Votre équipe financière est-elle submergée par une multitude de feuilles de calcul ? Des étapes sont-elles fréquemment omises dans les processus de facturation et de paiement ? Devenez-vous obligé de recruter du personnel supplémentaire pour gérer le processus de clôture financière ? Êtes-vous confronté à des erreurs de facturation qui grèvent vos bénéfices ? Le respect de normes réglementaires telles que l’ASC 606 ou l’IFRS 15 entraîne-t-il une charge de travail supplémentaire et répétitive pour votre équipe financière ? Constatez-vous une augmentation des démissions parmi vos collaborateurs ? La sécurisation des données clients est-elle devenue un jeu de hasard ? Si tel est le cas, les logiciels d’automatisation des flux de travail et la gestion des processus métier (BPM) peuvent vous aider.
Workflow ou BPM : quelle est la différence ?
Bien que le workflow et le BPM présentent certaines similitudes, le workflow est considéré comme une composante du BPM. Selon Wikipédia, le workflow consiste en un ensemble coordonné et reproductible d’activités métier, rendu possible par l’organisation systématique des ressources en processus qui transforment des matières, fournissent des services ou traitent des informations. En d’autres termes, le workflow consiste en une série d’activités qui se transmettent d’une personne à une autre afin de mener à bien une tâche.
Le BPM, quant à lui, est une discipline vaste et dynamique pouvant englober plusieurs flux de travail. TechTarget définit le BPM comme une approche structurée visant à améliorer les processus utilisés par les organisations pour mener à bien leurs activités, servir leurs clients et générer de la valeur ajoutée. Plus précisément, un processus métier est une activité ou un ensemble d'activités qui contribue à la réalisation des objectifs de l'organisation.
Bien que les processus de travail et la gestion des processus métier (BPM) permettent tous deux d'optimiser et de rationaliser les tâches, il existe trois différences fondamentales entre eux.
- Un workflow se concentre sur une seule tâche, tandis que le BMP englobe l'ensemble du processus métier.
- Le BPM est axé sur la production de rapports et l'analyse plutôt que sur les objectifs individuels
- Le workflow fait partie intégrante du BPM, mais l'inverse n'est pas vrai.
Bien que ces deux approches offrent des avantages sur le plan organisationnel, cet article se concentre sur les avantages du workflow – plus précisément, des logiciels d'automatisation des workflows. Toutefois, si vous souhaitez en savoir plus sur le BPM, consultez l'article « Les 5 fonctionnalités essentielles d'un logiciel de BPM ».
Comment les logiciels d'automatisation des flux de travail simplifient et optimisent les processus métier
Les avantages liés à la mise en œuvre d'une solution logicielle d'automatisation des flux de travail se retrouvent dans tous les secteurs d'activité et dans presque tous les aspects de votre entreprise. Qu'il s'agisse des ventes, du marketing, de la production, du service client, de la gestion des systèmes informatiques, des finances, etc., les logiciels d'automatisation des flux de travail offrent d'innombrables avantages.
Grâce à un logiciel d'automatisation des processus, vous pouvez :
1) Réduire les tâches manuelles superflues
Les processus manuels sont coûteux, tant en temps qu’en main-d’œuvre. En effet, une enquête menée par IT Chronicles a révélé qu’à l’échelle mondiale, les tâches manuelles répétitives coûtent aux entreprises la somme colossale de 5 000 milliards de dollars par an. Si l’on ajoute à cela l’augmentation des erreurs humaines, la baisse de productivité, les risques liés à la conformité et la hausse des besoins en personnel et des coûts salariaux, on comprend aisément comment la gestion manuelle de tâches répétitives peut rapidement grignoter votre budget et votre rentabilité.
2) Réduire les erreurs
Même si un fonctionnement sans aucune erreur relève peut-être du rêve, les logiciels d'automatisation des processus peuvent réduire considérablement le nombre d'erreurs. Et lorsqu'une erreur survient, le logiciel permet d'en localiser précisément l'origine, ce qui vous permet d'apporter les modifications nécessaires pour éviter qu'elle ne se reproduise.
3) Améliorer la productivité
Comme les logiciels d'automatisation des flux de travail permettent d'effectuer des tâches sans intervention humaine, votre personnel dispose ainsi du temps nécessaire pour se consacrer à des activités plus valorisantes et plus stimulantes. Autre point tout aussi important : si une étape est omise dans le processus, le flux de travail aide à identifier l'étape qui doit être effectuée avant que le processus puisse se poursuivre.
4) Respecter les normes relatives à la comptabilisation des produits
Le non-respect des règles de comptabilisation des produits, telles que l’ASC 606 et la norme IFRS 15, comporte des risques importants : cela peut aller du licenciement de salariés à des amendes, voire à des peines d’emprisonnement. Non seulement cela aura un impact négatif sur votre image de marque, mais cela peut également entraîner des sanctions financières considérables. Grâce à un logiciel d’automatisation des processus, le flux prédéfini ne laisse rien au hasard : il garantit que toutes les étapes obligatoires sont respectées dans l’ordre établi et qu’aucune ne passe entre les mailles du filet.
5) Rationaliser les procédures d'approbation
La gestion manuelle des processus de validation prend beaucoup de temps. Elle entraîne souvent des goulots d'étranglement qui ralentissent le processus. La logique intégrée aux logiciels d'automatisation des flux de travail vous permet d'acheminer, d'informer et d'obtenir automatiquement les signatures selon un parcours prédéfini.
6) Améliorer la prise de décision
Passez-vous encore des heures à éplucher des rapports pour obtenir les données nécessaires à la prise de décisions stratégiques, à la compréhension des besoins des clients, à l'identification des produits et services qui se vendent bien et de ceux qui ne se vendent pas, etc. ? Les logiciels d'automatisation des flux de travail vous permettent d'extraire des informations à grande échelle, de manière fluide et efficace, puis de transformer ces données en informations pertinentes et en stratégies concrètes.
7) Renforcer la transparence
Les processus ne sont pas gérés par une seule personne et, lorsqu’ils sont traités manuellement, ils ont tendance à ne pas être documentés et peuvent être considérés comme peu prioritaires par certains collaborateurs. Les logiciels d’automatisation des flux de travail offrent la transparence nécessaire pour que toutes les personnes concernées puissent suivre l’avancement du processus. De plus, ils fournissent les informations nécessaires pour identifier les points de retard dans les processus et les tâches, ce qui vous permet d’apporter les ajustements nécessaires.
8) Renforcer la collaboration et l'implication des salariés
Saviez-vous qu’à tout moment, près de la moitié de vos collaborateurs s’ennuient ? Pire encore, l’ennui est en réalité plus néfaste que le burn-out. L’une des principales causes de l’ennui au travail, qui conduit souvent à la démission des employés, réside dans l’exécution de tâches répétitives et subalternes. Les logiciels d’automatisation des flux de travail prennent en charge ces tâches répétitives et fastidieuses, libérant ainsi votre personnel pour qu’il se consacre à des activités plus stimulantes. Du point de vue de la collaboration, l’automatisation des flux de travail rationalise les processus, favorisant ainsi un environnement de travail plus collaboratif et axé sur les objectifs.
9) Créer des liens entre les personnes, les logiciels et la culture d'entreprise
En jouant le rôle de facilitateur, un logiciel d'automatisation des flux de travail extrait des données de différentes applications logicielles et exécute des flux de travail entre celles-ci. Les données fournies vous permettent d'identifier et de prévenir les erreurs, d'améliorer la productivité et de rationaliser les processus. De plus, l'automatisation des flux de travail vous permet de mettre en place la collaboration interne nécessaire à la réalisation des objectifs de l'organisation.
10) Offrir une expérience client améliorée et cohérente
Les processus manuels sont sources d'erreurs et prennent plus de temps à exécuter, ce qui peut avoir un impact négatif sur les ventes, le service client, la fourniture de produits ou de services, etc. Les clients ne se contentent pas de souhaiter la précision, la rapidité et la réactivité : ils les exigent de plus en plus. Les processus manuels sont truffés de goulots d'étranglement qui nuisent à l'expérience client. Grâce à un logiciel d'automatisation des flux de travail, vous pouvez rationaliser vos processus, réduire les erreurs et répondre plus rapidement aux clients, ce qui vous confère un avantage concurrentiel.
Si les logiciels d'automatisation des flux de travail présentent de nombreux avantages (bien plus que les 10 cités ci-dessus), le principal atout de la gestion des flux de travail réside dans sa capacité à réduire les dépenses.
Dites adieu aux tâches manuelles répétitives et bonjour à l'automatisation des processus
Quel que soit votre secteur d'activité, votre objectif est de réussir, ce qui implique de dégager des bénéfices. Lorsque les processus manuels entraînent des coûts élevés, la perte de clients et le départ de collaborateurs, la rentabilité s'effrite rapidement. Les logiciels d'automatisation des flux de travail vous fournissent les outils nécessaires pour réduire les erreurs coûteuses, combler les lacunes dans les processus et éliminer les goulots d'étranglement, vous permettant ainsi d'augmenter votre chiffre d'affaires.
Examinons les logiciels d’automatisation des processus sous l’angle de la facturation afin de mettre en évidence les avantages qu’ils apportent à votre entreprise, à votre équipe financière et à vos clients. Les entreprises confrontées à des scénarios de facturation complexes doivent effectuer de nombreuses étapes manuelles lors de la tarification, de la facturation et de l’émission des factures. Grâce à BillingPlatform, vous pouvez exécuter des tâches de facturation complexes sans intervention manuelle. Une fois votre modèle commercial défini dans notre solution cloud, vous pouvez :
- Enchaînez et coordonnez des flux de travail automatisés en quelques clics seulement
- Configurez facilement des processus métier pour des déclencheurs liés à des événements, tels que la création d'une nouvelle fiche client ou d'autres mises à jour
- Synchroniser les informations entre différentes applications via des interfaces de programmation d'applications (API)
- Étendez vos processus automatisés à des systèmes périphériques, tels que votre grand livre général ou vos applications de gestion de la relation client (CRM)
La solution cloud de BillingPlatform offre des fonctionnalités d'automatisation étendues qui permettent de gagner en efficacité, d'améliorer le moral des employés et d'optimiser l'expérience client. Notre plateforme permet d'exécuter des flux de travail essentiels grâce à des déclencheurs basés sur des événements, vous offrant ainsi la flexibilité nécessaire pour rationaliser et automatiser vos processus redondants et chronophages. En matière de facturation, l'ensemble du processus est automatisé selon les critères que vous définissez. Cela vous permet de programmer la génération automatique de factures au format PDF à des intervalles prédéfinis, de joindre les documents associés et d'envoyer les factures directement à vos clients, sans lever le petit doigt.
Quel que soit l'angle sous lequel on l'envisage, un logiciel d'automatisation des flux de travail vous permet d'améliorer votre productivité, d'automatiser les tâches manuelles, de mettre en place des processus reproductibles, de réduire les erreurs humaines, d'optimiser votre efficacité… et d'augmenter votre chiffre d'affaires. Suivez vous-même une brève visite guidée de notre plateforme pour en savoir plus.
