Considerada una variante de la facturación basada en suscripciones, la facturación de «software como servicio» (SaaS) se refiere al proceso de generar facturas y cobrar los pagos. En su forma más básica, el proceso de facturación consta de tres pasos: 1) crear la factura, 2) enviarla y 3) cobrar el pago al cliente. Sin embargo, llegar a este punto requiere llevar a cabo otras actividades, como la fijación de precios y tarifas, la fiscalidad, los créditos y reembolsos, los recordatorios de pago, el cobro de impagados y el reconocimiento de ingresos. Es aquí donde el proceso se complica y se vuelve propenso a errores, especialmente si se gestiona de forma manual. ¿Cuál es la forma más sencilla de reducir las tareas manuales y los errores de facturación? En una sola palabra: automatización. Al automatizar todo el proceso con un software de facturación SaaS, optimizarás todos los aspectos de la facturación y los pagos.
¿Por qué deberías automatizar los procesos de facturación?
Diseñado para agilizar los procesos de facturación y pago, un buen software de facturación SaaS ofrece las herramientas necesarias para automatizar todo el proceso «de la cotización al cobro» (Q2C). Veamos con más detalle cada una de las actividades clave relacionadas con los pagos.
Precios y valoraciones
Con las herramientas adecuadas, puedes automatizar incluso los escenarios de facturación y tarificación más complejos. Los múltiples métodos de tarificación listos para usar te ofrecen la flexibilidad necesaria para crear rápidamente modelos de precios que reflejen el valor de tus productos y servicios. Cuando desees aplicar tarifas basadas en una combinación de factores, el software de facturación SaaS te permite realizar cálculos basados en fórmulas, similares a los de Excel.
Fiscalidad
La flexibilidad del software de automatización de la facturación te permite utilizar funciones fiscales internas o integrarlo con motores fiscales externos para garantizar un cálculo eficiente del impuesto sobre las ventas, el IVA, el GST o cualquier otro tipo de impuesto, con el fin de cumplir con la normativa fiscal a nivel mundial, regional y local.
Facturación
En función de tus necesidades, el software de facturación SaaS te permite visualizar las facturas por zona geográfica, filial, cliente o sector, sin necesidad de programación personalizada ni asistencia informática. La compatibilidad con jerarquías contables complejas permite consolidar o separar las facturas de forma dinámica. Por último, las plantillas de factura configurables te permiten diseñar facturas personalizadas por unidad de negocio, revendedor/distribuidor o zona geográfica.
Pagos
El software de facturación SaaS te permite cobrar y monetizar los pagos en una única plataforma automatizada, garantizando que los pagos recibidos se asignen correctamente. Por lo general, el sistema ofrece diversos métodos de pago electrónicos y manuales, como tarjetas de débito y crédito, cheques, PayPal, domiciliación bancaria y cajas de seguridad. Además, incluye páginas de pago alojadas para admitir cualquier método de pago necesario, un portal de pagos para clientes y la posibilidad de gestionar transacciones asistidas por agentes.
La automatización de los pagos también debe ofrecer la flexibilidad necesaria para gestionar pagos internacionales, proporcionando funciones multidivisa y protocolos de autenticación específicos para cada región. Asimismo, debe ser capaz de adaptarse a requisitos empresariales complejos, como la gestión de múltiples entidades jurídicas y la separación de fondos. Además, el software debe contar con socios de pasarelas de pago que cumplan con las normas SOC y PCI, para que puedas estar seguro de que tus clientes disfrutan de una experiencia de pago rápida y segura.
Créditos y reembolsos
Al automatizar los procesos de pago, podrás optimizar una de las actividades que más trabajo requieren del ciclo de facturación. Gracias a las reglas de negocio y los flujos de trabajo que se ajustan a los procesos contables de tu empresa de SaaS, podrás abonar facturas y reembolsar pagos de forma rápida y precisa. Un software de facturación SaaS robusto ofrece la funcionalidad adicional necesaria para gestionar funciones avanzadas de abono y reembolso. Esto te permite combinar varios abonos de partidas individuales en una sola nota de abono o emitir ajustes de facturación anteriores como cargos negativos en la factura. A continuación, las transacciones se transfieren automáticamente a los saldos de los clientes y a las cuentas del libro mayor. De este modo se garantiza la precisión de los informes, de modo que tanto tu empresa como tus clientes dispongan siempre de un estado actualizado en el panel de control.
Reclamación de pago
Con el software de facturación SaaS adecuado, puedes crear una o varias acciones de reclamación que se activen en distintos momentos en función de si se alcanzan unos umbrales predefinidos. Gracias al flujo de trabajo integrado, puedes automatizar la gestión de los recargos por demora, las suspensiones de cuentas y las notificaciones a los clientes, así como programar y personalizar fácilmente los mensajes para mantener a los clientes informados sobre los saldos vencidos.
Colecciones
Cuando la facturación, los recordatorios de pago, el cobro de impagados y la gestión de pagos se integran en una única plataforma, se reduce de forma proactiva el plazo medio de cobro (DSO) y se mejora el flujo de caja. Todo ello sin dejar de forjar relaciones positivas con los clientes a lo largo de todo el proceso de cobro. El sistema debería constar de:
- Un panel de control de cobros configurable que ofrece información en tiempo real sobre el estado de todas las actividades y una lista priorizada de cuentas que requieren intervención, así como la posibilidad de realizar un seguimiento, revisar y poner en práctica estrategias de cobro.
- Las notificaciones y alertas automáticas mantienen a los clientes informados sobre los saldos pendientes. Además, realizan un seguimiento de los compromisos de pago y ofrecen estrategias configurables que se activan automáticamente cuando se alcanzan los umbrales predefinidos.
- Estrategias de reclamación flexibles para adaptar las medidas con la combinación adecuada de procesos de reclamación automatizados y manuales.
- Herramientas de análisis que permiten conocer el rendimiento de las estrategias de cobro, además de la capacidad de realizar cambios de forma dinámica.
- Intercambio de datos con agencias de cobro para compartir fácilmente la información con la agencia de cobro que elijas.
Reconocimiento de ingresos
El software inteligente y automatizado de reconocimiento de ingresos te permite optimizar la gestión de los ingresos para asignar, conciliar, supervisar y reconocer los ingresos de cualquier modelo de precios, método de facturación u oferta promocional. Todo ello cumpliendo con la norma ASC 606 y la NIIF 15.
Esto describe cómo la automatización agiliza los procesos y reduce los errores de facturación, pero hay otro elemento importante que no debe pasarse por alto: la integración. Saca el máximo partido a tu software de facturación SaaS integrándolo con tus sistemas anteriores y posteriores. Esto no solo proporciona un ecosistema financiero totalmente integrado que sincroniza los datos entre sistemas, sino que te permite ampliar la plataforma para adaptarla a cualquier proceso empresarial que implementes.
Aprovecha al máximo tu potencial de ingresos con el mejor software de facturación SaaS
La gestión manual de la facturación periódica, el reconocimiento de ingresos, las renovaciones de planes, etc., puede ser motivo de frustración. Incluso puede provocar pérdidas de ingresos para las empresas de SaaS. Para alcanzar todo su potencial de ingresos, las organizaciones de SaaS están incorporando software de facturación para superar los retos inherentes a este modelo de negocio.
Con tantas opciones de software de facturación SaaS entre las que elegir, ¿cómo puedes estar seguro de que estás seleccionando la que satisfará tus necesidades no solo hoy, sino también en el futuro? En primer lugar, asegúrate de que el software ofrezca tres componentes: automatización, flexibilidad y escalabilidad. A continuación, desde el punto de vista de la funcionalidad, hay siete características que el software debe incluir. ¿Tienes curiosidad por saber cuáles son? Profundiza un poco más en la funcionalidad que ofrece el software de facturación SaaS líder del sector.
BillingPlatform está diseñada para gestionar las complejidades actuales del SaaS, así como los retos que pueda deparar el futuro. Nuestro software de facturación SaaS basado en la nube ofrece las funcionalidades esenciales que respaldan a las empresas de SaaS en todos los procesos Q2C, independientemente de la estrategia de precios que adopten. Con nosotros como tu socio de software de facturación SaaS, obtendrás la automatización y la agilidad necesarias para desarrollar y lanzar rápidamente modelos de facturación innovadores. Todo ello sin dejar de dar soporte incluso a las relaciones de ingresos recurrentes más complejas. Realiza una visita guiada por nuestra solución o ponte en contacto con nuestro equipo para obtener más información hoy mismo.
