Avec ses innombrables processus qui touchent pratiquement toutes les fonctions de votre organisation, ainsi que les prospects/clients et vos systèmes internes, le processus « quote-to-cash » (QTC) est sujet aux erreurs humaines, aux retards, à l’insatisfaction des clients et aux pertes de chiffre d’affaires. Conçu pour accélérer les flux de trésorerie, le QTC est l’un des processus métier les plus critiques gérés par votre entreprise. À un niveau global, le QTC englobe l’ensemble du processus de chiffre d’affaires : configuration, tarification, établissement des devis, contrats, gestion des commandes, facturation, encaissement et comptabilisation du chiffre d’affaires. Traditionnellement, ces processus étaient cloisonnés et gérés manuellement, ce qui entraînait des inefficacités, des erreurs et des pertes de chiffre d’affaires. Grâce aux avancées des solutions « quote-to-cash » actuelles, cela n’est plus une fatalité !
Bénéficiez d'un avantage concurrentiel grâce aux solutions « Quote to Cash »
À première vue, toutes les solutions « du devis à l'encaissement » peuvent sembler similaires, mais elles n'offrent pas toutes les mêmes services ni les mêmes fonctionnalités. Que faut-il prendre en compte lorsque l'on recherche une solution « du devis à l'encaissement » ? En un mot : l'automatisation de bout en bout.
Tout au long du processus de QTC, la précision et la rapidité sont essentielles. Pour accélérer votre processus de QTC, il faut une solution basée sur le cloud permettant d’automatiser l’ensemble du processus. Cette solution doit offrir des fonctionnalités robustes capables de prendre en charge les processus de QTC décrits ci-dessus, mais aussi d’automatiser la gestion des recouvrements, de connecter les partenaires de paiement et de garantir la conformité réglementaire.
Les solutions « Quote-to-Cash » doivent offrir les fonctionnalités nécessaires pour gérer automatiquement vos besoins spécifiques tout au long des processus « Quote-to-Order » (Q2O), « QTC » et « Order-to-Cash » (O2C). Vous vous demandez peut-être : quelle est la différence entre ces trois processus ? Toutes les solutions « Quote-to-Cash » ne devraient-elles pas être capables d’automatiser l’ensemble des processus au sein de chacun d’entre eux ? La réponse courte est : pas nécessairement. Commençons par examiner les processus Q2O et O2C, les différences entre QTC et O2C, et les raisons pour lesquelles vous avez besoin d’une solution QTC capable d’automatiser l’ensemble des processus.
Le processus « du devis à la commande »
Dès le début d'une relation commerciale, les processus Q2O doivent être efficaces et irréprochables. L'impression qui se forge au cours de cette phase influence non seulement la vente initiale, mais aussi les chances de fidéliser le client.
Le processus « Quote-to-Order » (Q2O) comporte plusieurs étapes et peut englober différents processus selon l’entreprise. Pour la plupart des entreprises, le processus de bout en bout comprend 4 à 6 étapes. La différence réside dans le fait que l’entreprise intègre ou non les étapes de configuration et de tarification du processus « Configure, Price, Quote » (CPQ) au sein de ses processus Q2O. Pour l’instant, nous nous concentrerons sur le processus métier en quatre étapes : devis, proposition/contrat, négociation et commande.
- Citation : « Cette étape nécessite la remise rapide de devis sans erreur. Malheureusement, la complexité des structures tarifaires, des offres groupées, des promotions, des remises et des fluctuations des tarifs peut entraîner une charge administrative importante, des erreurs dans les devis et des retards dans leur remise. Le processus d’élaboration d’un devis devient encore plus problématique si vous utilisez des tableurs. Grâce à un système qui automatise l’ensemble du processus, vous êtes en mesure de fournir des devis précis avant la concurrence et de conclure davantage de contrats. »
- Devis/contrat : avant que votre équipe chargée des commandes puisse établir un devis, tous les produits/services, tarifs et coûts doivent être finalisés. Il est essentiel que les configurations de tous les produits et offres soient exactes et que les conditions générales soient clairement définies pour une gestion efficace des contrats.
- Négociation : La négociation du contrat implique votre équipe juridique, le client et, éventuellement, l'équipe commerciale. Cette étape peut inclure des modifications de prix et d'installation, ainsi que des demandes de modification concernant des ajouts ou des suppressions. Une fois toutes les conditions acceptées, le contrat est signé et le prospect devient client.
- Commande : Une fois la commande en main, quelles sont vos prochaines étapes ? Êtes-vous submergé par des tâches manuelles qui vous obligent à saisir à nouveau la configuration du produit et ses tarifs ? Non seulement ce processus prend beaucoup de temps, mais il peut également entraîner des erreurs dans les commandes et des retards dans leur traitement.
Même s’il semble que l’essentiel du travail soit accompli, le processus n’est pas terminé tant que le paiement n’a pas été reçu et comptabilisé. Reprenons à l’étape de la commande et passons en revue les processus métier O2C, ainsi que les raisons pour lesquelles l’automatisation est nécessaire pour garantir rapidité et précision.
Le processus « de la commande à l'encaissement »
Concrètement, cette série de processus métier désigne les étapes qui couvrent la réception, le traitement, la gestion et l’exécution des commandes clients par votre entreprise, ainsi que l’établissement des factures, le recouvrement des paiements et le reporting. Les processus O2C sont directement liés au chiffre d’affaires que vous générez et à votre potentiel de croissance global. Examinons les cinq étapes du processus O2C, en commençant par la gestion des commandes.
- Gestion des commandes : ce cycle O2C débutant par la commande, des notifications automatiques adressées aux différents services et équipes sont nécessaires pour lancer ce processus. De plus, l'intégration à votre système de gestion de la relation client (CRM) est recommandée pour une gestion fluide de toutes les étapes O2C en contact avec le client.
- Traitement de la commande/expédition : cette étape consiste à traiter et à honorer la commande, puis à en informer votre service expédition. Si vous dirigez une entreprise de logiciels en tant que service (SaaS), vous n’aurez pas de produits à expédier, mais vous devrez fournir l’accès au logiciel. Une fois la commande expédiée ou l’accès fourni, votre système devrait déclencher automatiquement une action à l’intention de l’équipe financière, l’informant qu’une facture peut être générée.
- Facturation : l'équipe financière calcule le montant final des frais et établit une facture. Cette étape étant cruciale pour votre trésorerie, la facture doit être exempte d'erreurs et contenir toutes les informations figurant dans le devis et le contrat, ainsi que d'autres renseignements tels que les conditions de paiement, les remises ou promotions et les taxes.
- Encaissement des paiements : l'automatisation de ce processus est essentielle pour garantir un encaissement sans effort. Grâce à des écritures comptables en temps réel intégrées à votre progiciel de gestion intégré (ERP) et à vos systèmes comptables, vous pouvez définir efficacement comment et quand les produits doivent être comptabilisés.
- Rapports : enfin, vous devez conserver un registre des données couvrant l'ensemble des processus O2C. Le paiement doit être enregistré en lien avec la commande, ce qui clôt le processus.
Tout comme pour les étapes du Q2O, l'automatisation est nécessaire pour améliorer l'efficacité, réduire les erreurs et garantir un flux de revenus régulier.
Même si, à première vue, l'O2C semble être un sous-ensemble des processus métier du QTC, certaines différences le rendent unique au sein du cycle de vie.
La première différence, et la plus évidente, est que le QTC englobe davantage de processus. Par exemple, l’O2C n’inclut pas les étapes du CPQ, contrairement au QTC. De plus, bien que l’O2C exploite les données issues du contrat, il ne couvre pas l’intégralité du cycle de vie de la gestion des contrats. En revanche, le QTC inclut l’ensemble des processus de gestion des contrats. Enfin, les processus métier O2C sont axés sur la livraison efficace et dans les délais des produits et services achetés. En substance, le QTC englobe toutes les étapes du cycle de vie, les processus O2C étant intégrés vers la fin de celui-ci.
Solutions « du devis à l'encaissement » : accélérez votre trésorerie
En général, les processus « Quote to Cash » (QTC) sont caractérisés par une grande complexité et des tâches manuelles qui entraînent des erreurs, des goulots d'étranglement et une baisse de la trésorerie. Les solutions « Quote to Cash » capables d'automatiser ces processus vous permettent de rationaliser vos opérations et d'augmenter votre chiffre d'affaires.
Avec BillingPlatform, vous pouvez rationaliser même les étapes les plus complexes du cycle de facturation (QTC), ce qui vous permet d'automatiser l'ensemble du processus de monétisation, de la conception du produit à la comptabilisation du chiffre d'affaires, le tout sur une seule et même plateforme. Contactez dès aujourd'hui un membre de notre équipe pour en savoir plus !
