Selon vos besoins, un workflow peut être simple ou extrêmement complexe. Une chose est toutefois certaine : en matière d’automatisation des workflows, certaines idées reçues circulent. Prenons par exemple la distinction entre le workflow et la gestion des processus de facturation (BPM).
Bien que ces termes soient souvent utilisés de manière interchangeable et qu’ils permettent tous deux d’optimiser et de rationaliser les tâches et les processus répétitifs, le « workflow » est considéré comme une composante du BPM. Le BPM, quant à lui, est une discipline vaste et dynamique pouvant englober plusieurs workflows.
Les entreprises peuvent utiliser des logiciels d'automatisation des flux de travail pour remplacer les processus papier et manuels, et les intégrer étroitement à d'autres systèmes d'entreprise. Cela permet de créer un écosystème dans lequel les tâches sont déclenchées automatiquement, en impliquant à la fois les personnes, la technologie et les données.
L'automatisation des flux de travail repose sur une logique prédéfinie fondée sur des règles et déclenche une série de tâches, dans un ordre précis. La rationalisation du processus réduit la charge de travail manuel, diminue les erreurs et permet d'obtenir des résultats plus rapides et plus cohérents.
Les flux de travail automatisés sont utilisés dans certains des services les plus courants sur lesquels s'appuient les entreprises, tels que le marketing, les ventes, le service client, les ressources humaines, la gestion des systèmes informatiques, les opérations et la finance. Nous nous concentrerons sur les fonctions financières en examinant les étapes du processus de facturation et la manière dont l'automatisation des flux de travail peut jouer un rôle important.
Comment l'automatisation des flux de travail simplifie et rationalise les processus de facturation
Un processus de facturation bien rodé est essentiel pour la trésorerie, quels que soient votre secteur d’activité ou la taille de votre entreprise. Comptant parmi les processus les plus complexes gérés par votre entreprise, la facturation englobe toutes les étapes, de la création des factures au suivi des paiements, en passant par le relance des impayés, la comptabilisation des revenus et le recouvrement. Voici les étapes clés du processus de facturation, suivies d’explications sur la manière dont l’automatisation des flux de travail peut optimiser ce processus.
1) Saisie des données de transaction
Rassemblez toutes les informations nécessaires, telles que les produits ou services proposés, les quantités, les prix, les remises, les frais de livraison, etc.
2) Créer la facture
Outre les informations de base telles que le nom de votre entreprise, vos coordonnées et votre logo, la facture doit comporter ces 10 éléments.
- Un numéro de facture unique
- Date de la facture
- Informations client
- Description des produits/services fournis
- Prix et quantité de chaque produit ou service fourni
- Sous-total, taxes applicables et remises comprises
- Montant total dû
- Date d'échéance du paiement
- Options de paiement
- Conditions de paiement
3) Vérifier et valider la facture
Le personnel habilité examine la facture et l'approuve lorsqu'elle est prête.
4) Envoyer la facture
Une fois la facture créée et validée, vous l'envoyez au client par courrier postal, par e-mail ou via un portail client.
5) Recevoir le paiement
Saisissez le paiement dans le système de gestion des comptes clients afin d'affecter les fonds à la facture, puis effectuez le rapprochement du grand livre des comptes clients.
6) Comptabiliser le chiffre d'affaires
Vous pouvez alors comptabiliser les produits conformément aux normes ASC 606 et IFRS 15.
7) Assurer le suivi des paiements en retard
Envoyer des notifications ou passer des appels lorsque les impayés atteignent des seuils prédéfinis.
Le workflow vous permet d’automatiser bon nombre des étapes de facturation mentionnées ci-dessus, ce qui accélère le processus et réduit les tâches manuelles ainsi que les erreurs. Par exemple, dès qu’une vente est conclue, les données telles que l’adresse de facturation du client et ses informations de paiement sont saisies dans les systèmes appropriés, ce qui permet la génération automatique des factures. Une fois le paiement reçu, il est encaissé par voie électronique, puis automatiquement enregistré, affecté et rapproché. Pour les factures en souffrance, des lettres de relance et des notifications de retard de paiement sont automatiquement émises, et des procédures d'escalade sont automatiquement déclenchées.
Pourquoi l'automatisation des processus est-elle indispensable ?
Quelle que soit la fonction du service, l'automatisation des processus offre de nombreux avantages, notamment :
Élimine les redondances : Lorsque plusieurs collaborateurs ou services s'occupent des mêmes tâches, l'efficacité en pâtit et des retards apparaissent. L'automatisation des processus détecte et supprime les tâches redondantes et inutiles.
Amélioration de la communication : Les processus manuels entraînent souvent des malentendus concernant l’achèvement des tâches, voire une absence totale de communication à ce sujet et sur la nécessité ou non de passer aux étapes suivantes. L’automatisation des tâches du flux de travail permet un partage fluide des informations, ce qui favorise la collaboration et améliore ainsi la productivité, la qualité du travail et même le moral des employés.
Renforcement de la responsabilisation : Une meilleure communication apporte des avantages supplémentaires, tels qu’une responsabilité accrue. Grâce à une définition claire des rôles, toute l’équipe sait quelles tâches ont été accomplies, quelles sont les prochaines étapes spécifiques et quelles sont leurs échéances.
Mesure des performances : Grâce à un flux de travail automatisé, les performances sont surveillées et mesurées facilement et avec précision à des intervalles prédéfinis. Cela permet de détecter les dysfonctionnements du flux de travail et offre la possibilité d'améliorer rapidement le processus.
Fournit des informations sur les processus : L'automatisation des flux de travail offre une visibilité sur l'ensemble du processus et sur le personnel impliqué. Les organisations comprennent ainsi mieux comment les données circulent au sein de l'entreprise et quel est leur impact sur la prise de décision.
En résumé, l'automatisation des processus offre des avantages évidents à votre entreprise. Une fois mise en place, vous constaterez que :
- Les activités du projet sont organisées
- Des attentes claires sont définies
- Permet de suivre l'avancement des tâches
- Améliore l'efficacité
- Assure une exécution cohérente des tâches
- Réduit les goulots d'étranglement
- Offre une meilleure visibilité sur les tâches
- Améliore la collaboration au sein de l'équipe
- Améliore l'expérience client
Et ces avantages ne sont que la partie émergée de l'iceberg. Pour découvrir la liste complète des avantages que vous tirerez de l'automatisation des processus de facturation, consultez notre article de blog intitulé « 10 façons dont les logiciels d'automatisation des flux de travail favorisent la croissance de votre entreprise ».
Automatiser les processus de facturation et réduire les pertes de chiffre d'affaires
L'automatisation de la facturation offre la flexibilité dont toute entreprise a besoin, en transformant les processus manuels en systèmes hautement intelligents et intuitifs, facilement adaptables pour répondre à l'évolution des marchés et des demandes des clients. Bien que tous les moteurs de workflow ne se valent pas, un workflow faisant partie intégrante de la plateforme de facturation répond au besoin actuel d'une plus grande agilité opérationnelle. L'automatisation des workflows contribue à simplifier les processus complexes, réduit considérablement les frais d'exploitation, permet de s'adapter à la croissance sans augmenter les effectifs et limite les pertes de chiffre d'affaires.
Que vous gériez des contrats complexes s'étalant sur plusieurs années ou que vous automatisiez des processus manuels, BillingPlatform propose des workflows intégrés pour l'automatisation de la facturation, afin de rationaliser le processus de clôture financière, de réduire les erreurs et d'optimiser l'efficacité. Notre moteur de workflows est entièrement intégré à tous les aspects de l'application, ce qui vous permet de configurer et de coordonner des workflows d'automatisation de la facturation comportant plusieurs étapes, le tout via une interface simple de type « pointer-cliquer ».
Êtes-vous prêt à dire adieu aux processus de facturation manuels et sources d'erreurs, et à adopter une solution d'automatisation de la facturation qui vous offrira la flexibilité nécessaire pour faire passer votre entreprise au niveau supérieur ? Choisir une solution de facturation adaptée à vos besoins en matière d'automatisation ne doit pas nécessairement être compliqué. C'est pourquoi nous avons élaboré le « Guide complet des processus de facturation automatisés » : téléchargez-le dès aujourd'hui.
