Faites-vous partie des quelque 25 % d’entreprises confrontées à des difficultés liées à des recettes immobilisées dans des factures impayées ? Si tel est le cas, ne cherchez pas plus loin. Avec environ 3 100 milliards de dollars de créances impayées envers des entreprises américaines, la gestion des créances et l’optimisation de vos processus pour assurer la continuité de vos recettes revêtent plus que jamais une importance capitale.
La gestion des créances, qui repose sur des politiques et des procédures, vous permet de connaître le montant des sommes dues et de savoir comment gérer les retards de paiement ou les impayés. Il s’agit d’un élément clé du processus « de la commande à l’encaissement », la gestion proactive des créances contribue à garantir le paiement des factures dans les délais, tout en améliorant l’expérience client.
Pourquoi les processus de gestion des créances échouent-ils ?
Si la gestion des créances vous permet de prendre les rênes pour maintenir une trésorerie positive et améliorer les relations avec les clients, pourquoi près d’un quart des entreprises sont-elles confrontées à des créances « en souffrance » et à un pourcentage élevé de « créances irrécouvrables » ? La réponse n’est pas simple, car plusieurs raisons expliquent pourquoi les entreprises ne parviennent pas à atteindre leurs objectifs en matière de gestion des créances, notamment :
- Les processus de gestion des créances sont insuffisants ou ne sont pas appliqués
- On accorde des crédits à des clients à haut risque, on applique des remises excessives ou on ne respecte pas les conditions de paiement afin de remporter des contrats
- Les comptes en souffrance ne sont pas traités dans les délais
- Les factures contiennent des erreurs et des inexactitudes
- Impossibilité de déterminer quels comptes présentent des soldes impayés
- Le personnel ne dispose pas d'une formation adéquate sur la manière de gérer les clients en retard de paiement
Le fait de conserver des créances en souffrance a un coût. Cela peut nuire à vos relations avec vos clients, à la réputation de votre marque, à votre fonds de roulement, à votre trésorerie et à votre résultat net ; dans le pire des cas, cela peut même conduire à la faillite.
Sortez du cercle vicieux des factures impayées
En substance, il existe cinq mesures dont l'efficacité a été prouvée pour optimiser la gestion des créances, dégager des liquidités et améliorer l'expérience client.
1) Validation de la solvabilité du client
Votre capacité à recouvrer vos créances dans les délais impartis commence dès le processus d'approbation de crédit. Il est important de garder à l'esprit que, même si une vente semble intéressante sur le papier, tous les clients ne se valent pas. Gagner un client qui paie en retard, voire qui ne paie pas du tout, finira par coûter plus cher à l'entreprise à long terme.
Pour minimiser les risques, mettez en place des politiques de crédit qui tiennent compte de l'ensemble des informations relatives au client : son éligibilité au crédit, ses limites de crédit en fonction de sa solvabilité, les cas de dépassement des limites de crédit, les conditions de crédit, les remises, les politiques de retour, ainsi que les délais d'approbation ou de refus des demandes de crédit. Veillez à revoir régulièrement ces politiques de crédit.
2) Fiche client
Veillez à ce que les données de base clients soient exactes dans votre facturation et recouvrement . Ces informations comprennent généralement le profil du client, les produits qu’il est autorisé à acheter, ses limites de crédit, ses conditions de paiement, ses remises sur volume, etc. Pour garantir la qualité, les données de base clients doivent être régulièrement vérifiées afin de supprimer les doublons et de mettre à jour les données inexactes ou contradictoires.
3) Facturation
Mettre en place des pratiques de facturation afin de garantir l'envoi de factures exactes dans les délais impartis. Chaque facture que vous envoyez doit indiquer clairement le nombre d'unités achetées, les prix, les conditions de paiement et les dates d'échéance, et être envoyée de la même manière à chaque période de facturation, que ce soit par courrier postal ou par voie électronique.
4) Processus d'affectation des encaissements
Il s'agit d'une étape du processus de gestion des créances qui consiste à affecter les paiements à la fois au bon client et aux factures correspondantes. Cependant, cela n'est pas sans poser certains défis. Les clients disposent désormais d’une multitude d’options de paiement qui nécessitent de récupérer les paiements à partir de sources diverses : chèques, cartes de crédit, prélèvements automatiques, ACH, PayPal, virements bancaires et parfois par téléphone. Pour accélérer le processus et garantir que les paiements sont correctement affectés :
- Affecter les paiements à des factures spécifiques, plutôt qu'au compte client ou à la facture la plus ancienne
- Comptabiliser les paiements le jour même de leur réception
- Comptabiliser les écritures comptables antérieures aux dates limites du système
- Effectuez régulièrement des rapprochements comptables et assurez un suivi rapide des encaissements non identifiés.
- Facilitez le paiement pour vos clients en leur proposant un portail client
5) Procédure de recouvrement
Souvent dues à des processus défaillants ou négligés, les créances peuvent (et c'est effectivement le cas) rester impayées. Avant de lancer le processus de recouvrement, vous devez disposer de rapports précis et à jour sur vos créances. Pour optimiser vos processus de recouvrement :
- Mettre en place des formations afin de garantir la cohérence des actions de recouvrement
- Veillez à ce que les plans de paiement soient conformes aux politiques de recouvrement de l'entreprise
- Vérifier que les remises proposées sont avantageuses pour les deux parties et qu'elles sont correctement appliquées
- Automatiser les processus de collecte afin de réduire la charge de travail manuel et les erreurs
Pour évaluer l'efficacité de vos processus de gestion des créances, il existe quelques indicateurs clés de performance (KPI) que vous devriez suivre.
- Délai moyen de recouvrement (DSO) : Cet indicateur mesure le délai moyen nécessaire pour convertir les créances en liquidités. Selon la définition de la Credit Research Foundation, le DSO se compose des créances à échéance (futures et actuelles), des factures en souffrance, des erreurs opérationnelles, des problèmes de service et de qualité, des litiges et des déductions.
- Indice d'efficacité du recouvrement (CEI) : Indicateur de recouvrement des créances, ce chiffre permet de déterminer l'efficacité de vos processus de recouvrement. Plus vous vous rapprochez de 100 %, plus vos efforts de recouvrement sont efficaces.
- Ratio de rotation des créances clients : Formule utilisée pour mesurer votre efficacité en matière d'octroi de crédit et de recouvrement des créances.
Une fois que vous aurez une meilleure idée de l'efficacité avec laquelle votre entreprise gère ses processus de gestion des créances, vous serez mieux à même d'identifier et d'ajuster les processus qui nécessitent des améliorations. Il se peut également que vous constatiez que vos processus actuels de gestion des créances présentent des lacunes importantes et qu'il soit nécessaire de mettre en place de nouveaux processus.
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