Glossaire des termes relatifs à la facturation

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A

  • Hiérarchie des comptes : ensemble de comptes organisés en fonction de leurs relations les uns avec les autres. Un groupe hiérarchique est dirigé par un compte parent, sous lequel se trouvent des comptes enfants (c'est-à-dire des relations parent-enfant).
  • Code comptable : également appelé « code GL », il s'agit d'un code de référence unique attribué à un compte spécifique afin de faciliter le rapprochement des opérations entre les différentes applications.
  • Période comptable : période (généralement d'un mois) au cours de laquelle les opérations financières sont enregistrées et vérifiées, et les produits et charges sont comptabilisés.
  • Frais d'activation : frais uniques facturés pour la mise en service. Également appelés « frais d'installation ».
  • Ancienneté : capacité à identifier les factures ou les soldes dus qui sont en retard d'un nombre de jours défini (par exemple, 30 jours de retard).
  • Modification : changement apporté à un abonnement ou à un contrat (par exemple, les modalités de paiement, le nombre d'utilisateurs, le niveau d'assistance, etc.)
  • Valeur annuelle du contrat (VAC) : valeur totale d'un contrat sur une période de 12 mois.
  • Chiffre d'affaires annuel récurrent (ARR) : il s'agit du chiffre d'affaires annuel normalisé qu'une entreprise prévoit de percevoir de la part de ses abonnés en contrepartie des produits et services fournis.

B

  • Solde reporté : toute partie impayée d'une facture antérieure.
  • Compte du bilan : état récapitulatif, à une date donnée, des débits et des crédits figurant dans le grand livre.
  • Génération de factures : création d'une ou plusieurs factures en fonction d'une ou plusieurs conditions, telles qu'une plage de dates ou un type de client.
  • Cycle de facturation : fréquence à laquelle un client reçoit une facture. Par exemple, un client dont le cycle de facturation est mensuel recevra une facture une fois par mois, tandis qu'un client dont le cycle de facturation est trimestriel en recevra une une fois par trimestre.
  • Facturation anticipée : également appelée « prépaiement ». Facturation de biens ou de services qui seront fournis ultérieurement.
  • Facturation a posteriori: également appelée « facturation postpayée ». Frais correspondant à des biens ou services fournis au cours d'une période de facturation antérieure.
  • Commande : indicateur opérationnel qui calcule la somme de tous les montants facturés sur une commande.
  • Offre groupée : ensemble de biens ou de services proposés sous la forme d'un produit combiné, pour lequel un prix déterminé est fixé.

C

  • Coût d'acquisition client (CAC) : le CAC désigne les dépenses engagées pour transformer des prospects en acheteurs de vos logiciels et services.
  • Plan comptable (CoA) : liste exhaustive des comptes (par exemple, comptes clients, trésorerie) d'un système comptable
  • Taux de désabonnement : indicateur opérationnel (exprimé en dollars ou en unités) qui mesure la perte de clientèle. Il est calculé en divisant le nombre de clients ayant résilié leur abonnement au cours d'une période donnée par le nombre de clients au début de cette période.
  • Recouvrement : Transfert des comptes en souffrance à une agence de recouvrement ou au service interne de recouvrement en vue du recouvrement total ou partiel du montant dû.
  • Tarif conditionnel : tarif qui dépend du tarif d'un autre produit ou de la quantité dont dispose un client dans son contrat, pour une instance de produit ou dans le cadre d'une offre groupée.
  • Code promotionnel : code que les clients potentiels saisissent pour bénéficier d'une incitation à l'achat, telle qu'une réduction en euros ou un montant de remise.
  • Crédit : écriture comptable qui, soit 1) augmente un compte de passif ou de capitaux propres, soit 2) diminue un compte d'actif ou de charges.
  • Conditions de paiement : conditions indiquant la date d'échéance du paiement pour les ventes effectuées à crédit. Ces conditions sont indiquées en faisant précéder le nombre de jours de paiement du mot « Net » (par exemple, « Net 30 »). Les conditions de paiement figurent sur les factures dans le champ « Conditions » ou dans le champ « Date d'échéance ».
  • Date d'acceptation par le client : également appelée « date de début de l'abonnement », il s'agit de la date à partir de laquelle le client a accepté la livraison de l'abonnement ou de l'ordre de modification associé.

D

  • Débit : écriture comptable qui, soit 1) augmente le solde d'un compte d'actif ou de charges, soit 2) diminue le solde d'un compte de passif ou de capitaux propres.
  • Réduction de niveau : avenant ou ordre de modification apporté à un contrat existant, par lequel un client opte pour un niveau de service inférieur.
  • Paiement à réception : condition de paiement stipulant que le paiement est dû dès réception de la facture.
  • Relance : Processus consistant à communiquer avec les clients afin d'assurer le recouvrement des créances. Par exemple, un rappel de paiement pour les soldes en souffrance depuis 30 jours, 60 jours, 90 jours, etc.

E

  • Résiliation anticipée : résiliation d'un abonnement avant la fin de sa durée de validité.
  • Date d'entrée en vigueur : date à partir de laquelle les conditions contractuelles, les tarifs ou la date de début de la prestation prennent effet
  • Paiement électronique : paiement ne s'effectuant pas sur support papier, tel que le prélèvement ACH, le virement bancaire ou le paiement par carte bancaire.
  • Facturation à l'événement : La facturation basée sur les événements définit les cycles de clôture de facturation en fonction d'un événement (et non d'une période fixe). Voici quelques exemples de scénarios métier dans lesquels Les événements déterminent l'émission d'une facture sont :
    1. Dans une entreprise de vente au détail, lorsque les stocks quittent l'entrepôt
    2. Dans le secteur portuaire et logistique, lorsqu'un navire quitte un quai après avoir été pris en charge
    3. Dans le secteur des logiciels d'entreprise, immédiatement après l'installation du service
    4. Dans le secteur de la téléconférence, dès qu'une téléconférence est terminée

F

  • Tarification forfaitaire : également appelée « forfait » ou « tarif linéaire », cette structure tarifaire consiste à facturer un montant unique et fixe pour un service, quelle que soit l'utilisation.
  • Plafond : Montant maximal pouvant être débité sans autorisation préalable.

G

  • Grand livre : Le grand livre est un registre complet de toutes les opérations financières de votre entreprise tout au long de son existence ; il contient toutes les informations nécessaires à l'établissement des états financiers. Regardez cette vidéo.
  • Brut : Montant total avant déductions.
  • Chiffre d'affaires brut : également appelé « bénéfice brut », il s'agit du chiffre d'affaires net avant impôts, déduction faite du coût des ventes.
  • Marge brute : résultat brut divisé par le chiffre d'affaires net, exprimé en pourcentage ; elle indique le bénéfice réalisé par une entreprise par rapport aux coûts engagés pour la production de ses produits ou la prestation de ses services.

I

  • Compte de résultat : également appelé « compte de profits et pertes », il s'agit d'un état financier qui sert à déterminer les bénéfices et les pertes d'une période comptable donnée.
  • Abonnement à intervalle personnalisé : prélèvement récurrent permettant de définir un intervalle personnalisé, différent des intervalles prédéfinis tels que hebdomadaire, mensuel, trimestriel, annuel ou quotidien.
  • Facture : document détaillé adressé à un acheteur, qui précise les biens ou services achetés, leur prix et les conditions de vente.
  • Facturation par facture : processus de facturation dans lequel des factures sont émises à chaque commande d'un client; il s'agit de factures distinctes qui doivent toutes être réglées. Par exemple, si un client passe 37 commandes différentes au cours d'un mois, 37 factures lui sont envoyées séparément.

M

N

  • Net : Montant restant après prise en compte des dettes, des retenues et des dépenses.
  • Résultat net : également appelé « bénéfice » ou « résultat final », il s'agit du montant qui reste après avoir déduit l'ensemble des charges (amortissements, intérêts, impôts, etc.) du chiffre d'affaires d'une entreprise.

O

P

  • Numéro de bon de commande : numéro attribué par votre client pour les services et/ou produits achetés. Ce numéro identifie de manière unique un bon de commande et sert à établir le lien entre une facture et un bon de commande.
  • Comptabilisation des produits selon le principe du temps écoulé : règles de comptabilisation des produits qui définissent la comptabilisation d'une commande unique sur une période prédéfinie.
  • Paiement : Montant en dollars qu'un client affecte au règlement d'une facture.
  • Norme de sécurité des données du secteur des cartes de paiement (PCI DSS) : norme qui définit les exigences auxquelles doivent se conformer les organisations et les commerçants pour accepter, stocker, traiter et transmettre en toute sécurité les données des titulaires de cartes lors d'une transaction par carte de crédit, afin de prévenir la fraude et les fuites de données.
  • Frais par facture : frais prélevés sur la facture elle-même, calculés soit sous forme de montant forfaitaire, soit sous forme de pourcentage.
  • Abonnement postpayé : modèle de facturation dans lequel le client paie son abonnement APRÈS la consommation ou la livraison des biens ou services. Cela signifie que la facture est émise une fois les services fournis.
  • Abonnement prépayé : modèle de facturation dans lequel le client paie son abonnement AVANT que les biens ou services n'aient été consommés ou fournis.
  • Tarif : liste de prix indiquant les tarifs calculés pour des produits ou des services destinés à un client ou à un segment de clientèle donné.
  • Catalogue de produits : liste complète des produits et services proposés à la vente par une entreprise.
  • Promotion : remise accordée sur l'achat d'un bien ou d'un service, valable pendant une durée limitée et/ou associée à un code promotionnel.
  • Répartition au prorata : répartition proportionnelle d'un montant en dollars, généralement calculée en fonction d'une unité de temps. Par exemple, si un service coûte 10 000 $ par mois et qu'un client l'utilise pendant la moitié du mois, le montant facturé sera de 5 000 $. La répartition au prorata permet d'ajouter ou de supprimer des services en dehors du cycle de facturation habituel sans perturber les procédures de facturation standard d'une organisation.

R

  • Barème tarifaire : ensemble de classes tarifaires.
  • Formule de tarification : les tarifs basés sur des formules sont utilisés pour mettre en œuvre une logique de tarification spécifique qui ne correspond pas aux méthodes traditionnelles de facturation au compteur ou par abonnement disponibles dans les systèmes de facturation standard, ou lorsque les modes de tarification standard ne fonctionnent tout simplement pas et qu'une logique doit être définie. Par exemple, des tarifs réduits en fonction de l'utilisation du téléphone la nuit et le week-end, ou des taux horaires spécifiques pour les heures supplémentaires et les jours fériés.
  • Rapprochement : processus comptable consistant à comparer deux séries de données afin de s'assurer que les chiffres sont exacts et concordants. Il permet de vérifier si les sommes sortantes d'un compte correspondent aux montants dépensés, garantissant ainsi l'équilibre entre les deux.
  • Frais récurrents : frais liés à un ou plusieurs services, facturés selon une fréquence prédéfinie.
  • Frais de recouvrement : frais prélevés pour couvrir les coûts liés au recouvrement des créances dont l'échéance a dépassé le délai de paiement convenu ; ces frais sont généralement exprimés en pourcentage du montant impayé.
  • Événement lié au chiffre d'affaires : modification d'un calendrier de facturation, telle que l'annulation d'une facture ou la comptabilisation d'un montant non réparti.
  • Comptabilisation des produits : principe comptable relevant des principes comptables généralement admis (PCGA) qui définit les conditions spécifiques dans lesquelles les produits sont comptabilisés.
  • Échéancier des produits : répartition des montants des produits sur un nombre déterminé de périodes comptables, qui précise la manière dont les produits seront comptabilisés au fil du temps.

S

  • Comptabilisation des produits selon un calendrier préétabli : comptabilisation des produits sur la base d'un intervalle de temps défini (écoulement du temps). Cet intervalle peut être quotidien, hebdomadaire, mensuel ou personnalisé, et peut varier selon chaque contrat, chaque client ou chaque groupe de clients.
  • Abonnement : modèle économique dans lequel un client paie un montant forfaitaire pour avoir accès à un produit ou à un service pendant une période déterminée.

T

  • Tarification échelonnée : modèle de facturation dans lequel les prix varient en fonction du nombre d'unités achetées. Par exemple, les unités 1 à 25 coûtent 100 $ chacune, les unités 26 à 50 coûtent 90 $ chacune, les unités 51 à 200 coûtent 85 $ chacune, et toutes les unités supplémentaires coûtent 80 $ chacune. Bien que cela soit peu courant, la tarification échelonnée peut également inclure des unités offertes ou gratuites.
  • Valeur totale du contrat (TCV) : valeur contractuelle d'un contrat entièrement exécuté.

U

  • Chiffre d'affaires non réparti : chiffre d'affaires comptabilisé dont la période comptable ne peut être déterminée et qui est maintenu dans une période comptable indéterminée jusqu'à sa répartition.
  • Mise à niveau : avenant ou ordre de modification apporté à un contrat existant, par lequel un client opte pour un niveau de service supérieur.
  • Frais d'utilisation : frais liés à la consommation d'un produit ou d'un service donné (par exemple, le temps passé sur un site, le volume de données en gigaoctets, le nombre de miles parcourus, etc.).

V

W

  • Flux de travail : ensemble coordonné et reproductible d'activités métier.
  • Dépréciation : Réduction de la valeur comptable d'un actif, qui intervient lorsqu'il apparaît que cet actif ne peut plus être converti en liquidités, qu'il n'a plus d'utilité pour l'entreprise et/ou qu'il n'a plus de valeur de marché.

Z

  • Limite minimale nulle : indique que toutes les transactions doivent être autorisées.