En fonction de vos besoins, le flux de travail peut être simple ou extrêmement complexe. Toutefois, une chose est sûre : en matière d'automatisation du flux de travail, il existe des idées fausses. Prenons l'exemple du flux de travail par rapport à la gestion des processus de facturation (BPM).
Bien que les deux termes soient souvent utilisés de manière interchangeable et qu'ils permettent tous deux d'optimiser et de rationaliser les tâches et les processus répétitifs, le flux de travail est considéré comme un composant de la gestion des processus métier. Le BPM, quant à lui, est une discipline large et dynamique qui peut consister en de multiples flux de travail.
Les entreprises peuvent utiliser des logiciels d'automatisation des flux de travail pour remplacer les processus manuels et basés sur le papier et les intégrer étroitement à d'autres systèmes d'entreprise. Cela crée un écosystème dans lequel les tâches sont déclenchées automatiquement par les personnes, la technologie et les données.
L'automatisation des flux de travail repose sur une logique prédéterminée basée sur des règles et lance une série de tâches dans un ordre particulier. La rationalisation du processus réduit l'effort manuel, diminue les erreurs et permet d'obtenir des résultats plus rapides et plus cohérents.
L'automatisation des flux de travail est utilisée dans certains des services les plus courants des entreprises, tels que le marketing, les ventes, le service clientèle, les ressources humaines, la gestion des systèmes informatiques, les opérations et les finances. Nous nous concentrerons sur les fonctions financières en examinant les étapes du processus de facturation et la manière dont l'automatisation du flux de travail peut jouer un rôle important.
Comment l'automatisation des flux de travail simplifie et rationalise les processus de facturation
Un processus de facturation adéquat est essentiel pour la trésorerie, quel que soit le secteur d'activité ou la taille de l'entreprise. La facturation est l'un des processus les plus complexes de votre entreprise. Elle englobe tout, de la création des factures au suivi des paiements, en passant par le suivi des soldes impayés, la reconnaissance du chiffre d'affaires et le recouvrement. Voici les principales étapes du processus de facturation, suivies de la manière dont l'automatisation du flux de travail peut optimiser le processus.
1) Saisir les données de transaction
Recueillir toutes les informations nécessaires telles que les produits ou services fournis, la quantité, les prix, les remises, les frais d'expédition, etc.
2) Créer la facture
Outre les éléments de base tels que le nom de votre entreprise, vos coordonnées et votre logo, la facture doit contenir les dix éléments suivants.
- Un numéro de facture unique
- Date de la facture
- Informations sur les clients
- Description des produits/services rendus
- Prix et quantité de chaque produit ou service fourni
- Total partiel plus les taxes et réductions applicables
- Montant total dû
- Date d'échéance du paiement
- Options sur la manière d'effectuer le paiement
- Conditions de paiement
3) Examiner et approuver la facture
Le personnel autorisé examine la facture et l'approuve lorsqu'elle est prête.
4) Envoyer la facture
Après avoir créé et approuvé la facture, vous l'envoyez au client par courrier, par e-mail ou via un portail client.
5) Recevoir le paiement
Saisissez le paiement dans le système AR afin d'affecter les fonds à la facture, puis rapprochez le grand livre AR.
6) Comptabiliser les recettes
Vous pouvez ensuite comptabiliser les recettes conformément à l'ASC 606 et à la norme IFRS 15.
7) Suivi des retards de paiement
Envoyer des notifications/appeler lorsque l'encours de la dette atteint des seuils prédéterminés.
Le flux de travail vous permet d'automatiser un grand nombre des étapes de facturation susmentionnées, ce qui accélère le processus et réduit les efforts manuels et les erreurs. Par exemple, dès qu'une vente est réalisée, les données telles que l'adresse de facturation du client et les informations relatives au paiement sont saisies dans les systèmes appropriés, ce qui permet de générer automatiquement des factures. Une fois le paiement reçu, il est collecté électroniquement et automatiquement saisi, réparti et rapproché. Pour les factures en souffrance, des lettres de relance et des notifications de retard de paiement sont automatiquement émises et des processus d'escalade sont automatiquement déclenchés.
Pourquoi avez-vous besoin de l'automatisation du flux de travail ?
Quelle que soit la fonction du département, l'automatisation du flux de travail offre de nombreux avantages, notamment
Élimination de la redondance : Lorsque plusieurs personnes ou services effectuent les mêmes tâches, l'efficacité en pâtit et des retards se produisent. L'automatisation du flux de travail détecte et supprime les tâches redondantes et inutiles.
Amélioration de la communication : Les efforts manuels entraînent souvent une mauvaise communication concernant l'achèvement des tâches, voire une absence de communication concernant l'achèvement des tâches et la nécessité de passer à l'étape suivante. En automatisant les tâches du flux de travail, les informations sont partagées de manière transparente, ce qui garantit la collaboration et améliore la productivité, la qualité du travail et même le moral des employés.
Une plus grande responsabilité : L'amélioration de la communication offre d'autres avantages, notamment une plus grande responsabilisation. Grâce à une définition claire, l'ensemble de l'équipe sait quelles tâches ont été accomplies, quelles tâches spécifiques sont à venir et quelles sont leurs échéances.
Mesure des performances : Avec le flux de travail automatisé, les performances sont facilement et précisément contrôlées et mesurées à des intervalles prédéterminés. Cela permet de détecter les défaillances du flux de travail et d'améliorer rapidement le processus.
Fournit des informations sur les processus : L'automatisation des flux de travail permet de mieux comprendre l'ensemble du processus et le personnel impliqué. Les organisations comprennent alors mieux comment les données circulent dans l'entreprise et l'impact sur la prise de décision.
En bref, l'automatisation du flux de travail offre des avantages évidents à votre organisation. Une fois mise en œuvre, vous découvrirez :
- Les activités du projet sont organisées
- Des attentes claires sont fixées
- Suivi de l'avancement des tâches
- Amélioration de l'efficacité
- Permet une exécution cohérente des tâches
- Réduction des goulets d'étranglement
- Meilleure visibilité des tâches
- Améliore la collaboration au sein de l'équipe
- Améliore l'expérience du client
Et ces avantages ne sont que la partie émergée de l'iceberg. Pour une liste complète des avantages que vous obtiendrez en automatisant les processus de facturation, consultez notre blog - 10 façons dont les logiciels d'automatisation des flux de travail améliorent la croissance de l'entreprise.
Automatiser les processus de facturation et réduire les pertes de revenus
L'automatisation de la facturation offre la flexibilité dont chaque entreprise a besoin, en transformant les processus manuels en systèmes hautement intelligents et intuitifs qui peuvent être facilement modifiés pour répondre à l'évolution du marché et des demandes des clients. Bien que tous les moteurs de workflow ne soient pas égaux, le workflow qui fait partie intégrante de la plateforme de facturation répond au besoin actuel d'une plus grande agilité de l'entreprise. L'automatisation du flux de travail permet de simplifier les processus complexes, de réduire considérablement les dépenses d'exploitation, de fournir les moyens d'évoluer sans augmenter le personnel et de diminuer les pertes de revenus.
Que vous gériez des contrats pluriannuels complexes ou que vous convertissiez des processus manuels, BillingPlatform fournit des flux de travail intégrés pour l'automatisation de la facturation afin de rationaliser le processus de clôture financière, de réduire les erreurs et de maximiser l'efficacité. Notre moteur de flux de travail est entièrement intégré à chaque aspect de l'application, ce qui vous permet de configurer et d'orchestrer des flux de travail d'automatisation de la facturation qui impliquent plusieurs étapes, le tout avec une interface simple de type "pointer et cliquer".
Êtes-vous prêt à dire adieu aux processus de facturation manuels et truffés d'erreurs et à dire bonjour à une solution d'automatisation de la facturation qui vous donnera la flexibilité nécessaire pour faire passer votre entreprise à la vitesse supérieure ? Choisir une solution de facturation qui réponde à vos besoins d'automatisation ne doit pas être un défi. C'est pourquoi nous avons élaboré le Guide complet des processus de facturation automatisés, que vous pouvez télécharger dès aujourd'hui.
