abwicklung der Bestellung sowie die Benachrichtigung Ihrer Versandabteilung. Wenn Sie ein Software-as-a-Service-Unternehmen (SaaS) betreiben, müssen Sie zwar keine Produkte versenden, aber den Zugriff auf die Software bereitstellen. Sobald die Bestellung versandt oder der Zugriff gewährt wurde, sollte Ihr System automatisch eine Aktion an das Finanzteam auslösen und dieses darüber informieren, dass eine Rechnung erstellt werden kann.
- Rechnungsstellung: Das Finanzteam berechnet die endgültigen Kosten und erstellt eine Rechnung. Da dieser Schritt für Ihren Cashflow von entscheidender Bedeutung ist, sollte die Rechnung fehlerfrei sein und alle im Angebot und im Vertrag enthaltenen Angaben sowie weitere Informationen wie Zahlungsbedingungen, Rabatte oder Sonderangebote und Steuern enthalten.
- Zahlungseinzug: Die Automatisierung dieses Prozesses ist unerlässlich, um einen reibungslosen Zahlungseinzug zu gewährleisten. Mithilfe von Echtzeit-Buchungen, die in Ihre ERP- und Buchhaltungssysteme integriert sind, können Sie effizient festlegen, wie und wann Umsätze erfasst werden sollen.
- Berichterstattung: Schließlich müssen Sie die Daten, die alle O2C-Prozesse umfassen, dokumentieren . Die Zahlung muss dem Auftrag zugeordnet und damit der Prozess abgeschlossen werden.
Ähnlich wie bei den Q2O-Schritten ist eine Automatisierung erforderlich, um die Effizienz zu steigern, Fehler zu reduzieren und einen stetigen Einkommensstrom zu gewährleisten.
Auch wenn es auf den ersten Blick so aussieht, als sei O2C eine Untergruppe der QTC-Geschäftsprozesse, gibt es doch Unterschiede, die sie im Lebenszyklus einzigartig machen.
Der erste und offensichtlichste Unterschied besteht darin, dass QTC mehr Prozesse umfasst. So beinhaltet O2C beispielsweise nicht die CPQ-Schritte, während QTC diese einbezieht. Zudem nutzt O2C zwar Daten aus dem Vertrag, deckt jedoch nicht den gesamten Lebenszyklus des Vertragsmanagements ab. QTC hingegen umfasst alle Prozesse des Vertragsmanagements. Schließlich konzentrieren sich die O2C-Geschäftsprozesse auf die effiziente und termingerechte Lieferung der erworbenen Produkte und Dienstleistungen. Im Wesentlichen umfasst QTC alle Schritte innerhalb des Lebenszyklus, wobei die O2C-Prozesse gegen Ende einbezogen werden.
„Quote-to-Cash“-Lösungen – Beschleunigen Sie Ihren Cashflow
In der Regel sind QTC-Prozesse mit Komplexität und manuellem Aufwand verbunden, was zu Fehlern, Engpässen und einem Rückgang des Cashflows führt. „Quote-to-Cash“-Lösungen, die die QTC-Prozesse automatisieren können, ermöglichen es Ihnen, Ihre Abläufe zu optimieren und den Umsatz zu steigern.
Mit BillingPlatform können Sie selbst die kompliziertesten QTC-Schritte optimieren und so den gesamten Monetarisierungsprozess automatisieren – von der Produktkonzeption bis hin zur Umsatzrealisierung – und das alles auf einer einzigen Plattform. Sprechen Sie noch heute mit einem Mitglied unseres Teams, um mehr zu erfahren!
